Beste Ilona,

Bij ons is het documentbeheer ook een doorlopende taak. We merken dat, ondanks dat we er als documentbeheerders strak op zitten, het lastig is om documenten 100% actueel te houden. Vaak wordt in de waan van de dag vergeten om een document te schrijven/beoordelen, wat ertoe leidt sommige documenten niet vóór de “te controleren voor” datum gecontroleerd zijn. Wanneer de deadline voor het schrijven of beoordelen van een document is verstreken, sturen we de schrijver/beoordelaar/autorisator een persoonlijke mail of bellen we hen op. We merken dat deze persoonlijke berichtjes beter werken dan de mails/herinneringen vanuit Zenya. 

Heb je hier iets aan?

Vriendelijke groet,

Lieke Knapen, Máxima MC

Hoi ​@Ilona,

Wij liepen hier ook tegenaan en hebben een checklist gemaakt voor de documentbeheerders. Hierin staan enkele taken die een documentbeheerder wekelijks en maandelijks moet uitvoeren om te zorgen dat het proces “soepel” verloopt. Je kunt ook rapportage(s) klaarzetten op je portaal/dashboard. Collega’s/leidinggevende kunnen zelf kijken wat er allemaal ligt en wellicht hun collega’s erop aanspreken, uiteindelijk is het de taak van iedereen om te zorgen dat er een actuele document beschikbaar is. Een andere optie zou kunnen zijn (tijdens een werkoverleg een kleine 5-10 minuten dit bespreken, uiteraard op basis van portaal/dashboard informatie). 
En misschien ligt de oorzaak ergens anders. Krijgen jouw collega’s genoeg tijd om te schrijven/document grondig te beoordelen? En is 100% actuele documentatie een reëel getal? Waar is dit op gebaseerd?  bijvoorbeeld een validatierapport schrijven dit kan een tijdje in concept blijven, neem je zulke soort documenten ook mee in je actualiteitspercentage? Andere voorbeeld :We hebben soms ook richtlijnen die over enkele weken/maanden in moet gaan, maar men wil wel alvast beginnen met schrijven. Dus het zal al die tijd in concept blijven.

Enkele voorbeelden van rapportages:

• zwevende documenten (ligt niet bij de schrijver en beoordeling is nog niet gestart)
• deadline beoordeling gepasseerd (waarvan je onderscheid kunt maken tussen beoordeling en autorisatie)
• Controle/revisie van documenten waarvan deadline is gepasseerd

Hopelijk heb je hier iets aan.

Met vriendelijke groet,

Khar-Cheong Lai (Labmicta)

​@Ilona 
Het is helaas een heel herkenbaar probleem. Documentatie bijhouden wordt niet gezien als onderdeel van het primaire proces en krijgt dan net niet voldoende prioriteit.

Praktische zaken die ik doe om het een beetje in de klauw te houden:

• regelmatig (dagelijks/wekelijks) nagaan of elk document wel bij iemand onderhanden is (men vergeet nog wel eens een schrijver uit te nodigen voor een nieuw concept)
• deadlines stellen 
• veel persoonlijke aandacht voor mensen die voorbij hun deadline zitten: een belletje werkt beter dan een automatiscjhe mail reminder. Het gaat daarbij niet eens om inhoudelijke kennis, maar gewoon een sparring partner hoe nu verder is vaak al voldoende om de schrijver een zetje te geven. Om het negatief te benaderen: documentatie bijhouden is niet vrijblijvend, er wordt op je gelet - en dat is voor sommige mensen voldoende aansporing 
• maandelijkse rapportage zodat iedereen weet hoe de vlag ervoor staat. zowel algemene cijfers als heel concreet man en paard noemen (top 5/10 van achterstallig onderhoud)
  • % documenten die voorbij de controle datum zitten, # documenten dat te lang wacht op goedkeuring, gemiddelde overschrijding van deadlines
• heel kinderachtig, maar KPI / targets voor de managers zorgt ervoor dat zij hun medewerkers beter faciliteren (cq. opjutten) om documentatie bij te houden 

Daarbij werkt het ook om beetje op het gemoed spelen: het niet hebben van actuele documentatie kan leiden tot fouten die veel meer tijd/geld/inspanning kosten om te herstellen, niet tijdig goedkeuren is gebrek aan respect naar de medewerker die wel tijd en moeite heeft gestoken in een update. 

En ondanks al deze zaken, is het heel hard werken om boven de 90% actueel te blijven.

Succes ! 

Mariska Jordaan

Hoi allen,

Misschien kan het nieuwe dashboard ‘Document inzichten’ ook helpen. Dit wordt vanaf versie 7.5 van Zenya geleidelijk bij onze klanten uitgerold.

Al veel goede tips gegeven en inderdaad 100% is w.s. niet haalbaar. Wij hebben een uitgebreid rapport gemaakt voor de decentraal documentbeheerders. Hierin worden de verlopen documenten getoond, maar ook wie de deadline voor het schrijven en beoordelen per wanneer heeft laten verlopen. We adviseren daarnaast aan de decentraal documentbeheerders om 1x per ca 6 weken dit rapport te bespreken met hun leidinggevenden. Deze zijn verantwoordelijk voor het up to date zijn van de documenten en het faciliteren van tijd. Ook wordt de stand van zaken geduid bij de tertiaal rapportages.

Succes, groet, Judith

​@Inge Kuijpers  Ik heb sinds vandaag Document Inzichten beschikbaar en dit gaat document beheerders echt heel veel helpen om hun aandacht te richten op de knelpunten.

heel erg blij met deze nieuwe functionaliteit!