Wellicht een vraag die lang niet voor alle iDocument gebruikende organisaties van toepassing is. Maar wij lopen tegen een beetje onhandig gedrag aan bij het beoordelen door documentbeheerders.

Momenteel is het zo, dat als je als documentbeheerder de laatste controle uitvoert, je daarbij na goedkeuring direct (terug) wordt gestuurd naar je takenlijst. Dit is ergens wel logisch, dan kan je namelijk door met een volgende taak.

Persoonlijk werk ik totaal niet uit de takenlijst, gezien dit nog steeds een vrij onoverzichtelijk geheel is. Maar dat is al een ander onderwerp van discussie.

Wat wij echter doen rondom de beoordelingsronde, is documenten waar kleine aanpassingen in nodig zijn alsnog gewoon goed laten keuren door de beoordelaars.

Zeker bij beleidsstukken of uitgebreide multidisciplinaire instructies, is het namelijk naar onze mening zonde om halverwege de beoordeling af te breken omdat er nog een begrip vervangen moet worden, of omdat één zin beter genuanceerd moet worden.

Men schrijft hiervoor opmerkingen bij het document, en de afspraak is bij ons dat de documentbeheerder deze aanpassingen verwerkt middels typefout controle direct na publicatie. Het moeten dus wel kleine aanpassingen zijn. Indien het iets ingrijpender is, moet het document alsnog een tweede keer lang een vaak verkleind groepje beoordelaars. (Zeg maar PDCA cyclus voor documenten)

Ook werken we in een aantal diensten met een soort “wijzigingen bijhouden” constructie waarbij (non-destructief) wordt gemarkeerd. Dit moet ook natuurlijk na publicatie worden verwijderd door de documentbeheerder.

Oftewel; je bent als documentbeheerder nog niet altijd klaar met een net gepubliceerd document na het goedkeuren!

Momenteel wordt je jammer genoeg wél na beoordeling terug naar de takenlijst verplaatst. (Ongeacht of je daar vandaan kwam of de beoordeling vanuit email gestart bent)

Helaas is het daarbij niet mogelijk terug te navigeren, omdat je dan uit komt bij de beoordeling en daarna de beoordelingsweergave.

Is er een oplossing te realiseren waarbij je na controle voor publicatie nog bij het document kan blijven hangen? Dit zou een hoop schelen vs de huidige werkwijze van de titel kopiëren en weer opzoeken in beheer.