Goedemorgen @bmollema,

Helaas kun je volgens mij niet op basis van een e-mailadres een beoordelaar toevoegen. Want de taken zijn gebonden aan een account binnen Zenya. 

Je zou voor die personen een account moeten aanmaken met eventueel specifieke groepslidmaatschappen en gebruikersrollen. 

Vervolgens kan je de eigenschappen van het document ‘document kan bekeken worden door’ aanpassen.

Bedankt voor je reactie @Khar-Cheong , helaas is het aanmaken van accounts voor ketenpartners niet heel wenselijk. Zij hoeven het document slechts te beoordelen, dus dan wordt het exporteren en laten beoordelen. 

Hoe wordt hier vanuit Infoland naar gekeken? De samenwerkingen met organisaties zullen alleen maar gaan groeien, zijn er wellicht anderen die hier ook tegenaan lopen?

Dan zie ik als enige optie.. wat jij hebt benoemd. Document voordat het in beoordelingsflow gaat,exporteren en laten beoordelen. Mogelijk kunnen de documenten voorzien worden met een digitale handtekening nadat ze het hebben ‘beoordeeld’?

En je zou dan ook een andere beoordelingsflow kunnen maken voor die documenten.

Lijkt jullie dit een optie?

Documenten voor beoordeling d.m.v. een Webshare met externen delen i.p.v. exporteren, zo zien ze meteen ook de gepaste versie gezien een Webshare automatisch wordt bijgewerkt...

@Els Lowette dat lijkt inderdaad ook een optie te zijn, echter, kunnen documenten in conceptversie dan wel in de webshare staan of moet je die eerst publiceren (en dan rechten zo aanpassen dat deze alleen door lezers van de webshare te zien is)?

@bmollema In een Webshare kunnen inderdaad enkel gepubliceerde documenten opgenomen worden.  Deze regel staat vast ingesteld bij de filter regels van de Webshares.  Ook al kies je hier via een extra filter ook voor conceptdocumenten, deze worden niet mee opgenomen in de Webshare.

In ieder geval is dit mijn ervaring, u kan dit altijd dubbelchecken bij Infoland...

Je kan het document inderdaad wel eerst publiceren en ofwel op document niveau de leesrechten aanpassen ofwel een aparte map (verzameling) aanmaken en hierop leesrechten aanpassen.

Hiervoor maak ik dan een aparte lezersgroep aan zodat je makkelijk hieraan personen kan toevoegen of verwijderen.

Of je de leesrechten op document niveau op niveau map wijzigt hangt af wat het meest overzichtelijk  is en om over hoeveel documenten het gaat.

Om het geheel overzichtelijk te houden, zeker wanneer ik er voor kies om op document niveau  eigenschappen te wijzigen die onder verschillende mappen (verzamelingen) staan, maak ik ook een veld aan bv. Webshare, ... waarbij ik dit veld dan aanvink bij de eigenschappen van de betreffende documenten zodat ik via een rapport altijd een overzicht kan draaien van deze documenten.

Misschien dat deze werkwijze u wat inspiratie kan geven.