Vraag

Hoe borgen jullie de kwaliteit van documenten?

  • 3 November 2021
  • 6 reacties
  • 200 Bekeken

Badge

Dag allemaal,

Bij ons in het ziekenhuis (Oogziekenhuis Rotterdam) is de wens om in 2022 een kwaliteitsslag te maken in het documentbeheer. Elk document wordt minimaal elke twee jaar beoordeeld door de authorisator(s). We werken met iProva en decentrale documentbeheerders (per afdeling of zorgpad). Toch merken we dat de kwaliteit van veel documenten onvoldoende is, dat documenten niet (meer) relevant of tegenstrijdig zijn qua informatie, dat werkwijzen of protocollen niet zijn vastgelegd en dat er documenten gebruikt worden die niet in iDoc staan.

Daarom kom ik graag in contact met documentbeheerders van ziekenhuizen waar dit wél goed gaat. Hoe borgen jullie de kwaliteit van documenten? Hebben jullie tips of suggesties? Het lijkt me prettig om een aantal van jullie te spreken, telefonisch of via beeldbellen. 

Groet, 

Jarinne Woudstra-de Jong (adviseur kwaliteit en veiligheid, Het Oogziekenhuis Rotterdam)


6 reacties

Reputatie 2
Badge

Dag Jarinne,

Er zijn zeker een paar hele goede voorbeelden te vinden in het land. Mocht je nog geen tips hebben gekregen, bel me dan even. Dan praten we hier over door en kan ik je mogelijk in contact brengen met andere ziekenhuizen.

Reputatie 4
Badge +7

Hoi @jdjong, Jarinne,

Wij hebben een aantal jaren geleden dit probleem bij ons getackeld door de decentrale beheer structuur los te laten en over te gaan naar centraal beheer van de documenten. 

Wij hebben twee centraal beheerders die de documenten beheren, zij zorgen voor het redigeren van de documenten, de beoordeling en autorisatie en de herbeoordeling van de document. De inhoud van de documenten blijft de verantwoordelijkheid van de afdeling / inhoudsdeskundige. Door de centraal documentbeheerders wordt ook bewaakt dat er geen dubbele documenten dan wel tegenstrijdige documenten gemaakt worden. 

Dit heeft bij ons echt een boost in de kwaliteit van de documenten opgeleverd. 

 

gr André

Goedemorgen @jdjong,

Wellicht heb je ook iets aan deze informatie: https://community.infoland.nl/beheer-licenties-en-overige-thema-s-105/hoe-organiseer-je-het-beheer-van-iprova-1635 

Reputatie 4
Badge +5

Dag,

Wij hebben 1-2 centrale documentbeheerders die verantwoordelijk zijn voor alles behalve de inhoud van de documenten. Wij werken met een checklist waarin staan dat bepaalde rapportages gedaan moeten worden (wekelijk/maandelijks), de taken zijn bij ons ook verwerkt in outlook. De rapportages slaan wij op als bewijsvoering dat het uitgevoerd is.  We controleren of lay-out van bepaalde documenttype correct is. etc..

Enkele voorbeelden om jezelf makkelijker te maken

  • Een aparte mailadres voor de documentbeheerder voor verzoek nieuwe documenten/vragen/etc
  • Draaien van rapportages en actief personeel benaderen en/of mailen.
  • Verschil in taken tussen de 2 centrale documentbeheerders. Bijvoorbeeld de ene krijgt controle/revisie taken en de andere niet.  

Groet,

Khar-Cheong

Reputatie 1
Badge +2

Dag Jarinne,

In OLVG werken wij met decentrale documentbeheerder en voor de ziekenhuisbrede protocollen met centrale beheerders. Om te zorgen dat de afdelingen hun documenten op orde houden hebben wij voor elke eenheid rapporten gemaakt. De Unitleider (arts) is eindverantwoordelijk voor het beheer op de afdeling.1 keer in het kwartaal wordt er een ook een rapport gemaakt die naar de RvB en RvT gaat. 

Wij werken voor de zorginhoudelijke protocollen met 1 sjabloon. Om de inhoud van de protocollen te verbeteren worden er in OLVG EBP (Evidence Based Practice) trainingen gegeven. Daarnaast hebben wij in het sjabloon de kop: referenties/bronnen verplicht gemaakt zodat medewerkers geen protocollen kunnen schrijven zonder referenties. Bij revisie moet er ook gekeken worden of de meest recente bronnen zijn geraadpleegd.

 

Groetjes

Michaila

Reputatie 5
Badge +8

In het Ikazia hebben wij ook decentraal beheer. Voorwaarde daarbij is wel dat iemand wordt gekozen die affiniteit heeft met deze taak en de training en kennis van het beleid op orde is.

 

Ook wij werken met kwartaal rapportages om de “gezondheid” van de documentgebieden te monitoren. We hebben daar een commissie voor die zich met het pakket en de kwaliteit bemoeid.

 

Uiteindelijk is de kwaliteit van de inhoud natuurlijk wisselend. We hebben vaste sjablonen, maar b.v. met  de toevoeging van interactieve documenten waar het verplichten van onderdelen lastig is zie je dat dat aan stijlverschillen onderhevig is. Uiteindelijk gaat het erom dat de doelgroep goed om kan gaan met de geboden documenten, dus een beheerder waarbij de communicatie goed verloopt is erg belangrijk.

 

We kunnen het er natuurlijk een keer over hebben als stadsgenoten, dat is geen probleem.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring