Hebben jullie een beleid m.b.t. mediabeheer in Zenya?

  • 26 September 2023
  • 2 reacties
  • 111 Bekeken

Reputatie 2
Badge +6

Wij zijn ondertussen een kleine twee jaar aan het werk met de module Documenten en Zenya.

Daarbij zijn (bijna ongemerkt, aangezien het Mediabeheer wat verstopt zit binnen de module DOC) heel wat afbeeldingen in de Mediaknooppunten terechtgekomen. Die hebben dikwijls geen duidelijke benaming, of zitten dubbel in de mediabibliotheek (wanneer de afbeelding in meerdere documenten werd gebruikt).

Wanneer een afbeelding gewijzigd moet worden, hebben schrijvers bvb. ook niet de gewoonte om via rechtermuisknop > ‘Afbeelding informatie’ een nieuwe versie van een afbeelding te gaan toevoegen. Er wordt doorgaans gewoon een nieuwe afbeelding in het document gezet, die ook weer als nieuwe afbeelding in de mediabibliotheek terechtkomt.

Zo zijn onze Mediaknooppunten al snel een overzichtelijk kluwen geworden, en voor dit helemaal zo is, zouden we graag werk maken van een beleid voor het beheer van media in Zenya. Ik denk dan aan afspraken rond

  • benaming van afbeeldingen
  • op welk niveau in de mappenstructuur een mediaknooppunt wordt ingesteld
  • afspraken met schrijvers m.b.t. het invoegen van media
  • ...

Zijn er organisaties die al zo’n beleid (of enkele aanknopingspunten) hebben en die dit willen delen?

Daarnaast merk ik ook dat het mediabeheer op zich misschien ook wel gebruiksvriendelijker kan. Ik vind niet makkelijk mijn weg doorheen de afbeeldingen. Een optie waarbij je alle afbeeldingen die nergens (meer) gebruikt worden, zou kunnen selecteren en archiveren zou welkom zijn. En het zou bvb. ook een grote meerwaarde zijn wanneer schrijvers zelf stroomschema’s zouden kunnen maken en aanpassen via de editor in Zenya.


2 reacties

Badge

wij zijn ook nog zoekende wat de juiste manier is om een media bestand over te nemen in de module DOC.

In mediabeheer worden alle media opgeslagen die auteurs in de documenten plaatsen.

Hierdoor worden afbeeldingen in een document geplaatst en weer verwijderd omdat deze niet te lezen zijn of niet duidelijk genoeg zijn. Al deze afbeeldingen blijven in mediabeheer staan. Hierdoor vervuilt dit systeem enorm. Documentbeheerders kunnen achterhalen welke afbeelding niet wordt gebruikt maar dat kost veel tijd omdat dit per afbeelding gaat. Schrijvers kunnen niet in mediabeheer alleen document beheerders. Schrijver kan wel titel toevoegen maar niet aanpassen. 

Het zou zeer praktisch zijn om een overzicht (zoals velden overzicht meldingen of mappenstructuur) te zien welk bestand gekoppeld is aan document(en) en welke niet in gebruikt zijn. In dit media overzicht zou door middel van selectie de ongebruikte bestanden verwijderd dienen te worden. Ook de naam van de afbeelding eventueel aanpassen zou praktisch zijn. 

 

Reputatie 3
Badge +6

Goedemiddag,

 

Wij vragen om de afbeelding te beginnen met het document ID en hierna een eventuele omschrijving.

Het mediabeheer is inderdaad naar mijn mening verstopt en zou meer zichtbaar mogen zijn.

De mediamappen zouden wat mij betreft de documentmappen mogen volgen, dit is nu bij ons in ieder geval niet zo.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring