Vraag

Documentbeheer en eigenaarschap - hoe verhoog je betrokkenheid?

  • 11 September 2023
  • 1 reactie
  • 23 Bekeken

Badge

Binnen ons ziekenhuis zijn 63 decentraal documentbeheerders actief die zorgen dat inhoudelijke deskundigen relevante documenten schrijven/bijwerken en tevens andere documenten beoordelen,  binnen de deadline van 2 jaar.

Hoewel dit grotendeels geüpdatet wordt binnen de gestelde tijd voelen schrijvers en beoordelaars zich maar tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor kwalitatief goede documenten, mede door de beperkte tijd die hiervoor beschikbaar is. 

We willen graag aanpassingen treffen om te zorgen dat documentbeheer behapbaar blijft en tevens inhoudelijk zinvol is voor de gebruikers ervan.

Ik ben benieuwd of andere ziekenhuizen of organisaties ervaring hebben bij het verhogen van betrokkenheid van medewerkers bij documenten en in hoeverre er vaste afspraken en/of protocollen worden gebruikt.


1 reactie

Hallo @Marieke SKB 

Uit onderzoek uit 2011 blijkt dat het betrekken van medewerkers bij bedrijfsprocessen een positieve invloed op de motivatie van de medewerkers. Daarnaast ligt de benodigde en actuele kennis bij de experts en is het daarmee logisch om de benodigde informatie daar te ontwikkelen en updaten.

Werken met en beheer leggen ‘op’ thema's of processen is wellicht een optie; werken in thema’s spreekt medewerkers aan, het spreekt tot de verbeelding. Processen worden beschreven om te weten wie wat doet, wat de relaties zijn tussen afdelingen en processen.Als een proces éénmaal goed in kaart is gebracht, heeft deze een (proces)eigenaar vanuit verantwoordleijkheid e/o expertise en is het proces bruikbaar als “kapstok” voor andere aspecten: input, output, kwaliteit, organisatie, ondersteunende informatiesystemen, regelgeving enz. 

Wanneer een proces een keer in de 2 jaar bekeken wordt, kan alle bijbehorende info tevens erbij gepakt worden en gecontroleerd op actualiteit, direct door de experts. 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring