Vraag

Documentstructuur aan de achterkant inrichten op basis van afdeling of processen.

  • 1 August 2019
  • 4 reacties
  • 327 Bekeken

Badge +1
Beste,
Wie heeft er ervaring met het indelen van documenten (de structuur aan de achterkant) op basis van processen? En zo ja, kunt u dan aangeven wat de voor en/of nadelen zijn t.o.v. het indelen op afdeling? Het betreft hier de indeling aan de achterkant dus niet hetgeen medewerkers te zien krijgen op het portaal.

Alvast bedankt voor eventuele reacties.

4 reacties

Reputatie 5
Badge +8
Naar mijn mening, is het vooral handig om de mapstructuur aan de achterkant zo in te delen dat het uitdelen van rechten / instellen van beoordelaars gemakkelijk wordt.

Het opsplitsen van b.v. één dienst om een proces na te bootsen is natuurlijk een prima keuze, maar als het betekend dat onderliggende mappen niet dezelfde beoordelaars en autorisatoren nodig hebben, wordt het veel meer werk op dat per map goed te gaan zetten.

Voor centraal documentbeheer natuurlijk veel minder problematisch dan voor een decentrale aanpak.

Daarnaast kan ik mij zo voorstellen dat het inrichten van portalen er potentieel lastiger door wordt, mits je natuurlijk überhaupt de filter op map regels gebruikt. Als je voornamelijk verzamelingen vult op lokale groepen, maakt dat natuurlijk niet meer uit. Als organisatie waar 70% van de verzamelingen op mappen met submappen worden gevuld en deze verzamelingen vaak op meerdere portalen terug kunnen komen, heb ik sterk de voorkeur voor gebruik van map filters en daarbinnen pas een subverdeling indien nodig op lokale groepen.
Badge +1
Beste Jesse,

Dank voor je uitgebreide antwoord. Ik ben nog niet zolang bekend met iprova, en dus nog niet zo bekend met filters en verzamelingen. De strekking van je verhaal is echter helder. Zou je misschien wel nog toe kunnen lichten wat je bedoelt met een subverdeling op lokale groepen. Wat moet ik me hierbij voorstellen van lokale groepen?

wederom vriendelijk bedankt voor je antwoord.

Mvg
ilse
Reputatie 5
Badge +8
Maar natuurlijk.

Verzamelingen gebruik je op de portalen te vullen. Om zeg maar de onderverdeling te maken voor de lezers.


Zie hierboven b.v. onze onderverdeling voor het oncologisch centrum.
We hebben hier meerdere mappen ingericht in overeen spraak met de beheerder en eindgebruikers.

De meeste mappen zijn 1:1 - we filteren op map om deze verzamelingen te vullen. (onderstaande screenshots komen uit beheer - het menu "verzamelingen" onder portalen.



We hebben dus voor workflow de hele map workflow opgenomen in het menu item op het portaal.

Voor de Tumorgroepen onderverdeling hebben we alle documenten in één map staan en de documenten met één of meerdere "tags" oftewel "Lokale groepen" bij elkaar genomen.



Beide methoden zijn prima te gebruiken. Maar het instellen van filters (op b.v. lokale groep) is meer werk dan verzamelingen op Map vullen.

Je kunt ten alle tijden verzamelingen en dus portaal inrichting doen door meerdere bronnen te kiezen. Op map kan je nooit gepubliceerde documenten "kwijtraken" publiceren = ergens zichtbaar.

Als je de lokale groep NIET kiest en nooit op map documenten toevoegt aan verzamelingen, wordt een gepubliceerd document wellicht dus NIET getoond.

--
Hier is een hoop flexibiliteit te vinden, maar op de beoordelingsrondes dus niet.

Daar documenten door elkaar zetten maakt het moeilijker om de beoordelingsrondes goed in te stellen. Je kunt daarnaast deze instellingen niet kopiëren, zoals b.v. in iTask wél kan met rechten.
Om niet in die valkuil te vallen hebben wij getracht zo veel mogelijk mappen te gebruiken waar dezelfde autorisatoren en beoordelaars samen komen.
Badge +1
Beste Jesse,

Vriendelijk bedankt voor je uitgebreide en heldere antwoord. Erg fijn om deze input mee te nemen bij de inrichting van iProva binnen onze organisatie.

Met vriendelijke groet,
Ilse

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring