Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.
Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier?
Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan.