Vraag

Document 'mag gearchiveerd' na controle gemist door documentbeheerder

  • 29 August 2022
  • 1 reactie
  • 21 Bekeken

Reputatie 2
Badge +4

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.

Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? 

Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 


1 reactie

Hoi Mariska,

Wanneer de controle wordt uitgevoerd door een ‘gedelegeerde’ die zelf geen documentbeheerder is, is er bewust voor gekozen om het document bij de keuze ‘mag gearchiveerd worden’ niet direct te archiveren of te laten verlopen. Dit dient dan altijd nog door een documentbeheerder bevestigd te worden.

De documentbeheerder ontvangt een bericht van het resultaat van de controle.

Als extra controle zou je het rapport ‘lijst van opmerkingen per document’ kunnen gebruiken waarbij je dan kiest voor schrijversopmerkingen voor schrijvers. Ben ook benieuwd of iemand nog tips heeft.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring