Vraag

Document koppelen aan Organisatie eenheid

  • 30 March 2022
  • 5 reacties
  • 60 Bekeken

Badge +2

Voor het archiveren en ordenen van contracten willen we Zenya gaan gebruiken. Om dit goed te kunnen inrichten, is het noodzakelijk dat we een veld kunnen aanmaken en koppelen op basis van de organisatie-eenheid. Bij documenten > velden is het echter niet mogelijk om een veld aan te maken van de organisatie eenheden.

Mis ik iets of is deze functie inderdaad niet opgenomen in Zenya?


5 reacties

Hallo @BGood ,

Dat klopt inderdaad en je mist niets. Momenteel is het niet mogelijk om bij documenten een organisatie-eenheid mee te geven. Ben je bekend met de mogelijkheid om wensen in te dienen op onze community? Dat kan via het menu-item Ideeën boven in het scherm of via deze link: https://community.infoland.nl/ideas

 

Mag ik je daarnaast vragen, vanuit nieuwsgierigheid en kennisdeling ;),  hoe je voornemens bent verder die contracten te beheren en wat je wilt bereiken?

Badge +2

Hoi @Kelly de Jong,

Jammer dat het niet mogelijk is om het aan een organisatie-eenheid te koppelen, maar dat ga ik zeker toevoegen tussen mijn andere ideeën in de community.

We werken in een aanbesteding gedreven markt, waarbij we veel dienstverlening opzetten, maar bij verlies van een opdracht ook afbouwen. Wegens looptijden en opzegtermijnen is het soms handig om een seintje te krijgen als een contract in de afloop periode zit, zodat er een strategische keuze gemaakt kan worden om dit contract alvast op te zeggen. Het controlemoment van een document kan hier handig voor worden gebruikt.

Daarnaast is het met al die contracten van verschillende leverancier en verschillende locaties belangrijk om overzicht te houden. Door het gebruik van extra velden kunnen de documenten gekoppeld worden aan specifieke locaties en leveranciers middels de kaartenbakken die we ook voor het maken van meldingen gebruiken door onze organisatie heen.

Neem bijv. de kaartenbak ‘Leveranciers’: deze wordt door medewerkers ter plaatse via meldtypen gebruikt om storingen te registreren. Vanuit inkoop gebruiken wij en vullen wij, dezelfde kaartenbak om contracten aan te koppelen.

Verder kun je door het aanleggen van verwijzingen bijv. ook algemene voorwaarden koppelen aan een contract, zodat je altijd nog even kunt terugzoeken wat er was afgesproken met een leverancier.

Voorbeeld van contractbeheer in Zenya

 

Hoi @BGood,

Je zou misschien ook de contracten in een kaartenbak op kunnen nemen, je kunt daar dan ook extra velden aan toevoegen. Ook kun je het document dan aan de kaart koppelen.
 

 

Badge +2

Hoi @Inge Kuijpers,

Dank voor de tip. Helaas betekent dit dat we alsnog een extra kaartenbak moeten bijhouden met organisatie-locaties, terwijl dit al in de organisatie-eenheden ingesteld is. Het zou mooi zijn om dubbel werk uit te sluiten. Als Organisatie-eenheden ook in kaartenbakken te selecteren zijn, zou het wel een goed alternatief zijn.

Hoi @BGood,

Binnenkort verwachten we Zenya versie 6.3 waarin een organisatie-eenheid veld beschikbaar komt voor kaartenbakken. Zie onze update pagina voor meer info.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring