In onze organisatie is het documentbeheer als volgt geregeld. Beoordelaars zijn inhoudsdeskundigen, de autorisator is hiërarchisch bepaald. Een clustermanager autoriseert de documenten zonder daarbij kennis van de inhoud te hebben. Dit werkt niet naar tevredenheid. Met de kwaliteitsfunctionarissen zorg overleggen we hoe we de autorisatie beter kunnen organiseren met als doel meer betrokkenheid en kennis bij de kwaliteitsdocumenten, in eerste instantie van de zorgdocumenten, later ook van de algemene documenten. Eén van de mogelijkheden is de documenten te groeperen op onderwerp. De eigenaar van een onderwerp, bijvoorbeeld een voorzitter van een commissie of leidinggevende zou dan autorisator kunnen worden. We denken op deze manier meer inzicht te krijgen in de documenten die er zijn en de dubbels eruit te kunnen halen.
Daarnaast overwegen we de revisietermijn van documenten vast te stellen op drie jaar in plaats van twee.
Ik ben heel benieuwd hoe andere, liefst perifere, ziekenhuizen omgaan met het toekennen van rollen aan de documenten.