Documenten controleren - wat is jullie beleid?

  • 13 December 2022
  • 6 reacties
  • 196 Bekeken
htesser58
Badge +1

Hoi allemaal ,

Heeft er iemand al een aantal jaren meer ervaring met de controletaak en daar wellicht beleid op ontwikkeld?

In principe kan het zo zijn dat een document in 2016 is beoordeeld en gepubliceerd en dat (bij ons na 3 jaar)  na drie jaar het document up-to-date is bevonden door controleur en de controle datum 3 jaar verder is gezet (kan overigens heel veel verder genoteerd worden). Deze cyclus kan zich blijven herhalen, zodat bijvoorbeeld in 9 of 12 jaar er geen beoordelaar naar heeft gekeken, omdat de controleur bij ons in het ETZ bijna altijd de auteur is, in sommige gevallen de autorisator. is dit wenselijk, wij denken erover hier beleid over te schrijven. wat is jullie ervaring?

groeten uit het ETZ,

Hélène van Dun, centraal documentbeheerder, adviseur

 

vriendelijke iGroet Hélène

6 reacties

Mila
Reputatie 3
Badge +7

Hallo @htesser58,

Herkenbaar. Wij voeren hetzelfde beleid als jullie, al hebben wij een controletermijn van 4 jaar (in overleg mag dit ook aangepast worden). Hierdoor kan het inderdaad gebeuren dat er bij ieder controle moment alleen steeds door de auteur naar de inhoud wordt gekeken.
Een oplossing zou natuurlijk zijn om geen gebruik meer te maken van de controletaak en altijd een nieuw concept klaar te zetten wat beoordeeld moet worden. 

Ben echter ook benieuwd of er ander beleid wordt gevoerd in andere ziekenhuizen/instellingen.. :)

Met vriendelijke groet, Mila Brune (MUMC+)
J
Reputatie 2
Badge +5

Wij hebben een controletermijn van 3 jaar en hebben ervoor gekozen om bij de controletaak van een document telkens een nieuwe conceptversie aan te maken (= te selecteren dat het document aangepast moet worden) die opnieuw goedgekeurd moet worden.

Zo is er minstens om de drie jaar een nieuwe versie van onze kwaliteitsdocumenten. Op die manier is het voor alle gebruikers ook meteen duidelijk dat de inhoud van die documenten regelmatig gecheckt en gevalideerd wordt.

Als er geen wijzigingen zijn, geven we dit gewoon aan in de ‘Wijzigingen t.o.v. vorige versie’.

Chaim Leunissen
Reputatie 5
Badge +5

Alternatief gezichtspunt:

  • Sommige organisaties kiezen ervoor om de inhoudelijk verantwoordelijke personen de rol van documentbeheerder te geven: de controle taak komt dan per definitie binnen bij de juiste personen. De taak kan dan door iedere documentbeheerder uitgevoerd worden
  • In het geval van een document controle is het wel zo dat 1 iemand de uitkomst noteert. Een ander Community lid heeft een Idee geopperd om dat te wijzigen, zie Documenten aanbieden ter controle aan meerdere personen | Infoland Community
Emile Korver
Reputatie 5
Badge +8

Wij hebben 800 documenten en een cyclus van 1 jaar. Uit ervaring bleek dat veel doc bij een 2-jaar cyclus anders “over de datum” gaan.  

De 2 beheerders klikken standaard op “document controleren” en maken direct altijd een nieuw concept aan welk beoordeeld wordt onder verantwoordelijkheid van de auteur en evt. betrokkenen bij het kwaliteitsproces. Dit ligt vast in beleid. De auteur krijg 2 weken per doc met een verlenging van 3x dezelfde periode. Indien het dan niet klaar is wordt gevraagd of iemand anders het over moet nemen. Bij geen reactie wordt egpubliceerd met leesbevestiging naar de betrokkenen. De afdeling kwaliteit is eigenaar van dit hele doc proces en kan rapporten draaien om te kijken waar dit eventueel bijsturing nodig heeft.

Dit werkt tot nu toe goed, wellicht heb je er wat aan.

KwaliteitsGroet, Emile Korver
Arjo Kuiper
Reputatie 5
Badge +6

Wij hebben een controletermijn van 3 jaar en hebben ervoor gekozen om bij de controletaak van een document telkens een nieuwe conceptversie aan te maken (= te selecteren dat het document aangepast moet worden) die opnieuw goedgekeurd moet worden.

Zo is er minstens om de drie jaar een nieuwe versie van onze kwaliteitsdocumenten. Op die manier is het voor alle gebruikers ook meteen duidelijk dat de inhoud van die documenten regelmatig gecheckt en gevalideerd wordt.

Als er geen wijzigingen zijn, geven we dit gewoon aan in de ‘Wijzigingen t.o.v. vorige versie’.

Wij instrueren onze documentbeheerders ook om de door @Jules De Doncker beschreven werkwijze te hanteren.

Liever zou ik overgaan op de wijze die @Emile Korver aangeeft, maar met 73 (decentrale) documentbeheerders is dit niet realiseerbaar.

C
Reputatie 1
Badge +3

Wij hebben voor medische kwaliteitsdocumenten een herzieningstermijn van 2 jaar en van niet - medische kwaliteitsdocumenten drie jaar. Wij zetten minimaal 60 dagen van te voren een document open voor concept aan de auteurs en hanteren voor alle documenten een 4-ogen principe (uitzondering zijn bijlagen). Dit houdt in dat we het document in concept zetten (auteur krijgt 4 weken tijd te reviseren) en als het concept wordt ingediend, bieden wij deze aan tenminste één beoordelaar (de autorisator) of in het geval van documenten die multidisciplinair worden toegepast aan mede-beoordelaars. Een mede-beoordelaar krijgt 2 weken beoordelingstijd en de autorisator ook. Hiermee zou theoretisch een document binnen de tijd gereviseerd kunnen worden. 

De functie controleren heeft niet onze voorkeur, omdat je hiermee handmatig controledatums kan verzetten en niet kan voldoen aan het 4-ogen principe. Dit is namelijk via deze werkwijze geen verplichting. Vooralsnog zien hij weer hier grote risico's. 

Ons ziekenhuis heeft ruim 60 decentrale beheerders (voor algemene en medische ondersteuning), 3 centrale beheerders voor de zorgeenheden en samen ruim 12.000 documenten, wij zijn ook zeer benieuwd naar het beleid van andere ziekenhuizen m.b.t. controleren en beheren.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring