Vraag

Handhaving termijnen voor revisies

  • 2 March 2020
  • 5 reacties
  • 128 Bekeken

Badge +2

Beste allemaal,

Is er een list voor het volgende probleempje?

Je document heeft een deadline voor de geldigheidsduur en die stel je in met: te controleren vóór (datum), en die datum is bij ons vastgesteld op 2 jaar na autorisatie.

De notificatie voor deze controle komt 90 dagen voor de deadline voor het controleren en als je die controle 1 dag voor het verstrijken uitvoert dan overschrijdt je geen enkele deadline. Blijkt bij die controle dat er een nieuwe versie aangemaakt moet worden dan gaat de termijn voor het schrijven van een concept in en dat is 3 weken, daarna de beoordeling (2 weken) en dan nog autorisatie (1 week). Nu worden deze termijnen zeer vaak overschreden en soms echt heeel lang (maanden). Al die tijd zit je dus met een gepubliceerd document wat eigenlijk over zijn geldigheidsduur is. Er zijn eigenlijk geen consequenties en dat document kan technisch eindeloos zo blijven staan.

Daar moeten wij zelf op managen natuurlijk (dien we ook) maar wat ik lastiger vindt is dat het niet zichtbaar is voor de lezers dat het document eigenlijk ‘over de datum’ is. Wat is fijn zou vinden is dat er ergens zichtbaar zou worden: Document verlopen (of iets dergelijks) voor de lezers.

Heeft iemand hier al iets op verzonnen?


5 reacties

Reputatie 4

Hoi Hanneke,

 

Een mogelijke oplossing is om een publicatie einddatum in te stellen, als deze verstreken is, is het document niet meer te raadplegen voor lezers, maar dit is wellicht wat rigoreus. Helaas is er nu geen manier om aan lezers te tonen dat het document eigenlijk over de datum is, anders dan de laatste controledatum te tonen bij het document. Lezers moeten echter wel een extra handeling doen (‘Toon extra info’ bij een document aanklikken) om dit in te zien.

 

Ik ben ook benieuwd hoe andere organisaties hier mee om gaan!

Reputatie 4

Gelukkig zeg je zelf al dat jullie moeten managen dat de deadlines niet zo drastisch overschreden worden. Ik vraag me oprecht af wat de toegevoegde waarde is om op de een of andere manier aan een lezer van het document te laten weten dat het document over datum is. Wat wordt de lezer geacht met deze informatie te doen? Staat het iemand op dat moment vrij het protocol te negeren? In mijn ogen creeer je alleen onzekerheid.

Bottom line is dat het zover niet zou mogen komen. Een overschrijding van enkele weken zou je nog kunnen accepteren, maar als het maanden duurt dan heb een probleem. Een mogelijkheid is nog de intensiteit van documentcontrole te vergroten (dwz, niet om de 2 jaar, maar vaker), om ruimte te creeeren voor het schrijven en beoordelen van een nieuwe versie als er wat mis mocht zijn. Maar dat brengt weer zijn eigen extra beheerlast met zich mee.

Reputatie 2
Badge +1

Wij lopen ook tegen die probleem aan. Om hier grip op te houden, werken we met 2 document beheerders die het document actief uitzetten bij de schrijvers. wij nodigen onszelf ook uit als schrijver. op deze manier ontvangen wij zelf ook de berichten rondom het document. 

technisch werkt dit helemaal prima. in de praktijk natuurlijk niet. Je bent afhankelijk van anderen om de evaluatie te doen/ uit te voeren. Ik ben erg benieuwd hoe @Job Kramer ervoor zorgt dat het niet zover komt. vanuit de rol van document beheerder heb ik geen enkel pressie middel om ervoor te zorgen dat schrijvers doen wat hen gevraagd word. Ook het na mailen/ vragen levert geen snellere reacties op.

Volgens mij moet het een besluit zijn van de organisatie om hier op te sturen en eventuele consequenties aan te verbinden (zoals document laten vervallen in het uiterste geval).

Wij hebben de notificatie termijn op 60 dagen gezet. Als het in 60 dagen niet lukt, zal het in 90 dagen of meer ook niet lukken. Uitstel is natuurlijk altijd mogelijk als er redenen zijn waarom het niet op tijd lukt, anders als ‘nog geen tijd voor gehad'. 

Als iemand een gouden tip heeft om het evalueren beter onder de aandacht te krijgen, dan hou ik me aanbevolen!

Reputatie 4

@Sophie van Manen je hebt natuurlijk helemaal gelijk dat het een besluit van de organisatie moet zijn om te sturen op het tijdig beoordelen en schrijven van documenten. Als beheerder heb je hier meestal weinig directe invloed op.

Feit is helaas wel dat, als een organisatie zich hier niet aan committeert, geen enkel technisch hulpmiddel soelaas kan bieden. Het enige dat je dan kunt doen is met de leiding de discussie aangaan, om te proberen dat commitment wel te bewerkstelligen. Sancties zijn daarbij een uiterste drukmiddel. Als de cultuur is dat men het normaal vindt dat kwaliteit belangrijk is en dat het tijdig beoordelen en schrijven van document daar een onderdeel van is, dan zullen sancties zelden nodig zijn.

Sorry voor de open deuren, maar ik kan het niet mooier maken dan het is.

Reputatie 5
Badge +8

Persoonlijk denk ik wel dat het handig is om de lezer te laten weten dat een document “mogelijk verouderd” is.

Dit soort dingen gaan toch navraag opleveren. Zeker bij documenten met bijvoorbeeld een houdbaarheid van 4 jaar. (de max voor veel externe audits, met goede reden)

Als documenten daar echt overheen zitten, kan het de gebruikers triggeren hier bij collega's navraag over te doen, waardoor je eigenlijk al direct een controle krijgt en (hopelijk) een reactie van de inhoudsdeskundigen om het document als “gecontroleerd” te laten labellen of te herschrijven op de punten waar het niet meer accuraat is.

Dit heeft naar mijn mening de voorkeur dan vanaf boven documenten inschieten voor controle door documentbeheerders. Dan wordt het een “je moet dit nog even controleren” ipv dat de mensen op de werkvloer eigenaarschap nemen van hun documentatie.

De lezer heeft namelijk anders zonder heel expliciet te zoeken helemaal geen idee hoe oud of nieuw een document dat niet frequent wordt geraadpleegd is.

 

Voor de beheerders (maar ook maatschappen / teamleiding) zou het heel prettig zijn om management informatie dashboards te hebben over iDocument. Waarin gewoon staat hoe veel documenten binnenkort gecontroleerd moeten worden en hoeveel er vervallen zijn. Een NIAZ beoordeeld organisaties immers ook op % verstreken documenten. Nu kan je dat soort dingen natuurlijk met rapportages zien en in de beheer zelf in de mappen. Maar daarmee blijft het wel wat meer verborgen. Zo kan men er sneller op sturen en de voortgang inzien.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring