Documentbeheer en eigenaarschap - hoe verhoog je betrokkenheid?

  • 11 September 2023
  • 3 reacties
  • 107 Bekeken

Badge

Binnen ons ziekenhuis zijn 63 decentraal documentbeheerders actief die zorgen dat inhoudelijke deskundigen relevante documenten schrijven/bijwerken en tevens andere documenten beoordelen,  binnen de deadline van 2 jaar.

Hoewel dit grotendeels geüpdatet wordt binnen de gestelde tijd voelen schrijvers en beoordelaars zich maar tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor kwalitatief goede documenten, mede door de beperkte tijd die hiervoor beschikbaar is. 

We willen graag aanpassingen treffen om te zorgen dat documentbeheer behapbaar blijft en tevens inhoudelijk zinvol is voor de gebruikers ervan.

Ik ben benieuwd of andere ziekenhuizen of organisaties ervaring hebben bij het verhogen van betrokkenheid van medewerkers bij documenten en in hoeverre er vaste afspraken en/of protocollen worden gebruikt.


3 reacties

Hallo @Marieke SKB 

Uit onderzoek uit 2011 blijkt dat het betrekken van medewerkers bij bedrijfsprocessen een positieve invloed op de motivatie van de medewerkers. Daarnaast ligt de benodigde en actuele kennis bij de experts en is het daarmee logisch om de benodigde informatie daar te ontwikkelen en updaten.

Werken met en beheer leggen ‘op’ thema's of processen is wellicht een optie; werken in thema’s spreekt medewerkers aan, het spreekt tot de verbeelding. Processen worden beschreven om te weten wie wat doet, wat de relaties zijn tussen afdelingen en processen.Als een proces éénmaal goed in kaart is gebracht, heeft deze een (proces)eigenaar vanuit verantwoordleijkheid e/o expertise en is het proces bruikbaar als “kapstok” voor andere aspecten: input, output, kwaliteit, organisatie, ondersteunende informatiesystemen, regelgeving enz. 

Wanneer een proces een keer in de 2 jaar bekeken wordt, kan alle bijbehorende info tevens erbij gepakt worden en gecontroleerd op actualiteit, direct door de experts. 

 

Reputatie 1
Badge +3

Misschien is het helemaal niet wat jij bedoelt hoor maar wellicht kan het helpen om periodiek een Excel-rapportage via de KMS-rapportagemodule (per documentbeheerder) te maken en mailen zodat de documentbeheerders inzichtelijk hebben wat er moet gebeuren en door wie en met welke deadline : controleren iedere .. jaar, beoordeling, autorisatie hebben al vast deadlines en ikzelf voeg bij elke schrijversuitnodiging altijd handmatig een deadline toe om vinger aan de pols te houden

Je kan ook per documentbeheerder een rapportage via de rapportagemodule in KMS maken en hen rechten geven om die zelf via de optie Uitvoeren in Excel te maken. 

Documentbeheerders kunnen die rapportage dan gebruiken om de stand van zaken t.a.v. hun documenten inzichtelijk te maken en b.v. tijdens een overleg te tonen en te bespreken om anderen bewuster te maken van de cyclus en het totaalplaatje met eventuele knelpunten. 

Reputatie 3
Badge +6

Ook bij ons maken we vanuit de centrale protocollen commissie ieder kwartaal een overzicht. Hierbij bekijken we de afdelingen waar veel vooruitgang is geboekt en waar het in het afgelopen kwartaal juist het aantal verlopen documenten is toegenomen.

De afdelingen die veel voortuitgang hebben geboekt in het herzien van documenten sturen we een bericht (incl. afdelingshoofd) om hen te bedanken voor de inzet. Dit wordt als heel prettig ervaren.

Die afdelingen waar er juist een toename is geweest van verlopen documenten nemen we contact mee op om te kijken waar we kunnen helpen, vaak blijkt er iets te spelen waardoor hulp welkom is. Ook dit wordt erg gewaardeerd door de afdelingen. 

Tot slot organiseren we ieder jaar documentbeheerders bijeenkomsten, waar we onderwerpen bespreken die door de documentbeheerders zelf aangedragen zijn. Zo leren de documentbeheerders ook van elkaar en geven we tips hoe je het documentbeheer aan kan pakken. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring