Vraag

Documentbeheer binnen de organisatie

  • 23 September 2021
  • 6 reacties
  • 85 Bekeken

Badge

Binnen onze organisatie (Jeroen Bosch ziekenhuis) willen wij ons gaan heroriënteren over de inrichting van het documentbeheer. Er is nu 1 centrale documentbeheerder en ruim 150 decentrale documentbeheerders.

Wij zoeken naar voorbeelden hoe het ook anders zou kunnen.

Wie heeft goede ervaringen of voorbeelden?

 


6 reacties

Reputatie 4
Badge +6

Je zou @Andre Smeets (lid van dit platvorm) van VieCuri eens kunnen benaderen. Zij werken met  volledig centraal beheer. Daar hebben wij heel veel informatie en goede tips gekregen.
In Zuyderland zijn we bezig met het centraliseren van documentbeheer. Hierbij zoeken we vooral naar een documentbeheerder voor meerdere afdelingen (zoals het hele verpleegcentrum). We gaan dus niet naar volledig centraal beheer, maar kiezen voor een tussenvorm. Mocht je hier meer over willen weten kun je contact opnemen met @Marielle Leermakers of @e.demandt (beide lid van dit platvorm).

Hallo Niek,

Mijn ervaring is ook, net zoals Annemari verteld, dat er steeds meer word teruggekomen op decentraal beheer om verschillende redenen. Ik denk dat ‘centraalder’ beheer beter werkbaar en beheersbaar is. Dit kan resulteren in bijvoorbeeld een documentbeheerder (eigenaar?) van een bepaald gebied of thema. Zo'n documentbeheerder hoeft natuurlijk niet letterlijk zelf alles te doen, maar heeft wel invloed op welke auteurs betrokken worden.

Ik ben erg benieuwd voor welke wijze jullie gaan kiezen!

Reputatie 4
Badge +7

hoi @Niek , 

je mag gerust contact met mij opnemen als je meer informatie wil krijgen over hoe wij dit binnen VieCuri hebben ingericht,

 

mvg Andre

Badge

Beste collega's,

Hartelijk dank voor deze reacties.

Mijn collega Lieke van Dongen gaat met jullie contact opnemen om een en ander af te stemmen.

Wordt vervolgd.

 

Niek

Reputatie 5
Badge +8

@Niek binnen het Ommelander Ziekenhuis werken wij met een centraal documentbeheerder en op een paar afdelingen decentraal beheer: 

  • OK
  • Apotheek
  • poliklinieken (1 decentraal beheerder voor alle poliklinieken)
  • medische beeldvorming
  • facilitaire dienst (1 decentraal beheerder voor hele facilitaire dienst)
  • communicatie (vanwege alle patiëntenfolders)
  • P&O (vanwege alle functiebeschrijvingen)
  • Infectie-preventie

Bovenstaande zorg-afdelingen hebben een stafmedewerker of medewerker kwaliteit waar decentraal beheer is belegd. Stafafdelingen is decentraal beheer iets makkelijker neer te leggen. 

Alle verpleegafdelingen vallen bij ons onder centraal documentbeheer. Dat was voorheen anders, maar om documentbeheer goed in te richten zijn wij een aantal jaren geleden overgegaan naar centraal documentbeheer voor alle verpleegafdelingen. Elke afdeling heeft nog wel een aanspreekpunt die vaak de rol van schrijver van document aanneemt. Maar rol van schrijver is minder belastend voor de medewerker dan rol van documentbeheerder. 

Badge

Beste Berber,

Hartelijk dank voor deze informatie.

Ik ga dit doorgeven aan mijn collega die zich gaat bezig houden met de herinrichting in ons ziekenhuis.

Mogelijk dat wij nog contact opnemen voor verdere informatie.

Met vriendelijke groet,

Niek Sanders

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring