DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 727 Topics
  • 2,327 Reacties

727 Topics

SusanKokke
SusanKokkeOntdekker
geplaatst in DOC (Documenten)

Herinrichten Functiehuis (functieomschrijvingen) in relatie tot de inrichting van het documentbeheer systeem

Goedemiddag,Voor onze organisatie komt er een update voor het functiehuis, Primaire functies binnen de jeugdzorg en gehandicapten zorg. Er wordt gewerkt met generieke functieprofielen. Ik wil dit graag opnieuw inrichten in het documentsysteem . Hebben jullie hiervoor tips en adviezen? of voorbeelden hoe jullie het hebben ingericht.Is het een idee om met een soort van inhoudsopgave te werken en de profielen, als dat überhaupt mogelijk is, ‘onderwater’ te zetten ivm verbetering vindbaarheid?Alvast bedankt voor jullie reactiegrt. susan kokke

4
kpompstra
28 dagen geleden
Saskia Van Kemseke
Saskia Van KemsekeReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Notificatie aan een zijdelings betrokken medewerker als de beoordeling van een document gestart wordt

Ik had graag geweten of het mogelijk is om, op het moment dat een document in de beoordelingsronde komt, een notificatie te laten versturen naar een bepaald persoon? Dit om ervoor te zorgen dat onze sectorverantwoordelijke op de hoogte is van het nieuwe document of de update ervan; indien we de sectorverantwoordelijke in de beoordelingsronde zouden steken, dan gaat de publicatie hier vaak op blokkeren vrezen we.

1
T
28 dagen geleden
M
Maaike KwantesLeergierige
geplaatst in DOC (Documenten)

Twee documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten: hoe omgaan met notificaties?

Bij Viva!Zorggroep zijn soms meerdere documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten. Voor hen is het werken met de notificaties en meldingen lastig. Zij krijgen dezelfde taken/meldingen. Als de één een taak afhandelt en/of verwijdert blijft deze taak nog wel bij de andere documentbeheerder staan. Heeft iemand tips voor onze documentbeheerders om dit op een handige manier aan te pakken.Bedankt! Groeten Maaike

9
Chaim Leunissen
29 dagen geleden
N
Nicole TheunissenConversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Kan de deadline voor een uitnodiging aan een schrijver ook in de titel van de mail weergegeven worden?

Dag,  is het mogelijk om in de titel van de mail die medewerkers ontvangen voor het schrijven van een document, de deadline te verwerken? Nu staat de deadline (alleen) in het bericht van mail zelf.  alvast bedankt! Hartelijke groet, Nicole

2
N
29 dagen geleden
M
mhuijzerOntdekker
geplaatst in DOC (Documenten)

Welk ziekenhuis heeft processen in module DOC uitgewerkt?

Het Groene Hart Ziekenhuis te Gouda is recent gaan werken met de module DOC. Als ziekenhuis zijn wij op zoek naar vergelijkbare ziekenhuizen die procesmanagement hebben uitgewerkt in deze module.We komen graag met deze beheerders in contact. Wie zou zijn ervaringen met ons willen delen?Alvast dank.Maureen Huijzer, werkgroep lid processen GHZ 

4
M
29 dagen geleden
Anja Versteegden
Anja VersteegdenErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Velden verwijderen en zoeken in gearchiveerde documenten

Bij onze documenten zijn bij oude documenten (van voor de fusie) velden gevuld met een zgn oud DKS nummer. Dit veld is nu overbodig.In de test heb ik dit veld verwijderd en geeft zover ik kan zien geen problemen.Maar als ik wil zoeken in gearchiveerde documenten kan dat niet op het verwijderde veld, mogelijk is dat een probleem voor gebruikers. Mijn verwachting is dat de zoekfunctie in gearchiveerde documenten ook de verwijderde velden zou bevatten, dit is nu niet zo. Klopt dat en zijn er eventuele andere opties mogelijk om de velden die nu gebruikt worden actueel te houden?Met groet,Anja

3
Chaim Leunissen
30 dagen geleden
R
RinskeSErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Hyperlink in proces zichtbaar op shape

Hallo allemaal,Wij hebben een procesoverzicht waarin we verschillende hyperlinks hebben gemaakt. Bij enkele shapes komt daar een ‘soort wereldbol met pijl’-teken rechtsonder op de shape te staan. Bij anderen is dat niet het geval. Weet iemand hoe dat komt en hoe we er dan voor kunnen zorgen dat het consistent wel/niet gebeurt? Hieronder een printscreen. Bij Intern privacy beleid staat het teken er wel maar bij NEN7510 niet. Beide hebben een verwijzing naar een ander document in dezelfde map in het handboek. 

3
Chaim Leunissen
30 dagen geleden
K
Kylie Van der HoevenStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Hoe kan ik de huidige documentbeheerder vervangen door twee andere beheerders?

Geachte,Graag wil ik twee documentbeheerders toevoegen die dezelfde rechten dienen te krijgen als de ‘oude’ documentbeheerder. Hoe kan ik dat doen? 

1
Chaim Leunissen
30 dagen geleden
P
Peter CosemansLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)

Beoordelaarsopmerkingen verwerken/van status veranderen

Beste, Er is een document in concept versie ingediend. Dit wil ik nu laten doorgaan in de beoordelingsronde. Maar ik krijg telkens een melding dat de beoordeling niet gestart kan worden owv een nieuwe openstaande opmerkingen.  Deze opmerking kan ik niet verwerken of inactief maken. Hoe ga ik hiermee verder?  Vriendelijke groeten,Peter

1
Inge Kuijpers
1 maand geleden
Karen Reynders
Karen ReyndersAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Volgorde van documenten in zoekresultaten mede laten bepalen door het documenttype i.p.v. alleen de relevantie ten opzichte van de zoekterm

Ik begrijp dat bij het ingeven van een zoekterm, de documenten worden getoond volgens voorkomen van de zoekterm:in de titel  het aantal keren dat de zoekterm voorkomt in de inhoud van het documentWij hebben alle documenten ook ingedeeld met volgend kenmerk:Document type: proces, procedure, werkinstructie, formulierDit documenttype is reeds toegevoegd als filter aan de linkerzijde. Dus men kan aan de hand hiervan de documentenlijst beperken tot enkel processen, of enkel procedures, …Echter, onze organisatie heeft me volgende vraag gesteld: Is er een mogelijkheid om bij het ingeven van de zoekterm, en het tonen van de lijst van documenten ook rekening te houden met dit documenttype, zonder de filter te gebruiken? M.a.w. kunnen we ervoor zorgen dat in de lijst de processen dan bovenaan worden getoond, met daaronder de procedures, enz., zonder de filter aan de linkerzijde te gebruiken? De redenering is dat de documenten dan getoond worden volgens belangrijkheid: Processen zijn belangrijker

5
Inge Kuijpers
1 maand geleden
M
m.degrootAdviseur
gevraagd in DOC (Documenten)

Velden van documenten zichtbaar in HTML

Wij zijn bezig om Word documenten om te zetten naar HTML. In de Word documenten hebben we een koptekst met daarin o.a. informatie over de evaluatiedatum, autorisator en documentnummer. Nu zou ik graag een aantal van deze gegevens ook zichtbaar willen hebben in het HTML document, dus in de structuur. ik weet niet of dit kan, ik kan niet vinden hoe dit te doen. Hoop dat iemand mij vooruit kan helpen.

5
J
1 maand geleden
N
nverlindeOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Word document opent niet automatisch, maar gebruiker krijgt vraag om te downloaden

Recent zijn wij overgestapt van on premises naar SaaS. Wij beheren de meeste documenten in Word. Sinds de overstap krijg je als gebruiker, als je een document wil raadplegen - bij sommige documenten, zeker niet bij allemaal - de vraag om het document te downloaden, in plaats van het document direct te zien. Alle documenten staan standaard ingesteld (mapeigenschappen) als ‘tonen als PDF’ aan lezer. Is hier iets fout ingesteld? Speelt de ‘office online viewer’ instelling een rol (bij applicatiebeheer instellingen?). Het is de bedoeling dat de lezer geen documenten downloadt maar gewoon direct kan raadplegen.

