Vraag

Efficiënt zoeken naar documenten?

  • 26 August 2021
  • 4 reacties
  • 227 Bekeken

Badge

Ik ben net opgestart als documentbeheerder in een ziekenhuis.

De bedoeling is om het documentensysteem zo efficiënt en gebruiksvriendelijk in te richten zodat de gevraagde documenten zo snel mogelijk gevonden worden.

Ik vraag me dan ook af hoe de zoekfunctie het meest efficïent werkt?  Met synoniemen of aanbevolen links of de combinatie van deze 2? 

Hoe gaan jullie hiermee om?

En bijkomend hierbij misschien ook hoe gaan jullie efficiënt om met de synoniemenlijst?

Alvast bedankt voor jullie feedback.


4 reacties

Reputatie 5

Je kunt aanbevolen links het best zien als het laatste redmiddel. Je kunt het best:

  • zorgen voor goede titels waarin gebruikte zoektermen voorkomen
  • zorgen dat de inhoud woorden bevat zoals die door de doelgroep gebruikt worden, en niet alleen officiële maar niet dagelijks gebezigde taal
  • eventueel een trefwoordenveld toevoegen aan het document
  • synoniemen gebruiken (als het echt synoniem is)
  • en als het dan nog slecht gevonden wordt: aanbevolen link maken bij veel gebruikte zoekacties
Reputatie 1
Badge +7

Hoi @sabrinabruninx , met Luc (Willen) . De zoekfunctie is ook iets wat moet groeien. In Maaseik zie ik, omdat ik daar admin rechten heb, dat daar 24 synoniemen groepen zijn. Telkens als een gebruiker aangeeft dat zij/hij een document niet vindt met een opgegeven woord kan je dit in een synoniemengroep zetten waarbij dit woord verwijst naar een woord dat wel in de documenten voorkomt. Mooi voorbeeld is Elektrocardiogram, sommigen zoeken op ECG of  EKG of electrocardiogram.

In ZOL zal dit ook wel gebruikt worden maar daar heb ik niet genoeg rechten om dit te zien.

Badge +5

Hier aansluitend vroeg ik me af hoe je het best je document terugvindt.

Zoek je best met of zonder sterretje?  Soms vind ik geen enkel document terug met een vrij specifieke naam in de titel of inhoud en soms vind ik 100-den documenten die er op het eerste zicht niets mee te maken hebben.

Hoe zoek je nu efficiënt documenten op voor-en achter de schermen?

 

Hoi @Anne-Sophie,

Het zoeken via het portaal werkt anders dan het zoeken in documentbeheer.

Voor het portaal lees je meer in dit artikel:


Voor zoeken in beheer kun je dit lezen:


In beheer kun je zoeken op een deel van een woord door gebruik te maken van een wildcard (*).
Als je zoekt op fiets* vind je bijvoorbeeld ook documenten met fietsroute en fietsenplan.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring