Bij documenten in de beoordelingsloop wordt de datum wanneer de eerste beoordelaar op goedkeuren klikt neergezet als publicatiedatum (waarom? hij is dan nog niet gepubliceerd), waarom blijft hier niet gewoon de ‘te controleren voor’ datum staan van de gepubliceerde versie.
Je zou eigenlijk willen dat de datum zodra de beoordelaar dit goedkeurt wordt gebruikt als publicatiedatum en ‘te controleren voor’ datum wordt dan publicatiedatum + 3 jaar (zoals wij dit ingesteld hebben).
Hoi
Het document op je schermafdruk is nog niet gepubliceerd, het zit nog in beoordeling (dat zie je aan de paarse kleur van de blokjes voor de velden). De publicatiedatum is dan nog niet de definitieve publicatiedatum.
Wanneer je een document in beoordeling zet, kun je aangeven wat de publicatiedatum wordt:
Ook geef je dan de controledatum op. Dit wordt de nieuwe controledatum voor het gepubliceerde document.
Wanneer het document aan alle goedkeuringscriteria voldoet, wordt het direct gepubliceerd als de eerste optie is gekozen en dan wordt de huidige datum de publicatiedatum.
Bij de tweede optie wordt de publicatiedatum de aangegeven datum tenzij die inmiddels al verstreken is. In dat geval wordt de huidige datum de publicatiedatum.
Het blokje bij publicatiedatum is dan groen, wat aangeeft dat het document gepubliceerd is.
ja dat begrijp ik, ook dat dit document nog in de approvalloop is. Maar wij geven sowieso aan dat de check before datum 3 jaar na publicatie is en zodra de laatste checker dit approved wordt deze meteen gepubliceerd.
Alleen doordat deze nu nog bezig is met goedkeuren en ik dit document in een rapport zie geeft deze dus de datum aan van de eerste checker als de check before date en dit klopt niet omdat wij de check before date van de vorige gepubliceerde document aanhouden als “deadline”. Zodra de nieuwe gepubliceerd wordt komt er een nieuwe check before date te staan van 3 jaar na publicatiedatum.
De controledatum wordt ‘berekend’ op het moment dat de beoordeling start. Je kunt deze datum zelf nog aanpassen indien dat toegestaan is op de map.
Zie ook deze vraag:
oke dankjewel, dan ga ik dit nog even bekijken hoe wij dit het best kunnen bijhouden.
Mocht je nog andere mogelijkheden hiervoor willen hebben, dan zou je daarvoor nog een idee kunnen plaatsen.
ik vraag dit nogmaals om zeker te zijn:
dit document is de eerste check op 22-12-2021, daarna approved op 14-02-2022 en op deze dag dus gepubliceerd. Wij hebben standaard zoveel jaar na publicatiedatum komt de check before datum. Maar dan wordt de datum aangehouden van de eerste checker en niet de publicatiedatum.
Je zou verwachten dat het 1 2 of 3 jaar is met de datum van 14-02 plus het aantal jaren wat je hebt ingesteld toch?
Hoi
De controledatum wordt berekend vanaf de datum dat de beoordeling is gestart.
Heb je al een account? Log in
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.