Beantwoord

Hoe krijg ik een overzicht van alle beheermappen (Excel)?

  • 8 July 2020
  • 7 reacties
  • 160 Bekeken

Reputatie 1
Badge +5
  • Ervaren Conversator
  • 22 reacties

Hallo,

 

Wij zijn op het moment bezig met het opnieuw inrichten en indelen van onze portalen en beheermappen.

Vanuit Infoland kregen wij een tijd geleden de tip om een overzicht te maken van alle beheermappen en hier dan vervolgens de nieuwe situatie naast te noteren. Dit zodat je alle beheermappen uiteindelijk ergens hebt ingedeeld en niets vergeet.

Echter, het lukt ons (en ons applicatiebeheer) niet om een rapportage of iets te draaien, zodat we hier een overzicht van krijgen. Is het mogelijk om op de een of andere manier een uitdraai in Excel te krijgen van alle beheermappen die wij op het moment hebben?

 

Groetjes,

Mila

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 16 July 2020, 08:43

Bekijk origineel

7 reacties

Hoi @Mila,

Je kunt een tabelrapport gebruiken, je ziet daarin dan alle mappen waarin documenten staan. Niet helemaal wat je zoekt waarschijnlijk maar wellicht toch bruikbaar.

Je kunt dan deze instellingen gebruiken:

  • Ga naar Rapportage, maak een tabelrapport aan voor Documenten
  • Kies als horizontaal veld ‘Status’
  • Kies als verticaal veld ‘Map’
  • Selecteer bij de reeksen voor ‘Status’ alle statussen
  • Selecteer bij de reeksen voor ‘Map’ alle mappen apart, maak dus geen gebruik van ‘inclusief subitems’:|
  • Wanneer je het rapport opslaat en daarna bekijkt, kun je het ook naar Excel exporteren
Reputatie 1
Badge +5

Beste @Inge Kuijpers ,

 

Dankjewel, hier hebben we al meer aan.

Wat voor ons jammer is, is dat we in de rapportage de niveaus van de mappen niet kunnen zien. Wij hebben veel submappen, die we willen gaan reduceren, maar voor nu moeten we deze allemaal in beeld hebben en het zou fijn zijn als we dan konden zien onder welke hoofdmap submappen vallen etc.

Ook staan in mijn rapportage de mappen kris kras door elkaar, ze staan niet op alfabetische volgorde, maar ook niet op de volgorde zoals ik ze heb aangeklikt in de rij bij ‘Verticale reeksen'. Is hier nog iets aan te doen?

Groeten,

Mila 

Je zou dan het veld ‘Pad’ nodig hebben in plaats van ‘Map'. Dit veld kun je echter niet gebruiken in het tabelrapport of in een staart- of taartdiagram.

Een alternatief met wel wat ‘knipwerk’ is een rapport van type ‘Lijst van documenten'.

Hierin neem je dan de kolom ‘Pad’ op en je sorteert het rapport op deze kolom.

Reputatie 1
Badge +5

Dankjewel @Inge Kuijpers, het is inderdaad wat knipwerk, maar dit is wel wat we nodig hebben!

Badge

Hallo,

 

Wij zijn op het moment bezig met het opnieuw inrichten en indelen van onze portalen en beheermappen.

Vanuit Infoland kregen wij een tijd geleden de tip om een overzicht te maken van alle beheermappen en hier dan vervolgens de nieuwe situatie naast te noteren. Dit zodat je alle beheermappen uiteindelijk ergens hebt ingedeeld en niets vergeet.

Echter, het lukt ons (en ons applicatiebeheer) niet om een rapportage of iets te draaien, zodat we hier een overzicht van krijgen. Is het mogelijk om op de een of andere manier een uitdraai in Excel te krijgen van alle beheermappen die wij op het moment hebben?

 

Groetjes,

Mila

Hoi,

Je zou eigenlijk in iedere (sub)map een specifiek gepubliceerd ‘inactief’ test-document moeten hebben. Op het moment dat je dan een rapportage draait met de filters alle (sub)mappen en ‘inactieve’ documenten, moet de rapportage alle (sub)mappen bevatten met in ieder geval de inactieve test-documenten.

succes,

Ben

Kan ik via deze weg een overzicht krijgen van alle instellingen per submap?  We zullen ook heel veel submappen krijgen in onze omgeving.

Tijdens een (interne en externe) audit is het nuttig om aan te tonen welke eigenschappen van de submappen afwijken van deze in de hoofdmap.

Moest ik dit ook in een excel krijgen, zou dat een mooi overzicht kunnen vormen.  Kan dan inderdaad ook dienen bij “onderhoud” van de structuur zoals de oorspronkelijke vraag gesteld is.

Hoi @Verschaeren Jan,

Helaas kun je in het rapport niet de instellingen van een map opnemen, het rapport bevat enkel gegevens over documenten.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring