Vraag

Bij het document blijven na goedkeuren door documentbeheerder / publicatie

  • 29 September 2020
  • 2 reacties
  • 135 Bekeken

Reputatie 5
Badge +8

Wellicht een vraag die lang niet voor alle iDocument gebruikende organisaties van toepassing is. Maar wij lopen tegen een beetje onhandig gedrag aan bij het beoordelen door documentbeheerders.

Momenteel is het zo, dat als je als documentbeheerder de laatste controle uitvoert, je daarbij na goedkeuring direct (terug) wordt gestuurd naar je takenlijst. Dit is ergens wel logisch, dan kan je namelijk door met een volgende taak.

Persoonlijk werk ik totaal niet uit de takenlijst, gezien dit nog steeds een vrij onoverzichtelijk geheel is. Maar dat is al een ander onderwerp van discussie.

Wat wij echter doen rondom de beoordelingsronde, is documenten waar kleine aanpassingen in nodig zijn alsnog gewoon goed laten keuren door de beoordelaars.

Zeker bij beleidsstukken of uitgebreide multidisciplinaire instructies, is het namelijk naar onze mening zonde om halverwege de beoordeling af te breken omdat er nog een begrip vervangen moet worden, of omdat één zin beter genuanceerd moet worden.

Men schrijft hiervoor opmerkingen bij het document, en de afspraak is bij ons dat de documentbeheerder deze aanpassingen verwerkt middels typefout controle direct na publicatie. Het moeten dus wel kleine aanpassingen zijn. Indien het iets ingrijpender is, moet het document alsnog een tweede keer lang een vaak verkleind groepje beoordelaars. (Zeg maar PDCA cyclus voor documenten)

Ook werken we in een aantal diensten met een soort “wijzigingen bijhouden” constructie waarbij (non-destructief) wordt gemarkeerd. Dit moet ook natuurlijk na publicatie worden verwijderd door de documentbeheerder.


Oftewel; je bent als documentbeheerder nog niet altijd klaar met een net gepubliceerd document na het goedkeuren!

Momenteel wordt je jammer genoeg wél na beoordeling terug naar de takenlijst verplaatst. (Ongeacht of je daar vandaan kwam of de beoordeling vanuit email gestart bent)

Helaas is het daarbij niet mogelijk terug te navigeren, omdat je dan uit komt bij de beoordeling en daarna de beoordelingsweergave.

Is er een oplossing te realiseren waarbij je na controle voor publicatie nog bij het document kan blijven hangen? Dit zou een hoop schelen vs de huidige werkwijze van de titel kopiëren en weer opzoeken in beheer.


2 reacties

Reputatie 6

Hoi Jesse, ik ken op dit moment geen oplossing. Ik begrijp je ‘uitdaging’ ook goed! Wel ben ik benieuwd, voordat we dergelijk gedrag aanpassen, of andere organisaties dit probleem herkennen?

Badge +1

Voor ons is het herkenbaar.

Wij botsen op het probleem dat, indien in de beoordelingsronde kleine foutjes ontdekt worden (bv spelling, zinsconstructie), de beoordelaar dit niet zelf kan aanpassen. De beoordelaar moet via opmerkingen de documentbeheerder verwittigen, waar meer tijd in kruipt dan zelf de aanpassing even doorvoeren. Bestaat er hiervoor een oplossing?

Want voor ons is het geen oplossing dat de documentbeheerder na de publicatie via taalfouten corrigeren, de kleine aanpassingen doet in het document. Gezien de beoordelaar de aanpassingen moet formuleren in opmerkingen, wat meer werk kost dan deze zelf aanpassen… 

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring