Hoi Mariska,
Wanneer de controle wordt uitgevoerd door een ‘gedelegeerde’ die zelf geen documentbeheerder is, is er bewust voor gekozen om het document bij de keuze ‘mag gearchiveerd worden’ niet direct te archiveren of te laten verlopen. Dit dient dan altijd nog door een documentbeheerder bevestigd te worden.
De documentbeheerder ontvangt een bericht van het resultaat van de controle.
Als extra controle zou je het rapport ‘lijst van opmerkingen per document’ kunnen gebruiken waarbij je dan kiest voor schrijversopmerkingen voor schrijvers. Ben ook benieuwd of iemand nog tips heeft.
Mij was verteld dat dit een bug was en dat ik als tijdelijk oplossing een rapport moest draaien.
Wanneer je een rapport draait en je ziet gepubliceerd documenten zonder controledatum staan dan is dat wel een teken dat je er goed naar moet kijken.
Ik (decentraal beheerder) maak regelmatig een rapportage en bekijk wat dan wat aan de hand is (want soms heeft de schrijver wel aangeven dat document gearchiveerd mag worden maar is er b.v. tevens al een nieuw conceptversie in de maak) maar als het echt gearchiveerd moet worden dan stuur ik alsnog een mail naar de documentbeheerder om het document alsnog (handmatig) te archiveren.
HIerboven schrijft Inge Kuijpers : “De documentbeheerder ontvangt een bericht van het resultaat van de controle” maar misschien is het mogelijk dit KMS-bericht dan door Infoland wat beter/duidelijker te laten formuleren want het lijkt erop dat veel documentbeheerders nu niet lezen/begrijpen dat ze actie moeten ondernemen maar zij ervan uitgaan dat het document dan al gearchiveerd is ?
Hoi Mariska,
Wanneer de controle wordt uitgevoerd door een ‘gedelegeerde’ die zelf geen documentbeheerder is, is er bewust voor gekozen om het document bij de keuze ‘mag gearchiveerd worden’ niet direct te archiveren of te laten verlopen. Dit dient dan altijd nog door een documentbeheerder bevestigd te worden.
De documentbeheerder ontvangt een bericht van het resultaat van de controle.
Als extra controle zou je het rapport ‘lijst van opmerkingen per document’ kunnen gebruiken waarbij je dan kiest voor schrijversopmerkingen voor schrijvers. Ben ook benieuwd of iemand nog tips heeft.
HI Inge ik heb gereageerd op jouw reactie en ik ben benieuwd wat jouw reactie daar weer op is ?
Hoi SImone,
De tekst van het bericht staat in het systeemsjabloon ‘Document is gecontroleerd: document kan gearchiveerd worden'. Je kunt de tekst van het bericht naar wens aanpassen.
