Beantwoord

Documentbeheer: hoe bepaal je welke functionarissen welke rol hebben bij documenten

  • 18 December 2019
  • 2 reacties
  • 524 Bekeken

Reputatie 1
Badge +5

In onze organisatie is het documentbeheer als volgt geregeld. Beoordelaars zijn inhoudsdeskundigen, de autorisator is hiërarchisch bepaald. Een clustermanager autoriseert de documenten zonder daarbij kennis van de inhoud te hebben. Dit werkt niet naar tevredenheid. Met de kwaliteitsfunctionarissen zorg overleggen we hoe we de autorisatie beter kunnen organiseren met als doel meer betrokkenheid en kennis bij de kwaliteitsdocumenten, in eerste instantie van de zorgdocumenten, later ook van de algemene documenten. Eén van de mogelijkheden is de documenten te groeperen op onderwerp. De eigenaar van een onderwerp, bijvoorbeeld een voorzitter van een commissie of leidinggevende zou dan autorisator kunnen worden. We denken op deze manier meer inzicht te krijgen in de documenten die er zijn en de dubbels eruit te kunnen halen. 

Daarnaast overwegen we de revisietermijn van documenten vast te stellen op drie jaar in plaats van twee.

Ik ben heel benieuwd hoe andere, liefst perifere, ziekenhuizen omgaan met het toekennen van rollen aan de documenten.

icon

Antwoord op het topic Peter Derksen 6 January 2020, 15:04

Bekijk origineel

2 reacties

Reputatie 4
Badge +3

 Niet vanuit een perifeer ziekenhuis, maar toch  :wink: .

Ook bij ons kan een afdeling of een thema leider een aantal ziekenhuisbrede documenten toegewezen krijgen. Dit is de autorisator en autoriseert de documenten die door inhoudsdeskundigen worden opgesteld.  Ongeveer 1X week screent de secretaresse nieuw gepubliceerde documenten op mogelijk overlap/doublures met reeds vastgestelde/beschikbare documenten. Is dit het geval dan wordt de documentbeheerder hier middels een opmerking bij het document op de hoogte gebracht.  Het is aan de documentbeheerder die dit bericht heeft ontvangen om hierop actie te ondernemen. Documentbeheer is ook een onderdeel van de audits. Tijdens audits kunnen bevindingen op dit gebied geformuleerd die in het auditrapport worden opgenomen en waarop de afdeling verbeteracties dient in te zetten.

 

De documenten krijgen hier ook een  standaard geldigheidstermijn van 3 jaar.

 

Peter Derksen Radboudumc

Reputatie 4
Badge +7

In Bernhoven hanteren we het principe dat de autorisator eigenaar (en dus eindverantwoordelijk) is van het proces waar het document betrekking op heeft. Deze heeft niet altijd/per definitie verstand van de inhoud. In die gevallen is de inhoudelijke beoordelingsronde van toepassing. De autorisator bepaalt dan door wie hij/zij het document op inhoud wil laten beoordelen. Uitgangspunt is zo min mogelijk (liefst geen, maar dat is natuurlijk niet altijd mogelijk).

Voor zorgbrede of ziekenhuisbrede thema's kijken we ook naar bijv. de voorzitter van een commissie die als eindverantwoordelijke voor dat thema documenten over dat onderwerp kan autoriseren.

Wat het toekennen van de rol van auteur betreft: in principe moet de autorisator deze ook kunnen aanwijzen, wederom met als uitgangspunt zo min mogelijk personen.

Ook wij hanteren een standaard geldigheidstermijn van 3 jaar, waar iedere documentbeheerder overigens wel van kan afwijken.

Mvg

Michel Pot
Bernhoven

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring