Hoe krijg ik een overzicht van alle beheermappen (Excel)?

Hoi @Mila,

Je kunt een tabelrapport gebruiken, je ziet daarin dan alle mappen waarin documenten staan. Niet helemaal wat je zoekt waarschijnlijk maar wellicht toch bruikbaar.

Je kunt dan deze instellingen gebruiken:

• Ga naar Rapportage, maak een tabelrapport aan voor Documenten
• Kies als horizontaal veld ‘Status’
• Kies als verticaal veld ‘Map’
• Selecteer bij de reeksen voor ‘Status’ alle statussen
• Selecteer bij de reeksen voor ‘Map’ alle mappen apart, maak dus geen gebruik van ‘inclusief subitems’:|

  

• Wanneer je het rapport opslaat en daarna bekijkt, kun je het ook naar Excel exporteren

Beste @Inge Kuijpers ,

Dankjewel, hier hebben we al meer aan.

Wat voor ons jammer is, is dat we in de rapportage de niveaus van de mappen niet kunnen zien. Wij hebben veel submappen, die we willen gaan reduceren, maar voor nu moeten we deze allemaal in beeld hebben en het zou fijn zijn als we dan konden zien onder welke hoofdmap submappen vallen etc.

Ook staan in mijn rapportage de mappen kris kras door elkaar, ze staan niet op alfabetische volgorde, maar ook niet op de volgorde zoals ik ze heb aangeklikt in de rij bij ‘Verticale reeksen'. Is hier nog iets aan te doen?

Groeten,

Mila 

Dankjewel @Inge Kuijpers, het is inderdaad wat knipwerk, maar dit is wel wat we nodig hebben!

Hoi,

Je zou eigenlijk in iedere (sub)map een specifiek gepubliceerd ‘inactief’ test-document moeten hebben. Op het moment dat je dan een rapportage draait met de filters alle (sub)mappen en ‘inactieve’ documenten, moet de rapportage alle (sub)mappen bevatten met in ieder geval de inactieve test-documenten.

succes,

Ben

Kan ik via deze weg een overzicht krijgen van alle instellingen per submap?  We zullen ook heel veel submappen krijgen in onze omgeving.

Tijdens een (interne en externe) audit is het nuttig om aan te tonen welke eigenschappen van de submappen afwijken van deze in de hoofdmap.

Moest ik dit ook in een excel krijgen, zou dat een mooi overzicht kunnen vormen.  Kan dan inderdaad ook dienen bij “onderhoud” van de structuur zoals de oorspronkelijke vraag gesteld is.

Hoi @Verschaeren Jan,

Helaas kun je in het rapport niet de instellingen van een map opnemen, het rapport bevat enkel gegevens over documenten.