Communciatie rond schrijven/actualiseren van een document

  • 16 April 2020
  • 3 reacties
  • 153 Bekeken

Reputatie 1
Badge +5

In de praktijk merk ik dat er rondom het schrijven of actualiseren van een document soms best veel heen en weer gemaild wordt tussen documentbeheerder en schrijver. Uiteindelijk weet ik soms niet meer of ik over een document al gecommuniceerd heb tenzij ik mijn hele mailhistorie doorzoek. Hebben jullie hier een handige werkwijze voor?

Zelf dacht ik nog aan een mogelijkheid om rechtstreeks vanuit iProva, gekoppeld aan outlook, per document te kunnen mailen. Zodat de mailwisseling ook aan het document gekoppeld blijft en de historie bewaard blijft.  

Ik ben benieuwd naar jullie oplossingen.

Sigrid Diemeer

Amsterdam UMC


3 reacties

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @Sigrid Diemeer,

Heb je al eens overwogen om hiervoor het opmerkingen paneel bij het document te gebruiken? Hier kunnen zowel de documentbeheerder als de schrijver opmerkingen plaatsen vanuit het documentbeheer. Daarnaast kun je als documentbeheerder ook kiezen of de opmerking alleen bedoeld is voor de schrijver. 

De schrijver kan op zijn beurt weer op die opmerking reageren, waardoor er een chatgeschiedenis rondom die betreffende opmerking bij het document. Heeft de schrijver nog een andere opmerking over een deel van het document kan hij daar een aparte opmerking over toevoegen. Hier kan de documentbeheerder op zijn beurt weer op reageren. 

 

Zo krijg je in het opmerkingenpaneel bij het document een registratie van opmerkingen met chatgeschiedenis tussen de documentbeheerder en de schrijver. Voordeel is dat deze bij het document zichtbaar is en dus ook gebruikt kan worden als de schrijver al bezig is met het aanpassen van het document. Daarnaast hoef je ook niet meer in je mailbox de mailgeschiedenis over een bepaalde punt terug te zoeken. 

 

Hopelijk biedt dit wellicht een oplossing. 

Reputatie 1
Badge +5

Beste Dennis,

Het opmerkingenpaneel ken ik zeker. Deze wordt bij veelvuldig gebruikt om gebruikersopmerkingen te plaatsen waarop de documentbeheerder reageert. En deze functie gebruik ik daar ook zeker voor. Dat werkt naar tevredenheid.

Door mijn functie als Centrale documenten coördinator binnen Amsterdam UMC communiceer ik vaak met verschillende collega's over de inhoud van een protocol. Ik beheer alle ziekenhuisbrede documenten waarbij niet duidelijk één specialisme eigenaar kan zijn maar meerdere specialisme (± 300 documenten). Daar zijn vaak veel collega's uit meerdere specialisme bij betrokken en daarom ook veel mailverkeer. Momenteel zitten we in een fusie (AMC - VUmc tot Amsterdam UMC) en werken we aan het harmoniseren van deze protocollen onderling. Zodat we voor beide locaties tot 1 protocol komen. Deze communicatie met zoveel partijen werkt voor ons niet vanuit het opmerkingenpaneel.

Ook heeft het opmerkingenpaneel als nadeel dat je een mail ontvangt vanuit het systeem en niet persoonlijk van een collega. Onze ervaring is dat er op een mail uit het systeem niet altijd even goed gereageerd wordt.

 

Heb ik het probleem zo duidelijker uitgelegd?

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @Sigrid Diemeer,
 

Ik snap de uitdaging die je hebt om de communicatie rondom het harmoniseren van documenten goed te stroomlijnen.
Zoals je ook al had geconstateerd is het mailen vanuit een document niet mogelijk en verwacht ik ook niet dat dit binnen afzienbare tijd iets is wat gemaakt zal worden. 

Als je de communicatie en discussie rondom bepaalde onderwerpen toch wilt stroomlijnen dan zou ik mogelijk denken aan het opzetten van een werkgroep in een chat omgeving, wij werken bijvoorbeeld met teams. De discussies kunnen dan plaatsvinden in de chat en degene die verantwoordelijk is voor de aanpassingen in het document kan de conclusies verwerken in het document in iProva. 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring