Vraag

Documentbeheer: beoordelingsrondes koppelen aan functie i.p.v. gebruiker?

  • 2 March 2023
  • 7 reacties
  • 77 Bekeken

Reputatie 2
Badge +4

Binnen onze organisatie wordt momenteel bezien of het documentbeheer efficiënter kan.

De aan documenten gekoppelde beoordelaars en autorisators zijn gebruikers afkomstig uit alle disciplines. Bij uitdiensttreding van een gebruiker gaat er bij ons helaas geen seintje richting Zenya / documentbeheerder, waardoor er “gaten” vallen in de registratie. 

De vraag rijst of de beoordelingsronden ook gekoppeld kunnen worden aan een functie. Kan ik functies toevoegen aan de beoordelaarspool?  Ik kan wel functies invullen bij “eigenaar”, maar niet bij beoordelaar en autorisator?

Ik ben benieuwd hoe andere organisaties het documentbeheer op dit punt gewaarborgd hebben. 

Hebben jullie suggesties?

 

Groet,

Heidi


7 reacties

Hoi Heidi,

Is het een idee om per functie een gebruikersgroep te maken? Je kunt die groep dan instellen bij de beoordelaarspool.

Reputatie 2
Badge +4

Dank voor je reactie, Inge.

Dit kan deels een oplossing zijn als de gebruikersgroep automatisch actueel gehouden wordt. Op dit punt zal ik eens schakelen met onze IT-afdeling.

Het voorkomt echter niet dat de registratie incompleet is, zodra een medewerker met bepaalde gebruikersrollen uit dienst gaat.

We zullen eens navraag doen bij andere Zenya gebruikers in onze omgeving. 

 

Groet,

Heidi

Badge

Hallo Inge,

Het lukt me niet om een gebruikersgroep als beoordelaar te kiezen. Ik kan alleen personen toevoegen aan de beoordelingsrondes voor documenten. 

 

Groeten,

Anne

Hallo Inge,

Het lukt me niet om een gebruikersgroep als beoordelaar te kiezen. Ik kan alleen personen toevoegen aan de beoordelingsrondes voor documenten. 

 

Groeten,

Anne

 

Hoi Anne,

Je kunt bij de eigenschappen van de map een groep kiezen bij de ‘beoordelaarspool'. Bij het document zelf, kies je dan de gebruikers uit die groep die ook werkelijk gaan beoordelen.

Zie ook:
 

 

Badge

Beste Inge,

Het is dus niet mogelijk om bijvoorbeeld de teamleider van een specifieke afdeling als beoordelaar in te voeren bij het document en dan alleen (bij functiewisseling of interim) een ander persoon aan die groep/functie te hangen. Ik moet alsnog op documentniveau de personen wisselen. Ik vraag dit naar aanleiding van de volgende situatie:

De teamleider kwaliteit wisselde van functie binnen het bedrijf, daarmee kreeg ze nieuwe documenten om te beoordelen, maar ondertussen bleef ze interim teamleider KAM (totdat de vervanger begon). Nu de nieuwe teamleider begonnen is, moest ik op document/map niveau alle beoordelingen wijzigen, wat heel foutgevoelig is. Dus daarom zou het makkelijker zijn als dit op functieniveau geregeld kan worden. Dan kan iemand de interim taken ook makkelijk overnemen. 

Bovenstaande is één voorbeeld, maar ik heb afgelopen halfjaar meerdere keren gehad waarbij dit handig was geweest. 

Groeten,

Anne

Hallo @Addink

Je zou eventueel ook de functie “rechten en verantwoordelijkheden overnemen van een andere gebruiker” kunnen toepassen.

Als een beoordelaar uit dienst gaat of een andere functie gaat vervullen dan zou je de beoordelaar zijn rechten en taken over kunnen zetten naar de nieuwe medewerker die die functie krijgt.

Het is daarbij niet mogelijk om slechts een deel over te hevelen, voor het geval de oude beoordelaar nog tijdelijk een deel van de documenten zou doen. Je zet per rol die je aanvinkt alles over van de ene naar de andere gebruiker.

 

Badge

Het lastige in deze situatie was vooral dat de persoon in kwestie tijdelijk twee rollen had (die van de oude en de nieuwe functie) waarbij andere taken hoorden. De KAM beheerder beoordeeld op hoofdniveau bij ons de kwaliteitsdocumenten binnen verschillende mappen terwijl de nieuwe functie (Lab manager) juist specifieke procedures binnen de betreffende laboratoriumafdelingen moet beoordelen. Ik kon in dit geval dus niet zeggen alle beoordelingen gaan van persoon A naar persoon B. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring