Documenten van één schrijver in één keer toewijzen aan een andere auteur

  • 12 May 2021
  • 6 reacties
  • 160 Bekeken

Badge

Dag,

De schrijver van een heel aantal documenten heeft een andere baan. Is het mogelijk om al deze documenten in één keer te koppelen aan de opvolger?

Het zijn gepubliceerde documenten. Of doe je dit op het moment dat het document gecontroleerd/aangepast moet worden?

Alvast bedankt! Groeten Maaike Kwantes


6 reacties

Reputatie 5
Badge +6

Hoi Maaike, 

 

Wat je zou kunnen doen is een (geavanceerde) zoekvraag samenstellen bij documenten zoeken.  Zoekregel(s): Veld auteur/schrijversgroep bevat ‘naam medewerker die uit dienst is’.

Je krijgt nu een overzicht met documenten op basis van je zoekvraag.  Vervolgens kan je die documenten selecteren en dan eigenschappen wijzigen. Je zou dan even moeten kijken of je schrijversgroep en/of auteurs moet aanpassen afhankelijk van je schijversgroep-auteur synchronisatie.

 

Succes!

 

Groet,

Khar-Cheong

 

 

Reputatie 2
Badge +6

Hallo Maaike,

Het is in de door Khar-Cheong beschreven methode mogelijk om de opvolger te koppelen aan een document. Ik kies dan altijd voor het als auteur toevoegen van de opvolger. Hiermee hou je in ieder geval de historie van het document intact. Bij vragen/opmerkingen blijft duidelijk dat de opvolger niet de oorspronkelijke schrijver was. Bij de eerstvolgende revisie wordt het document door de opvolger herzien en laat ik de naam van de oorspronkelijke schrijver vervallen. Als de opvolger al vanaf dag 1 alle inns en outs van alle documenten kent kun je uiteraard ook meteen voor wijzigen kiezen.

De door Cindy beschreven methode werkt heel goed om eenvoudig en snel de rechten van een vertrokken collega over te zetten op de opvolger. Uitstaande acties/beoordelingen worden met deze methode ook overgezet. Dit gaat echter niet op voor de rollen bij de betrokken personen in de eigenschappen van een document. Daar blijft 'gewoon’ de naam van de vertrokken collega staan. IN het tabblad beoordeling vinden wel wijzigingen plaats.

Wacht echter niet te lang met de "Cindy methode”. Als de collega al vertrokken is en niet meer gesynchroniseerd wordt werkt deze na verloop van tijd niet meer. Deze methode kun je het best al gebruiken als de vertrekkende collega nog in dienst is.

Badge +1

Dank, het is gelukt!

Ik kwam er echter wel achter, dat de documenten qua beoordelingssjabloon en beoordelaarspool allemaal gelijk ingesteld moeten zijn, anders krijg je niet de optie om deze aan te passen, zie onderstaande afbeelding. Dit heb ik kunnen omzeilen door de documenten per map aan te passen, aangezien die hetzelfde waren ingesteld op map niveau. Tip voor degene die hier tegenaan loopt!

 

Hoi,

Als iemand uit dienst gaat of een andere functie gaat vervullen dan kun je rechten van die gebruiker overhevelen naar een andere gebruiker die die rol overneemt.

In de training “verantwoordelijkheden overnemen” wordt dit uitgebreid toegelicht.

 

Badge +1

Als aanvullende vraag: is het ook mogelijk om in één keer voor een bulk documenten de beoordelaar aan te passen?

 

Groet,
Dana Kamsteeg

Reputatie 2
Badge +6

Hallo Dana,

In 1 x in bulk de beoordelaar aanpassen kan ook.

  • Ga naar “Documenten”
  • Selecteer de te wijzigen documenten door ze aan te vinken en selecteer “Eigenschappen wijzigen”.
  • Kies in het vervolgscherm het veld “Beoordelaars”.
  • Geef in het volgende scherm aan in welke beoordelingsronde je iets wilt wijzigen en wat je wilt wijzigen.
  • Selecteer eventuele toe te voegen of nieuwe beoordelaar(s) en klik op “Volgende”.
  • Je krijgt nu een overzicht van de te maken wijzigen.
  • Klik op “Voltooien” om de wijzigingen door te voeren.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring