Niet vanuit een perifeer ziekenhuis, maar toch  .

Ook bij ons kan een afdeling of een thema leider een aantal ziekenhuisbrede documenten toegewezen krijgen. Dit is de autorisator en autoriseert de documenten die door inhoudsdeskundigen worden opgesteld.  Ongeveer 1X week screent de secretaresse nieuw gepubliceerde documenten op mogelijk overlap/doublures met reeds vastgestelde/beschikbare documenten. Is dit het geval dan wordt de documentbeheerder hier middels een opmerking bij het document op de hoogte gebracht.  Het is aan de documentbeheerder die dit bericht heeft ontvangen om hierop actie te ondernemen. Documentbeheer is ook een onderdeel van de audits. Tijdens audits kunnen bevindingen op dit gebied geformuleerd die in het auditrapport worden opgenomen en waarop de afdeling verbeteracties dient in te zetten.

De documenten krijgen hier ook een  standaard geldigheidstermijn van 3 jaar.

Peter Derksen Radboudumc

In Bernhoven hanteren we het principe dat de autorisator eigenaar (en dus eindverantwoordelijk) is van het proces waar het document betrekking op heeft. Deze heeft niet altijd/per definitie verstand van de inhoud. In die gevallen is de inhoudelijke beoordelingsronde van toepassing. De autorisator bepaalt dan door wie hij/zij het document op inhoud wil laten beoordelen. Uitgangspunt is zo min mogelijk (liefst geen, maar dat is natuurlijk niet altijd mogelijk).

Voor zorgbrede of ziekenhuisbrede thema's kijken we ook naar bijv. de voorzitter van een commissie die als eindverantwoordelijke voor dat thema documenten over dat onderwerp kan autoriseren.

Wat het toekennen van de rol van auteur betreft: in principe moet de autorisator deze ook kunnen aanwijzen, wederom met als uitgangspunt zo min mogelijk personen.

Ook wij hanteren een standaard geldigheidstermijn van 3 jaar, waar iedere documentbeheerder overigens wel van kan afwijken.

Mvg

Michel Pot
Bernhoven

Hallo Michel,

Even een vraag nav je opmerking (een paar jaar geleden). Betekent dit dat het document mogelijk door een ander medewerker inhoudelijk wordt dan de de vorige beoordeling? Dus dat de autorisator per keer bekijkt wie op dat moment het beste in staat is het inhoudelijk te beoordelen? 

En dat de autorisator een blind vertrouwen kan hebben in de beoordeling van degene die het document inhoudelijk heeft beoordeeld? En daarmee een formaliteit is dat de autorisator akkoord geeft?

groeten Natasja

Hallo Natasja,

Wanneer er een inhoudelijke beoordeling door iemand anders dan de autorisator gebeurt (omdat de autorisator die inhoudelijke kennis niet heeft), dan beoordeelt de autorisator feitelijk alleen of de betreffende beoordelaar voor die taak de geschikte kandidaat is. Of je dat een formaliteit kunt noemen, weet ik niet. Er wordt in ieder geval anders gekeken door de autorisator; niet naar de inhoud maar naar het proces. Beantwoordt dit je vraag?

Groet,

Michel

Ja, dit is inderdaad voor mij duidelijk.

dank je