Hoe wijzigingen in documenten/procedures communiceren naar medewerkers?

  • 18 September 2018
  • 11 reacties
  • 406 Bekeken

Reputatie 1
Badge +1
In onze organisatie struikelen we over de manier hoe we de medewerkers kunnen laten weten welke procedures er gewijzigd zijn en of er relevante nieuwe documenten zijn. Vooral voor verpleegtechnische procedures zoeken we naar een manier om de wijzigingen in the picture te zetten.

We zouden graag een manier vinden om de documenten automatisch op te lijsten met inhoudelijke wijzigingen die verpleegkundigen zeker moeten weten. Zodat we deze via een nieuwsbrief of zo in de kijker kunnen zetten.

Op welke manier laten jullie weten aan medewerkers dat er documenten gewijzigd zijn en dan enkel relevante wijzigingen naar inhoud toe en geen lay-out of zo?

We maken momenteel gebruik van het veld 'wijzigingen tov vorige versie', maar in sommige gevallen is dit toch te beperkt. Je kan hier niet verwijzen naar een paragraaf of zo. Dit staat dan wel bij in de tekst vb. paragraaf 5: nieuwe methode. Maar in het document zelf valt dit niet op.

Op welke manier gaan jullie om met het aangeven van wijzigingen in documenten?
Maken jullie enkel gebruik van het veld 'wijzigingen tov vorige versie'?

11 reacties

Reputatie 4
Badge +5

@Pauline Kuipers ik heb je een privébericht gestuurd.

 

Heb ook verder getest. Bij een nieuw interactief document werkt het. Bij het verhogen van versie 1 naar 2, werkt het. Zelfs als het document gepubliceerd kan ik het veld “wijziging t.o.v. van vorige versie” aanpassen/aanvullen en dan wordt het ook nog goed getoond.

Badge +1

Dag Khar,

 

Waar zie ik het versienummer? Ik zie het nl echt niet. Kan het een instelling zijn die niet actief is?

 

Reputatie 4
Badge +5

Even getest bij een interactieve document en hier wordt het wel getoond. We hebben Zenya 6.1.1.0

 

Beoordeling:

gepubliceerd:

 

Badge +1

Dag Khar,

Dat is ingevuld, maar toch niet zichtbaar. Kan het zijn dat dit een fout is bij de interactieve documenten?

Het is zowel niet bij het beoordelen als bij het openen/ raadplegen van het document zichtbaar

 

Reputatie 4
Badge +5

Bij het beoordelen van een document is dit bij ons zichtbaar. Veld moet wel gevuld zijn.

 

Tijdens beoordeling:

 

Zo ziet het eruit bij een gepubliceerde document

 

Veld “Wijzigingen ten opzichte van vorige versie” moet echt ingevuld zijn.

Badge +1

Is het mogelijk om het blok wijzigingen ten opzichte van een vorige versie van een document weer te tonen in het document zelf? Bij het beoordelen van een document is het niet meer zichtbaar, wat erg lastig is omdat nu steeds (dubbel) een opmerking voor de beoordelaars moet worden geplaatst. Daarnaast zien de gebruikers de wijziging ook niet meer in het document. Het zou erg prettig zijn wanneer dit weer getoond wordt.

Reputatie 5
Badge +8
Wellicht is het maken van een rapport dat iedere medewerker kan draaien, ook een oplossing.
Stel de juiste filters in en geef rechten aan,.............

Uit onderzoeken die we hebben gedaan bij eindgebruikers, is gebleken dat (lange) lijstjes met documenten niet gelezen worden. Dat is één van de redenen waarom we geen lijstje met alle nieuwe en gewijzigde documenten meer plaatsen op het portaal. In het Nieuws-paneel kun je wel berichten over nieuwe en gewijzigde documenten tonen, het idee is dat je dit dan alleen voor die documenten doet die je echt onder de aandacht wilt brengen.

Als je toch graag een overzicht wilt hebben van alle recent gepubliceerde documenten, dan kun je daar een verzameling voor maken. Je maakt dan een verzameling van documenten op basis van een filterregel, in de filterregel neem je dan de publicatiedatum op (gerelateerd aan de huidige datum).
Deze verzameling kun je dan aanbieden op je portaal of je kunt een verwijzing naar deze verzameling maken en die bijvoorbeeld in je 'belangrijke documenten'-paneel plaatsen of in een nieuwsbrief opnemen.
Badge +1
Wij lopen tegen een soortgelijke situatie aan. Voorheen hadden wij een onderdeel met 'nieuwe en gewijzigde documenten' waar onze kwaliteitsondersteuners dagelijks/wekelijks naar keken om te zien welke documenten nieuw of gewijzigd zijn en relevant zijn om te communiceren naar de medewerkers op de afdeling.

Sinds wij over zijn gegaan op de portalen structuur van iProva is deze functionaliteit komen te vervallen en publiceren we nieuwe en gewijzigde documenten in het 'nieuws' blok. In dit nieuwsblok kunnen (volgens mij) echter maar 4-5 berichten geplaatst worden. In de organisatie wordt de oude nieuwe- en gewijzigde functionaliteit erg gemist.

Is het mogelijk om deze functionaliteit weer terug te halen? Of kunnen wij ons nieuwsblok anders inrichten waardoor hier meer nieuwe en gewijzigde documenten terug te vinden zijn?
Reputatie 1
Badge +1
Dag Thomas,

In onze organisatie zijn er wel wat documenten die wijzigen en het lijkt me dan ook nogal omslachtig om daar elke keer een training van te maken. We zouden graag een lijstje willen opnemen in een nieuwsbrief die naar elke medewerker gestuurd wordt.

Momenteel zijn we aan het testen met een label dat extra is aangemaakt waarin de schrijver of documentbeheerder bepaald of het een inhoudelijke wijziging is of niet. Van de documenten met label inhoudelijke wijziging wordt dan een rapport getrokken.

Enkel kan er niet bij elke nieuwe publicatie van een document de aandacht getrokken worden naar dit label. Dus dit kan wel eens vergeten worden om aan te passen.
Reputatie 5
Hoi Sabrina,

Met Infoland zitten we in een andere situatie, maar ook wij willen veranderingen in onze software graag onder de aandacht brengen. Hiervoor gebruiken we de pagina update.infoland.nl voor de releasenotes. Daarnaast heeft mijn collega @Koen Sterken onlangs deze training gemaakt om aan te kondigen welke wijzigingen er aan komen voor de module Meten & Inspecteren. Zou een soortgelijke training uitkomst kunnen bieden om relevante wijzigingen onder de aandacht te brengen?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring