In verband met een samenwerking met een externa partij, willen wij graag gezamenlijk het proces in Zenya beschrijven. Het zou natuurlijk mooi zijn als je via de beoordelingsronde ook externe beoordelaars zou kunnen toevoegen via bijvoorbeeld het e-mailadres. Ik zie daar echter geen mogelijkheden voor, is er iemand die daar wel een manier voor heeft gevonden of is er vanuit Infoland wel iets bedacht om externen mee te laten kijken bij een specifiek document.
Antwoord
Externe beoordelaars toevoegen aan beoordelingsronde
+6Antwoord op het topic Khar-Cheong
Goedemorgen
Helaas kun je volgens mij niet op basis van een e-mailadres een beoordelaar toevoegen. Want de taken zijn gebonden aan een account binnen Zenya.
Je zou voor die personen een account moeten aanmaken met eventueel specifieke groepslidmaatschappen en gebruikersrollen.
Vervolgens kan je de eigenschappen van het document ‘document kan bekeken worden door’ aanpassen.
+6Goedemorgen
Helaas kun je volgens mij niet op basis van een e-mailadres een beoordelaar toevoegen. Want de taken zijn gebonden aan een account binnen Zenya.
Je zou voor die personen een account moeten aanmaken met eventueel specifieke groepslidmaatschappen en gebruikersrollen.
Vervolgens kan je de eigenschappen van het document ‘document kan bekeken worden door’ aanpassen.
+6Bedankt voor je reactie
Hoe wordt hier vanuit Infoland naar gekeken? De samenwerkingen met organisaties zullen alleen maar gaan groeien, zijn er wellicht anderen die hier ook tegenaan lopen?
+6Dan zie ik als enige optie.. wat jij hebt benoemd. Document voordat het in beoordelingsflow gaat,exporteren en laten beoordelen. Mogelijk kunnen de documenten voorzien worden met een digitale handtekening nadat ze het hebben ‘beoordeeld’?
En je zou dan ook een andere beoordelingsflow kunnen maken voor die documenten.
+7Lijkt jullie dit een optie?
Documenten voor beoordeling d.m.v. een Webshare met externen delen i.p.v. exporteren, zo zien ze meteen ook de gepaste versie gezien een Webshare automatisch wordt bijgewerkt...
+6+7In ieder geval is dit mijn ervaring, u kan dit altijd dubbelchecken bij Infoland...
Je kan het document inderdaad wel eerst publiceren en ofwel op document niveau de leesrechten aanpassen ofwel een aparte map (verzameling) aanmaken en hierop leesrechten aanpassen.
Hiervoor maak ik dan een aparte lezersgroep aan zodat je makkelijk hieraan personen kan toevoegen of verwijderen.
Of je de leesrechten op document niveau op niveau map wijzigt hangt af wat het meest overzichtelijk is en om over hoeveel documenten het gaat.
Om het geheel overzichtelijk te houden, zeker wanneer ik er voor kies om op document niveau eigenschappen te wijzigen die onder verschillende mappen (verzamelingen) staan, maak ik ook een veld aan bv. Webshare, ... waarbij ik dit veld dan aanvink bij de eigenschappen van de betreffende documenten zodat ik via een rapport altijd een overzicht kan draaien van deze documenten.
Misschien dat deze werkwijze u wat inspiratie kan geven.
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.