Bij welk functietype beleg je documentbeheer?

Labmicta ongeveer 200  medewerkers werkt met 1600+ documenten. We hebben 2 documentbeheerders (0.6 FTE ) die verantwoordelijk zijn voor hun eigen taken en verder hebben we 1.2 FTE bij kwaliteit zitten die ons ook helpt. 

Wil je het goed beheren en bewaken dan moet er een aparte functie komen: documentbeheerder/applicatiebeheerder Zenya. Dit zou je fulltime kunnen laten invullen door bijvoorbeeld 2 part-timers. We zeggen altijd hier “een is geen”. Je moet altijd een back-up hebben als iemand uitvalt.

hallo @lsnoei,

Er zijn diverse ‘scenario's’ ‘in het land’ bekend en heeft ook te maken met cultuur en hoe je georganiseerd bent. Idealiter bestaan er eigenaren die ook eigenaarschap hebben over alle bijbehorende informatie. Vaak zijn dit medewerkers met een leidinggevende functie. Inhoudelijke kennis is hierbij niet altijd aanwezig en dat betekent dat zij een medewerker aanwijzen als verantwoordelijke op een onderwerp. Deze verantwoordelijke zit hiermee ‘kort op de bal’ en zorgt voor actuele informatie.

Ik ben erg benieuwd naar de reacties van anderen uit de praktijk!

Onze zorgorganisatie (ruim 3000 medewerkers) kent diverse onderdelen, zoals intramuraal, extramuraal en zorgondernemers. Daarnaast is er een categorie “centraal”, waaronder documenten vallen die organisatie-breed van toepassing zijn.

Dit is verwerkt in de boomstructuur van het documentbeheer.

Er zijn drie documentbeheerders waaronder deze onderdelen verdeeld zijn. Het documentbeheer per onderdeel is toebedeeld aan het secretariaat van dat betreffende onderdeel.

In totaal gaat het om ca 1600 documenten.

Aan elk document is een beoordelaar gekoppeld die affiniteit heeft of anderszins betrokken is bij het documentthema. Doordat het secretariaat bekend is met de (meeste) medewerkers van het eigen onderdeel en zelf vaak ook beschikt over inhoudelijke kennis, zijn de lijnen kort als het gaat om bijvoorbeeld gebruikersopmerkingen. Bij vragen richt de documentbeheerder / secretaresse zich tot de beoordelaar, die dan – over het algemeen :) – snel inhoudelijk reageert.

We hechten belang aan uniforme werkwijzen en proberen door een beperkt aantal documentbeheerders een goed overzicht te houden.

Daarnaast hebben we een extra gebruikersrol toegevoegd: een documentbeheerdersrol met beperkte beheermogelijkheden. Deze rol is toebedeeld aan alle beleidsadviseurs, zodat zij rechtstreekse beheertoegang hebben tot alle documenten. Dit voorkomt vertraging in bepaalde documentbewerkingen.  

@Heidi Op het Veld , dank je wel voor je reactie! Het is heel nuttig te weten hoe andere organisaties documentbeheer aanpakken.

Begrijp ik het zo goed?:

• 3 secretaresses beheren 1600 documenten
• beleidsadviseurs kunnen zelf documenten aanpassen

Mag ik nog wat vervolgvragen aan je stellen?

• Als een secretaresse een aanpassing doet, wordt deze dan altijd eerst beoordeeld door de beoordelaar (en eventueel een vaststellaar) voordat de nieuwe versie gepubliceerd wordt?
• Als een beleidsadviseur een aanpassing doet, wordt deze dan rechtstreeks gepubliceerd, of gaat ook hier een beoordeling aan vooraf?
• Is voor jou in te schatten hoeveel tijd per week een secretaresse besteedt aan deze documentbeheertaak?
• Is wie jij “beoordelaar” noemt, de persoon die verantwoordelijk is voor de inhoud van de documenten?
• Welke actie gebeurt er bij jullie als een controledatum van een document nadert?

Alvast dank! Groet Lucia

Zeker, Lucia; heel fijn als je er iets uit kunt halen voor eigen gebruik. Geen probleem. 

1. Als er door de beheerder / secretaresse een aanpassing wordt verwerkt, ligt het aan de aard van de wijziging of deze voorafgaand aan publicatie nog langs de beoordelaar gaat. Als de beheerder zelf op dit punt voldoende deskundig is of er al afstemming met de beoordelaar/auteur heeft plaatsgehad, is de beoordelingsroute overbodig. Ook een wijziging van niet-inhoudelijke aard, bijvoorbeeld op lay-out-vlak, hoeft over het algemeen niet langs de beoordelaar.
   Overigens verlopen niet-inhoudelijke aanpassingen vaak via de optie “taalfouten” in Zenya en is beoordeling sowieso niet aan de orde.
    
2. Een aanpassing door de beleidsadviseur gaat bij ons meestal niet meer langs een beoordelaar. Als een beleidsadviseur een aanpassing verwerkt, is dat vaak het gevolg van een bepaald overleg of een wettelijke wijziging. De wijziging is dan al afgestemd.
    
3. Het is lastig in te schatten hoeveel tijd per week een secretaresse besteedt aan het documentbeheer. Dat is enerzijds afhankelijk van het aantal documenten dat onder een bepaald onderdeel valt. En hoeveel onderdelen een secretaresse in beheer heeft (en het inhoudelijke kennisniveau).
   Een ander – niet te onderschatten – punt is de prioriteit die beoordelaars al dan niet geven aan aan hen toegewezen beoordelingen. Als je als documentbeheerder snel reactie ontvangt, maakt dat het beheer eenvoudiger en vergt het minder tijd dan wanneer je medewerkers telkens opnieuw moet herinneren. Daar zit wel een stukje “opvoeding” achter … 
    
4. De beoordelaar, soms tevens de auteur, is de inhoudsdeskundige die aanspreekpunt is voor een bepaald document. De verantwoordelijke is eigenlijk de autorisator. Je kunt er in Zenya voor kiezen om documenten voorafgaand aan publicatie langs de beoordelaar én de autorisator te laten gaan. Deze dubbele controlestap kan het publicatieproces vertragen, maar kan bij ingrijpende wijzigingen wel raadzaam zijn.
    
5. Bij nadering controledatum, ontvangt de beheerder / secretaresse een melding (taak). De beheerder kiest dan uit de opties (zelf beoordelen, archiveren, aanpassen of delegeren). Veel documenten worden voorgelegd aan de beoordelaar; soms kan de beheerder zelf bepalen of een document nog actueel is of er bijvoorbeeld indexering verwerkt moet worden. Ook dat is dus weer afhankelijk van de kennis die de beheerder / secretarsse zelf heeft.
    

Lucia, hopelijk is een en ander voldoende duidelijk.

Groet,

Heidi

@Heidi Op het Veld , dank weer! Zoals ik het lees is er bij jullie redelijk wat ruimte om het beoordelen en het wel of niet laten autoriseren pragmatisch in te richten en naar eigen inzicht (van de deelbeheerder: secretaresse/adviseur), wel of niet te doorlopen.

Bij elk van je antwoorden, komen er weer nieuwe vragen op. We herkennen veel van wat je schrijft. Wij gaan verder aan de slag met Zenya. Wie weet kunnen we in de toekomst nog eens profiteren van elkaars ervaringen! 

@Khar-Cheong , dank ook voor jouw reactie. 

Dat zijn nogal wat documenten, vooral ook als je kijkt naar de grootte van de organisatie!

Goed voorstelbaar dat jullie in die context dan een aparte functie voor het documentbeheer inrichten.

Bij ons gaat het om zo'n 400 documenten op 2500 medewerkers en ligt het beheer bij functionarissen die het beheer als één van hun taken hebben. Dat is goed werkbaar, maar wel zien we dat het in dat geval belangrijk is dat de functionaris voldoende tijd krijgt om deze taak goed uit te voeren.