Ik lees even mee want wij herkennen de uitdaging.

Als de deelnemers van medezeggeschap ergens binnen de muren van de instelling in het systeem te vinden zijn kun je het digitaal oplossen maar zonder niet.

Wij zien een gelijke uitdaging om feedback op te halen over documenten waarbij iemand namens zijn achterban beoordeeld. Bijvoorbeeld een arts namens het stafconvent, een verpleegkundige namens de VAR of een secretaresse namens het polikliniek registratieteam.

Je wilt niet de gehele achterban als beoordelaar toevoegen. Je wil dat de vertegenwoordiger de informatie bundelt, prioriteert en in één keer aanlevert. Voor de achterban is het echter prettig het document digitaal te kunnen zien. Want geprint is een interactief document heel slecht te beoordelen. 

In de praktijk is het niet werkbaar gebleken dat de vertegenwoordiger en de achterban in een sessie met elkaar het document bekijken.

Wij zoeken dus ook naar een goede methode om een concept interactief document inzichtelijk te maken voor mensen.

Hebben ​@Inge Kuijpers of ​@Chaim Leunissen misschien een idee?

Is er iemand van Infoland die ons hierbij kan helpen?

​@lsnoei en ​@Silvia van Gils 

Zoals Sylvia al aangeeft: als je de medezeggenschap medewerkers een Zenya account geeft, dan kun je ze toegang geven tot concepten (als schrijver) of beoordelaar (via een facultatieve beoordelingsronde).

Het is goed om te weten dat:

• je handmatig accounts kunt toevoegen aan Zenya
• je het instellen van het wachtwoord kunt delegeren aan die gebruiker (op voorwaarde dat je een e-mail adres instelt bij die gebruiker) en
• die gebruiker vervolgens handmatig aan kan melden in Zenya (via de zogeheten "NoSaml”-URL waardoor je een eventuele automatische inlog voorbijsteekt)

Je zou er zelfs een 2FA vanuit Zenya op in kunnen stellen

Ook handig om te weten: zodra je een dergelijk account inactief maakt (i.p.v. verwijdert) telt die niet mee in de licentie. Op die manier hoef je slechts 1-maal een account aan te maken per MZ medewerker, maar telt die tegelijkertijd niet permanent mee in de licentie.

Ik ben benieuwd of dit de gouden tip is?

Ha ​@Chaim Leunissen, dank je. Voor onze centrale cliëntmedezeggenschapsraad is dat een goede optie. Dat is een vast aantal leden die ook niet zo wisselt. Deze raad haalt ook advies op, bij de “achterban”, dit zijn de lokale raden van ouders en verwanten van onze cliënten. Daar gaat onze afdeling IM geen accounts voor aanmaken en daar kan ik ook wel inkomen.

Wens: via 1 link tijdelijk een conceptversie van een interactief document kunnen voorleggen voor besluitvorming. Zoals dat wel gaat met een gepubliceerd document (webshare).
 

Ik heb nog 2 vragen binnen dit onderwerp:

1. In directie- of bestuursvergaderingen staan conceptstukken ter besluitvorming op de agenda. Directie heeft gewoon een Zenya account. Als ik deze mensen schrijver/beoordelaar maak: kan ik dan toch aan de secretaresse 1 hyperlink aanleveren die op de agenda van de directievergadering komt te staan en voor iedereen die de agenda ontvangt, werkt?
2. De term facultatieve beoordelingsronde is voor mij nieuw, kun je me uitleggen hoe ik die kan inzetten om ervoor te zorgen dat men wél kan inzien, maar niet persé een handeling hoeft uit te voeren? Nu hebben we 2 rondes (inhoudelijke beoordeling > vaststellingsronde).

Dank je wel!

Hoi ​@lsnoei 

Met 'facultatief’ bedoel ik een optionele beoordelingsronde die als volgt werkt:

• Vul je geen beoordelaars in voor die ronde, dan wordt de ronde overgeslagen. Dat betekent dat je deze ronde kunt toevoegen aan bestaande beoordelingssjablonen en dat je per document kunt bepalen of de ronde nodig is of niet
• De beoordelaars in deze ronde mogen afkeuren en het document gaat dan terug naar concept. Je mag zelf kiezen of je 1 beoordelaar instelt (secretaresse) of dat je er meerdere instelt en dat 1 afkeuring het document al terugzet naar concept
• Als de beoordelaars niets doen, dan gaat het document na een x tijd automatisch door naar de volgende ronde: ik noem dat "zwijgen is instemmen”, Zenya noemt het automatisch goedkeuren

Zo'n ronde ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Duidelijk ​@Chaim Leunissen, merci.

Weet je misschien ook het antwoord op vraag 1, namelijk: is het mogelijk om 1 URL op een agenda van een vergadering te zetten, die werkt voor alle medewerkers die in de actieve beoordelingsronde zijn opgenomen?

​@lsnoei 

Als alle aanwezigen beoordelaar zijn, dan staat de link al klaar in de takenlijst en soms ook in de mail.
Mocht het interval tussen de overlegmomenten kleiner zijn dan de deadline op de beoordelingsronde, dan zou je er eventueel ook voor kunnen kiezen dat de beoordeling gereed is als 1 beoordelaar heeft goedgekeurd. Men dient dan wel af te spreken dat het oordeel wordt geveld tijdens de meeting, maar er hoeft dan maar 1 op de knop te drukken (de “notulist”).

Een link zonder de mogelijkheid om het beoordelingsresultaat vast te leggen in Zenya is m.i. suboptimaal.

​@Chaim Leunissen , ik snap wel wat je zegt met “een link zonder de mogelijkheid om het beoordelingsresultaat vast te leggen in Zenya is m.i. suboptimaal.”

Wij zorgen voor 1 of 2 formele beoordelaars. En een vaststellaar. Alles in beoordelingsrondes in Zenya.

Maar in een vergadering met alle directeuren komen er stukken voorbij waarbij directeuren elkaar voorzien van input, denkkracht. Zij vinden het echt heel vervelend om taken in systemen te krijgen, die niet echt noodzakelijk zijn. Ze willen in deze context een agendapunt met de daarbij horende link. Als ze vooraf en tijdens de vergadering naast alle toegestuurde stukken en de agenda ook nog in hun eigen systeem op knoppen moeten drukken om een vergaderstuk te kunnen openen (“Kijk in je eigen takenoverzicht in Zenya”) maken we ze gek. Ik kom er nog niet helemaal uit.

​@lsnoei 

Hett zit inderdaad op de grens van de mogelijkheden
Ik hoop dat links in een mail niet persoonsgebonden zijn, anders werkt dit niet:

• Stel een extra beoordelingsronde in voor de genoemde groep - ze behoren namelijk niet tot de reguliere beoordelaars/autorisatoren
• Zet voor die personen alle mailabonnementen over het beoordelen van documenten uit.
• Zet het document in beoordeling bij die groep én initieel ook bij jezelf.(dat voorkomt ook dat ze achteraf mails moeten verwijderen)
• Zorg ervoor dat jij direct de mail krijgt over te beoordelen documenten
• Kopieer de link uit de mail en stuur die door naar de agenda beheerder zodat die de link op de agenda kan zetten
• Haal naar eigen wens jezelf uit de beoordeling van het document
• Vervolgens zou iedereen in de beoordelaarsgroep op de link kunnen klikken om het document op eigen scherm te openen
• Als een van hen op afkeuren klikt, dan gaat het document terug naar concept
• Doen ze niks, dan gaat het document vanzelf door naar de volgende ronde op grond van de deadline die je instelt

Ik ben benieuwd of dit werkt en stel voor dat je met name het aspect van beoordelingslink toesturen en jezelf vervolgens uit de beoordeling halen goed test.

Als je dit direct kunt beleggen bij degene die de agenda van de vergadering opstelt, werkt het nog beter.

Fijn dat je zo meedenkt ​@Chaim Leunissen. Ik ga er even op kauwen!