Skip to main content

We hebben een strugle met HR. Ook zij willen best via Zenya de functieomschrijvingen vastleggen en inzichtelijk maken voor alle collega's. Maar op moment dat zij er een nodig hebben, voor een nieuwe medewerker bijvoorbeeld, moet dit een document zijn waar nog informatie aan kan worden toegevoegd, zoals naam van de betreffende personen en leidinggevenden. 

Op dit moment zijn het html documenten die gewoon getoond worden, maar bewaren zij zelf een WORD versie, met het risico op verschillen en uitelkaar gaan lopen van de officiële versie en de ‘getekende versie'.   Een WORD document ‘als downloadbaar formulier’ op Zenya Doc zetten is ook geen optie, want; 
‘als downloadbaar invulformulier’ - geen versie zichtbaar voor andere medewerkers

‘niet invulbaar’ wel zichtbaar voor medewerkers, maar niet downloadbaar en bruikbaar voor HR. 

Help ! heeft iemand een vergelijkbaarprobleem al eens opgelost ? 

@Dorien van den Helm 

Hallo Dorien, zelf werk ik niet met gekoppelde documenten maar ik denk dat dit misschien een oplossing kan zijn.

Het document 2x inleggen.  Document 1 is leidend document en document 2 is gekoppeld aan 1.

Volgens mij kan je op beide document verschillende leesrechten inleggen.

Je kan dan één van beide invulbaar maken en enkel leesrechten voor HR geven.

Het andere zichtbaar voor iedereen en niet als invulbaar.

Bij wijzigingen aan het document heb je ze dan ook bij elkaar zichtbaar onder eigenschappen zodat je het niet uit het oog kan verliezen.

Maar, zoals ik al aangaf, is dit een idee hoe ik eens zou proberen maar heb het zelf nog niet in praktijk gedaan…  🙂 .  

 

PS: ik gebruikte Robin om even mijn redenering te checken en volgens de AI assistent moet het zo lukken 😉 ...

 

 

Hoi @Dorien van den Helm,

Misschien zou je een gestructureerd document kunnen gebruiken?

Je kunt daarin per paragraaf leesrechten instellen en zo bepaalde inhoud alleen zichtbaar maken voor HR.

Beste Els en Inge, 

Dank jullie voor het meedenken, maar  helaas nog steeds geen oplossing. 

m.b.t. antwoord van Els: gekoppelde documenten, dan zijn het nog steeds 2 documenten, dat lijkt me niet een handige manier, en zal de bereidwilligheid van mijn collega's niet ten goede komen. 

Steeds 2 documenten te moeten aanpassen in plaats van 1 wanneer er een (kleine) verandering moet zijn, dat komt vrijwel overeen met de huidige werkwijze (deels buiten Zenya) en biedt dus geen voordeel. 
m.b.t. antwoord van Inge: Het gaat niet om de leesrechten.
Het gaat er juist om dat HR het document kan downloaden en bewerken (+ elders opslaan in specifiek medewerkers dossier) en anderen alleen maar kunnen lezen.
Maar de huidige instellingen van Zenya, maken dat dat niet mogelijk is. Het is nu: of    “allemaal lezen en niet downloaden + invullen” , of  “allemaal kunnen downloaden en niet kunnen lezen in Zenya zelf”. 

Misschien heeft iemand anders nog een passende oplossing, of is het beter dit probleem voor te leggen aan infoland zelf (service desk) als een gewenste aanpassing. 

Hoi Dorien,

Waarschijnlijk zoek je dan wat in dit idee wordt gevraagd:

 

Beste Inge, 

 

Ik heb een en ander doorgelezen en daar lijkt het inderdaad wel op! 

Wordt dit idee uitgevoerd ? 

Je kunt hier lezen hoe we met ideeën omgaan.

Bij het idee zelf worden eventuele updates toegevoegd.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen