Vraag

Heeft er iemand ervaring met werkgroepen documentbeheer?

  • 21 January 2019
  • 2 reacties
  • 240 Bekeken

Badge +1
Beste communityleden

Graag had ik ervaringen uitgewisseld met organisaties die werken met een werkgroep of een comité m.b.t. documentbeheer.
Om even mijn vraag verduidelijken: bij opstart van iDocument in onze organisatie zijn we gestart met een werkgroep documentbeheer die mee heeft geholpen om het grote geheel te stroomlijnen. Nadien kwam deze werkgroep ad hoc nog wel eens samen om dringende vragen m.b.t. het beheren van documenten te bespreken en op te lossen.
Daarna is deze werkgroep langzaam verdwenen.

Nu kregen we de vraag vanuit het hoger management om na te gaan of we deze werkgroep nieuw leven in kunnen blazen.
Graag wil ik even met jullie van mening wisselen of jullie een actieve werkgroep documentbeheer in jullie organisatie hebben en zo ja, wat het doel van deze overlegmomenten zijn, hoe vaak jullie samen komen? Wie er in vertegenwoordigd is?
Zo neen, waar worden dan iDoc bezorgdheden of rapportages besproken?

Alvast hartelijk dank voor jullie bijdrage en antwoorden.

Ulrike

2 reacties

Hallo Ulrike,

In de organisatie waar ik werk, is een pilot project, waarin wordt gewerkt met een werkgroep documentbeheer, voor een bepaalde onderdeel van de organisatie.

De werkgroep is als volgt samengesteld:
  • Medewerker kwaliteit en veiligheid
  • Diverse leidinggevenden, als afgevaardigden van alle betrokken divisies van het organisatieonderdeel.
  • Medewerker documentbeheer (dan ben ik)
De werkgroep heeft 2 hoofd functies:
  • De eerste is een tijdelijke functie, namelijk i.v.m. de fusie met 2 andere organisaties, moeten alle documenten worden herzien en samengevoegd/opgeschoond. De werkgroep heeft hierin een sturende/uitvoerende rol.
  • De tweede functie is een structurele, namelijk het uitvoeren van de autorisatie rol en in verband hiermee, alle documenten beoordelen op relevantie voordat zij worden opgenomen, om er zodoende voor te zorgen, dat het systeem alleen documenten bevat, die aan vastgestelde voorwaarden voldoen.
Naar aanleiding van de pilot en het succes ervan, worden er nu meerdere vergelijkbare werkgroepen samengesteld (totaal 3), die zelfde functie hebben voor andere organisatieonderdelen.

Hopelijk heb je wat aan deze informatie. In ieder geval succes toegewenst!

Mieke
Reputatie 2
Badge +6
Beste Ulrike,

Binnen onze organisatie hebben wij een platform iProva; Met hierin manager Zorg; Manager Kwaliteit ; Functioneel en Technisch beheer iProva. In dit overleg worden brede zaken mbt iprova besproken. Maar ook escalaties mbt management rapportages.

In onze organisatie hebben wij centraal beheer iDocument. Centraal beheer zorgt ook voor management rapportage dat via algemene rapportage naar het management wordt gestuurd.

Op elke afdeling is er een aandachtsvelder mbt iDocument. min 2x per jaar organiseren wij een overleg voor al deze aandachtsvelders. hierin bespreken wij de ontwikkelingen. maar ook de rapportage.

Omdat wij centraal beheer hebben ( muv beheer apotheek, lab etc) bewaakt centraal beheer de aanvragen voor nieuwe documenten. Controleert of er dubbelingen zijn en schakelt met afdelingen over de meerwaarde van documenten.

Mocht je nog vragen hebben mag je mij altijd een bericht sturen.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring