Begin oktober heeft in het Slingeland Ziekenhuis de update naar iProva 5.3 plaatsgevonden. Daarbij is de inrichting en ontsluiting van documenten volledig herzien. Om de organisatie optimaal te kunnen bedienen willen meer gebruik gaan maken van filters. We zijn daar nu nog wat terughoudend in, dit om wildgroei te voorkomen.
Ik ben heel benieuwd hoe andere organisaties velden inrichten op basis waarvan gefilterd wordt.
Bladzijde 1 / 1
Hoi Margreet,
Wij werken volledig met filters sinds vorig jaar.
We hebben intieel verschillende classificatievelden beschikbaar gemaakt voor alle documenten (zoals hoofdproces, deelproces, detailproces, type document, locatie, afdeling, tags, functie etc.). In principe alle mogelijkheden waarop je in de verzamelingen wilt kunnen filteren.
Bij het toevoegen van documenten proberen we er zorg voor te dragen om dit zo zorgvuldig mogelijk te classificeren, daar is het hele systeem van afhankelijk.
In de documenten module hebben we alle documenten in 1 map staan. Dat lijkt onoverzichtelijk, maar door de classificatie en de filtermogelijkheden binnen de kolommen werkt het eigenlijk heel eenvoudig. We plaatsen een document, classificeren het, geven het in de cyclus vrij en hebben er daarna tot de evaluatie geen omkijken meer naar.
Verzamelingen inrichten vraagt vervolgens eenmalig tijd. Wij bieden documenten aan op basis van:
De verzamelingen zijn vervolgens vrij logisch opgebouwd. Dus de verzameling op hoofdprocesniveau 'Primair proces' bevat alle documenten met classificatieveld hoofdproces 'Primair proces'. Deelproces 'Intake' bevat alle documenten met classificatieveld 'Intake' etc.
Documenten komen vervolgens netjes onder het juiste mapje in de navigatiestructuur die je op deze wijze op bouwt.
Vanuit een oudere situatie alles naar filters omzetten kan een intensieve klus zijn. Voor mij is het echter een ideale manier geweest om documentmanagement bijna probleemloos te maken.
Een groot voordeel is dat je met een klassieke mappenstructuur sommige documenten niet specifiek in 1 map kon plaatsen, dus ging je of dubbel een document plaatsen of het was moeilijker vindbaar. Met filters kan je het mogelijk maken dat het in beide mappen getoond wordt, terwijl je beheer blijft houden op slechts 1 document.
Mocht je een keer in Winterswijk zitten, dan wil ik gerust eens langs komen en/of meedenken (als mede Winterswijker het minste wat ik kan doen :-))
Gr. Thomas de Roos
Wij werken volledig met filters sinds vorig jaar.
We hebben intieel verschillende classificatievelden beschikbaar gemaakt voor alle documenten (zoals hoofdproces, deelproces, detailproces, type document, locatie, afdeling, tags, functie etc.). In principe alle mogelijkheden waarop je in de verzamelingen wilt kunnen filteren.
Bij het toevoegen van documenten proberen we er zorg voor te dragen om dit zo zorgvuldig mogelijk te classificeren, daar is het hele systeem van afhankelijk.
In de documenten module hebben we alle documenten in 1 map staan. Dat lijkt onoverzichtelijk, maar door de classificatie en de filtermogelijkheden binnen de kolommen werkt het eigenlijk heel eenvoudig. We plaatsen een document, classificeren het, geven het in de cyclus vrij en hebben er daarna tot de evaluatie geen omkijken meer naar.
Verzamelingen inrichten vraagt vervolgens eenmalig tijd. Wij bieden documenten aan op basis van:
- Processchema
- Locatie
- Tags
De verzamelingen zijn vervolgens vrij logisch opgebouwd. Dus de verzameling op hoofdprocesniveau 'Primair proces' bevat alle documenten met classificatieveld hoofdproces 'Primair proces'. Deelproces 'Intake' bevat alle documenten met classificatieveld 'Intake' etc.
Documenten komen vervolgens netjes onder het juiste mapje in de navigatiestructuur die je op deze wijze op bouwt.
Vanuit een oudere situatie alles naar filters omzetten kan een intensieve klus zijn. Voor mij is het echter een ideale manier geweest om documentmanagement bijna probleemloos te maken.
Een groot voordeel is dat je met een klassieke mappenstructuur sommige documenten niet specifiek in 1 map kon plaatsen, dus ging je of dubbel een document plaatsen of het was moeilijker vindbaar. Met filters kan je het mogelijk maken dat het in beide mappen getoond wordt, terwijl je beheer blijft houden op slechts 1 document.
Mocht je een keer in Winterswijk zitten, dan wil ik gerust eens langs komen en/of meedenken (als mede Winterswijker het minste wat ik kan doen :-))
Gr. Thomas de Roos
Hoi Thomas,
Dank voor je uitgebreide reactie en je aanbod. Ik wil er in het nieuwe jaar graag gebruik van maken. In principe werk ik op woensdag en donderdagmiddag in het SKB, maar op een andere dag is het ook mogelijk om een afspraak te maken. Wil je mij jouw e-mailadres sturen, zodat we in januari een afspraak kunnen plannen. Je kunt mij bereiken via m.de.pree@slingeland.nl
Groet, Margreet de Pree
Dank voor je uitgebreide reactie en je aanbod. Ik wil er in het nieuwe jaar graag gebruik van maken. In principe werk ik op woensdag en donderdagmiddag in het SKB, maar op een andere dag is het ook mogelijk om een afspraak te maken. Wil je mij jouw e-mailadres sturen, zodat we in januari een afspraak kunnen plannen. Je kunt mij bereiken via m.de.pree@slingeland.nl
Groet, Margreet de Pree
groet
Cécile
groet
Cécile
Wij hebben eigenlijk continu dit gehanteerd. Onze hoofdzakelijke mappenstructuur in de verzamelingen is gebaseerd op ons hoofdprocesschema. Door de filters die zijn gemaakt in de verzamelingen definieer je eigenlijk dus dat alle documenten met een bepaald kenmerk in die verzameling worden geplaatst. Vooraf moet je in de veldenonderdeel in het applicatiebeheer van iDocument, de filtervelden instellen (bijv. processen, type document, etc.). In de iDocument module moet je op mapniveau bepalen dat je met deze velden werkt. Bij ons zijn dat allemaal eenvoudige lijstvelden overigens. Bij processen heb je de mogelijkheid om meerdere processen te selecteren. Bij Type document is het mogelijk om slechts één type te kiezen.
Een voorbeeld: Ik heb een arbobeleid geschreven en plaats die in Infoland. In de documenteigenschappen van het document definiëren we dan de velden ‘Proces’ en ‘Type document’. We hebben een deelproces “Instroom personeel”, waar dit interessant voor is. Het arbobeleid is echter ook interessant voor een ander proces, bijvoorbeeld deelproces ‘Arbo ondersteuning bieden’. Daarnaast vul ik het type document in: ‘Beleid’.
Dus als we het arbobeleid als document maken en plaatsen in Infoland, koppelen we het aan een deze specifieke processen (of soms meerdere processen). Zogauw je het toevoegt aan deze processen, en dit type document, wordt het automatisch ook gevuld in de filterverzameling ‘Instroom personeel’ en ‘Arbo ondersteuning bieden’.
De filters kan je zo gek maken als je zelf wilt overigens. Ik heb in de afgelopen jaren ook bijv. filters gebruikt voor het samenstellen van een introductiemap, of een calamiteitenmap. De werking tussen de filters en de verzamelingen is daarom dus wel interessant!
Mocht je meer info willen, of een specifieke vraag hebben, mail me dan maar t.d.roos@dji.minjus.nl
Reageer
Word lid van de Infoland Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.