Datum te controleren voor... behouden bij een tussentijdse revisie

Beste Inge,

Dat staat al zo ingesteld bij ons, echter betekent dat dat we voor elke revisie moeten nagaan of de datum correct staat op het moment dat het in beoordeling gaat. En als een document afgekeurd wordt in beoordeling moet dat vervolgens nog een keer. Dit is vrij omslachtig. Het zou fijn zijn als het systeem dit zelf doet.

m.v.g.

Natascha

Hoi ​@Natascha Verzaal 

Als ik het goed begrijp, dan wordt er een inhoudelijke wijziging doorgevoerd is die buiten de categorie "Taalfouten corrigeren” valt en daarom via een nieuwe versie wordt gepubliceerd.
Vervolgens wordt de nieuwe versie door een selecte groep beoordeeld en wordt de controledatum van de nieuwe versie handmatig ingesteld op die van de vorige versie.
Klopt dat?

Zo ja, mag ik dan voorstellen om in deze situatie juist een volledige beoordeling te doen in plaats van een korte beoordeling (of wellicht geen beoordeling)? Na een volledige beoordeling kan de controledatum prima op 2 jaar staan.

Als het systeem automatisch de controledatum van de vorige versie toepast op de nieuwe versie (zoals je voorstelt), dan kan dat ertoe leiden dat er een nieuwe versie gepubliceerd wordt, die binnen een zeer korte termijn alweer gecontroleerd dient te worden.

Mijn wedervraag is eigenlijk: welke werkwijze is vanuit kwaliteit en efficiëntie bezien de meest optimale?
Direct volledige beoordeling van een document dat herschreven wordt naar aanleiding van tussentijdse feedback? Of nu de direct gevraagde wijzigingen doorvoeren met het risico dat men binnen zeer afzienbare tijd het document nogmaals onder ogen krijgt?

ik ben benieuwd hoe andere Community leden hiernaar kijken.

Beste Chaim,

In een ideale situatie waarin onze medewerkers afdoende tijd hebben om een document helemaal door te nemen als ze he voor een gedeeltelijke aanpassing opgevraagd hebben (danwel in de schrijf-fase, danwel in de beoordelingsfase) zou dit inderdaad de oplossing zijn. Echter bevinden wij ons niet in een ideale situatie. 

Het primair proces neemt zoveel tijd in beslag dat er weinig tot geen tijd over blijft voor nevenactiviteiten. Jammer genoeg wordt het up to date houden van de procedures gezien als een nevenactiviteit en mogen we al blij zijn dat men de tijd neemt om gewijzigde afspraken aan te passen in de documenten. 

Vandaar dat we er dus niet vanuit kunnen gaan dat bij elke revisie het hele document kritisch bekeken wordt. 

Daarom vinden we het belangrijk dat eens in de zoveel tijd de medewerkers de opdracht krijgen om een document in zijn geheel door te kijken, ook al is er net een gedeeltelijke revisie geweest. Dit doen we via de gedelegeerde controle. Als de controleur dan vindt dat het document up to date is kan hij/zij hem gelijk goedkeuren. Mocht er toch achterhaalde informatie in staan kan hij/zij gelijk een revisie aanvragen.

Dit is vooralsnog de meest effectieve flow gebleken in onze suboptimale situatie.