Beantwoord

Hoe creëer je betrokkenheid onder documentbeheerders?

  • 18 December 2018
  • 4 reacties
  • 285 Bekeken

Beste lezers,

Voor ons nieuwe documentmanagementsysteem zijn we opzoek naar 'manieren' hoe we betrokkenheid onder documentbeheerder kunnen creëren en beïnvloeden. Vorige implementatietrajecten hebben helaas weerstand opgeroepen t.o. het nieuwe systeem, waarmee we op 1 maart 2019 live gaan. Hebben jullie tips en tops over hoe jullie dit aangepakt hebben?

Hoor heel graag van jullie.

Groeten,
Lotte Visser
icon

Antwoord op het topic Peter Mijsberg 20 December 2018, 13:41

Bekijk origineel

4 reacties

Reputatie 5
Badge +8
Wij werken met een centraal beheer. Maar ik heb ondervonden dat het aanbieden van portalen waar ze zelf hun zoekvelden kunnen definiëren een grote motivatie is. Zo kunnen ze zelf nadenken over wat ze hoe willen vinden/indelen.

Op sommige portalen maken we zowel een boomstructuur met de verzamelingen als verschillende portaal-specifieke metadata (of zoekvelden).
Reputatie 1
Badge +2
Wij hebben bij de vorige implementatie de documentbeheerders actief betrokken bij tot standkoming van de nieuwe portalen. Daarbij moet wel worden aangetekend dat wij in principe central beheer hebben met enkele uitzonderingen; OK, klinisch lab en apotheek. Juist deze groepen hebben we heel actief betrokken. dat werkte heel goed.
Reputatie 1
Badge +1
Inderdaad betrekken bij het hele proces van ontwerpen en implementeren en daarna zijn we iD-café's gaan organiseren waar mensen vragen konden stellen en tips en trics uit konden wisselen.
Reputatie 3
Badge +5
Betrek ze er inderdaad bij, maar maak het ook concreet: 'waarom gaan we dit gebruiken en wat betekent dat voor mijn werk'. Het moet vooral geen 'ICT-dingetje' worden, het moet hun systeem worden.

Als je een afdeling hebt die er wel enigszins postitief tegenover staat, gebruik deze als showcase. Het helpt enorm als je kunt laten zien hoe een andere afdeling ermee werkt en hoe zij dat ervaren.

Wij hadden erg veel documentbeheerders, waardoor de betrokkenheid en de kennis verwaterde. We hebben het aantal beheerders behoorlijk teruggebracht. Het is nu echt een taak geworden en niet iets 'wat je er even bij doet', waardoor niet alleen de kwaliteit van beheer, maar ook de betrokkenheid is toegenomen.

En als laatste: zorg ervoor dat dit gedragen wordt door het management. Zij moeten het belang ervan inzien en dat ook uitdragen.

Succes!

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring