Hoe voorkom je dat een documentbeheerder de beoordeling al start voordat alle schrijvers / auteurs de conceptversie hebben ingediend?

Wij hanteren de volgende: als er meerdere schrijvers uitgenodigd zijn dan moeten alle schrijvers zijn of haar taak indienen voordat de documentbeheerders de beoordelingsflow start.

Hoe meer personen er betrokken zijn des te langer het duurt. Dus wij proberen schrijvers te minimaliseren naar 1, zelfde geldt voor beoordelaars.

Met andere woorden: als er nog schrijvers uitgenodigd zijn dan starten we de beoordelingsflow niet. 

Melding kan je direct verwijderen. Pas als de laatste schrijvers het indient dan start je de beoordelingsflow.

 Hoi @Khar-Cheong Khar-Cheong en @Gesam 

Hoe identificeren jullie snel dat er nog uitgenodigde schrijvers zijn (denkend vanuit de mail)?

Je zou ook kunnen nagaan of een variant op onderstaand voorbeeld van een geavanceerde zoekvraag mogelijk is, zie voor meer achtergrond informatie het onderdeel "Mapoverstijgende totaaloverzichten samenstellen” in Overzicht houden op documenten in het beheer | Infoland Community

Voorbeeld: Overzicht van alle conceptdocumenten waarvoor een uitnodiging loopt, op volgorde van deadline voor de schrijvers

Combineer deze twee filterregels:

1. een filter op 'status concept';
2. een filter op 'uitgenodigde schrijvers is gevuld'

Voeg de volgende kolommen toe aan het overzicht:

• ‘deadline voor schrijvers om de conceptversie in te leveren’;
• ‘uitgenodigde schrijvers’.

Sorteer op de kolom 'deadline voor schrijvers om conceptversie in te leveren'.

Het is belangrijk om te weten dat het systeemveld “uitgenodigde schrijvers” alleen de schrijvers weergeeft die nog een uitnodiging hebben, dus een filterregel van de vorm “Uitgenodigde schrijvers is niet gevuld” kan dan een goed startpunt zijn.
Je zou dat wellicht nog kunnen combineren met een filter op het "aantal onbehandelde opmerkingen”, zeker als je van schrijvers vereist dat ze opmerkingen bij documenten verwerken of afwijzen.
Setje van filterregels wordt dan zoiets:

• "Status is een van concept”
• "Uitgenodigde schrijvers is niet gevuld”
• "Aantal onbehandelde opmerkingen is gelijk aan 0”

Misschien helpt dit?

@Chaim Leunissen 

Ik heb inderdaad verschillende rapportage voor concept versie + schrijvers uitgenodigd + etc.

Maar bij ons gaat het erom dat je de berichten verwerkt als documentbeheer (rechtsboven rood bolletje).  Je wilt dus niet op bericht klikken en dan weer laten staan omdat er meerdere schrijvers zijn uitgenodigd, je krijgt dan een opsomming van schrijvers 1,2,3 heeft conceptversie ingediend en vervolgens bij laatste bericht kan je pas actie ondernemen omdat alle schrijvers het hebben ingediend.

Dus als er bijvoorbeeld 3 schrijvers zijn, dan verwijderen wij bericht 1 en 2 en wachten totdat bericht van schrijver 3 krijgen want schrijver 3 is de laatste schrijver. Tenzij schrijver 1 of 2 conceptversie heeft ingediend met een opmerking: dit document mag in de beoordelingsflow, heb overleg gehad met de “betrokkenen”.