Vraag

Hoe duidelijk zichtbaar maken dat een document gearchiveerd is?

  • 15 October 2020
  • 3 reacties
  • 123 Bekeken

Badge +2

Is het mogelijk om op een gearchiveerd document, zichtbaar te maken dat het een gearchiveerd document is.  We hebben al restricties ingesteld voor wie er toegang heeft, maar is het dan alsnog mogelijk om duidelijk te laten zien dat het een gearchiveerd document is?

 


3 reacties

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @D.Bokx,

Alle document die gearchiveerd worden komen in het documenten archief te staan en zijn daarmee niet meer zichtbaar voor de '’normale gebruiker'’. Alleen gebruikers met rechten tot het archief kunnen deze gearchiveerde versies inzien en moeten hiervoor naar een aparte plek. Voor die gebruikers zullen deze documenten dus niet tussen de gepubliceerde versies staan.

 

Daarnaast is het zo dat als je een document vanuit het documenten archief bekijkt dit altijd getoond wordt door het tabje gearchiveerd rechts bovenin. 

 

Badge +2

Hoi @Dennis Langenhuijsen 

 

Bedankt voor je reactie. Wij hebben in de afgelopen maand een audit gehad in ons bedrijf, waaruit bleek dat dit voor een buitenstaander niet duidelijk genoeg is, daarom de vraag of het ook op het document zelf duidelijk gemaakt kan worden op de een of andere manier.

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @D.Bokx 

Ik kan de opmerking van de auditor begrijpen, maar ben het er niet geheel mee eens. Echter het archief zit in iProva op een aparte plek, waar je dus ook apart naar toe moet navigeren. Daarnaast wordt in de lijst van documenten die je daar te zien krijgt ook de gearchiveerde datum weergeven. 

Daarnaast kom je dus alleen als je bepaalde rechten hebt in het archief en zal je daar bewust naar toe gaan. Tevens kom je als buitenstaander in principe niet in het archief. Stel dat je document deelt met een externe zal altijd de meeste recente / gepubliceerde versie gedeeld worden. 

 

Dat gezegd hebbende kan ik alleen de mogelijkheid bedenken dat je een veld aanmaakt '’Gearchiveerd'’ wat je extra aan vinkt voordat een document gearchiveerd wordt. Maar dan ga je wel dubbel doen wat het systeem in principe ook voor je doet. Wenselijk lijkt het me niet. 

Wellicht zijn er nog andere klanten die een zelfde opmerking hebben gehad en hier iets op bedacht hebben?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring