Hoe komt het dat de controleknop de laatste tijd niet altijd goed werkt?

Hoi ​@Simone 

Ik stel voor dat je dit eerst binnen je eigen organisatie bespreekt met de functioneel beheerder. We hebben namelijk geen signalen over soortgelijke kwesties van andere klanten ontvangen.
Daarnaast is het goed om onderstaand “Zenya jargon” mee te nemen in de bespreking:

• Beoordelen: dit is de status tussen "Concept” en "Gepubliceerd” en dit leidt naar taken voor beoordelaars en autorisatoren
• Controleren: dit is een taak die betrekking heeft op een reeds gepubliceerd document en die standaard wordt toegewezen aan documentbeheerders. Deze taak kan gedelegeerd worden aan andere personen die als beoordelaar of schrijver zijn betrokken bij een document

Beide acties leiden namelijk tot een gele alertbalk, vandaar dat het onderscheid belangrijk is om je situatieschets beter te duiden.

Voor het delegeren van een controletaak geldt overigens het volgende: je kunt een controletaak niet delegeren aan iemand die (ook) documentbeheerder is. De reden is dat alle documentbeheerders de taak hebben om het document te controleren.

Tot slot: als je functioneel beheerder geen verklaring heeft voor dit gedrag, dan kan hij/zij hiervoor een ticket indienen bij onze Servicedesk voor nader onderzoek.

Beste Chaim, 

Uiteraard heb ik dit ook al met functioneel beheer van mijn eigen organisatie besproken en dat schrijf ik ook in mijn melding en ook waarom het lastig is om dit uit te zoeken omdat de actie nergens uit blijkt.

Over jouw opmerking over KMS-jargon : ik schrijf in de melding ook diverse malen, tot 4 x toe ook “in controle zet:”, “controleur”, controle-datum” dus ik weet niet waarom jij dat zo schrijft maar ikzelf weet het verschil tussen controleren en beoordelen wel en volgens mij blijkt dit ook gewoon duidelijk uit mijn melding. 

En ook weet ik dat je documentbeheerders geen controle-taak kan toebedelen maar dat kan het gewoon niet en bij wat ik meld lijkt alles in eerste instantie goed te gaan maar is dat toch niet zo. Ook schrijf ik dat wanneer ik het op een ander moment bij hetzelfde document nogmaals probeer dat het dan wel lukt dus het heeft helemaal niet met het proberen toebedelen van een controletaak aan een documentbeheerder te maken. 

Omdat het een nogal lastig probleem lijkt heb ik deze melding gemaakt met de vraag of anderen toevallig ook het probleem ervaren (als gebruikers dan trouwens al door hebben dat er na de controle inzetten eigenlijk helemaal niets gebeurd). 

groet, Simone 

​@Simone, Zojuist even gekeken en dit probleem speelt ook binnen onze organisatie.

Hoi ​@Kayleigh,

Zou je dat dan willen melden bij onze servicedesk met een voorbeeld? Zij kunnen dit dan verder onderzoeken.

Beste Kayleigh, dank je wel voor je reactie en dat vreesde ik dus al. Het is een heel vreemde fout die optreedt en dit gaat voor misverstanden leiden omdat niet iedereen let of de taak ook daadwerkelijk wordt ingezet omdat men ervan uit gaat dat KMS gewoon goed werkt. Ik ga het nogmaals melden bij ons eigen functioneel beheer zodat zij het kunnen melden aan Zenya, ik neem aan dat jij het ook gaat melden. Groet, Simone 

Zojuist navraag gedaan, onze centraal documentbeheerder heeft hier zeker last van, de workaround is nu dat ze extra alert is op de gele balk, komt die niet voert ze de handeling nogmaals uit. Helaas geen voorbeeld op dit moment bij de hand. Probleem is al langere tijd zo geeft ze aan.

Met groet,

Anja