Hallo!
Binnen onze organisatie lopen we tegen aan dat de structuur van collecties en de beschikbare filteropties voor eindgebruikers niet voldoende duidelijk of gebruiksvriendelijk zijn. Dit leidt regelmatig tot vragen over de vindbaarheid van processen en documenten.
Situatie:
Elke afdeling heeft zijn eigen collectie, die allemaal op 1 portaal worden getoond. We gebruiken hiervoor geen verschillende portalen omdat we dit juist centraal willen houden.
Wij zien dit portaal met collecties als een startpunt voor de gebruiker, waarbij na het klikken op een collectie de onderliggende collecties van de subafdelingen naar voren komen. Om het aantal niveaus hierin te beperken maken we gebruik van velden (metadata) om documenten verder te kunnen filteren.
Per subafdeling gebruiken we een specifiek (lokaal) veld dat categorieën bevat. Deze categorieën verschillen per subafdeling.
Waar we tegenaan lopen:
-
Het aantal collecties zorgt ervoor dat de filtermogelijkheden minder goed zichtbaar zijn en zelfs buiten beeld vallen. Gebruikers missen hierdoor de filterfunctie, wat de vindbaarheid van documenten bemoeilijkt.
-
Het specifieke veld per subafdeling is nu lokaal, en kan niet worden ingezet als filter. Gebruik van globale velden leidt ertoe dat categorieën van verschillende subafdelingen op één hoop komen bij het filteren — iets wat we juist willen voorkomen.
Mijn vragen:
-
Allereerst ben ik benieuwd of andere organisaties hier tegen aanlopen en hoe zij hiermee omgaan.
-
Is er een mogelijkheid om overige collecties te verbergen wanneer er al een is geselecteerd? Dit zou de filters eronder al zichtbaar maken.
-
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat een subcollectie een specifieke filter krijgt.
Alle inzichten, voorbeelden of tips zijn van harte welkom!