6
B
1 maand geleden
SaskiaVK
SaskiaVKErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Hoe kan ik velden toevoegen aan een afdruksjabloon?

Hoe kan ik de document summary in de properties op de print pagina (print template processen) toevoegen. Er staan code op en ik weet niet waar dit vandaan komt. ik heb geel gemaakt wat dus zeker weten niet goed is, maar wat vul ik hier dan wel in. Waar komen die cijfers vandaan?Ik hoop dat jullie mij hiermee kunnen helpen. Groetjes Saskia

1
Cindy Segers
1 maand geleden
Claudia van den Bogaert
Claudia van den BogaertStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Instructie voor het maken van een document van type 'Proces'

Hallo, Ik kan weinig vinden over het maken van een Proces binnen Zenya. Is er een handleiding of een instructie waarin uitgebreid staat beschreven hoe je een proces kunt maken en beheren. 

2
Inge Kuijpers
1 maand geleden
L
Laura.sarisErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Checklist voor schrijven document: hoe zorg je voor kwalitatief goede documenten?

Hoi mede-Zenya-gebruikers,Wij zijn binnen ons ziekenhuis bezig om de basis op orde aan te brengen binnen Zenya, onder andere binnen het documentbeheer.Een van de onderdelen waar we mee willen starten is het maken van een checklist waaraan een document moet voldoen om het voor zowel de schrijver als documentbeheerder makkelijker te maken een kwalitatief goed document in te dienen voor beoordeling. We zien hier nu veel variatie in en het is voor onze documentbeheerders (en schrijvers) nog niet geheel duidelijk waarop ze moeten letten of een document kwalitatief goed is. Zijn er andere met ervaring van een dergelijke checklist? En zouden jullie deze met ons willen delen? Zetten jullie ook nog andere checklists in voor bijvoorbeeld het beoordelen/autoriseren van een document?  Ik hoor graag wat jullie ideeën en ervaringen hiermee zijn! Met vriendelijke groet, Laura Saris (SJG Weert)

2
L
1 maand geleden
J
Jules De DonckerErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Webshare: Hoe wordt bepaald welke metadatavelden naar het systeem gekopieerd kunnen worden?

We hebben recent een Webshare met een ander ziekenhuis opgezet. Daarbij merkten we op dat sommige metadata bij de documenten mee gekopieerd kan worden naar hun systeem/Zenya-omgeving, maar sommige ook niet.Hoe wordt bepaald welke metadata mee gekopieerd kunnen worden?Een concreet voorbeeld: Onze Zenya-documenten krijgen allemaal een unieke vijfcijferige code. Die wordt via een autonummer-veld in de metadata aan onze documenten toegevoegd. Dit is bvb. een veld dat in de Webshare niet mee gekopieerd kan worden naar een ander systeem. Ligt dit aan het soort veld of toch aan iets anders?

2
J
1 maand geleden
N
NienkeBlikman87Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Vilans protocollen in Zenya

Goedemorgen,Als organisatie hebben we gekozen dat alle Vilans protocollen ook zichtbaar worden in Zenya. We kregen onlangs een melding dat de links naar alle corona protocollen in Vilans nog wel actief zijn, maar er geen informatie meer in staat. Op welke wijze kunnen we deze links uit Zenya halen?Groeten, Nienke 

1
Chaim Leunissen
1 maand geleden
Thijs
ThijsConversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Zelfde opmerking bij meerdere documenten plaatsen?

Hoi allemaal, Weten jullie of het mogelijk is om een opmerking bij meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen plaatsen, aan de beheerderskant?Want:Als we een term (bijvoorbeeld IGZ → IGJ) in meerdere documenten willen aanpassen, zijn er beperkingen waardoor dit niet in alle documenten gebeurt waar de term voorkomt. Deze aanpassing wordt bijvoorbeeld niet gedaan in PDF bestanden, processen of verlopen documenten. We kunnen dit voor onszelf inzichtelijk maken o.b.v. een rapportage. Hierin zien we bij welke documenten de term wel en bij welke deze niet is aangepast. Om de eigenaren hierop te wijzen, zodat dit bij een volgende versie wordt aangepast, willen we bij alle documenten waar de term niet is vervangen, in 1 keer dezelfde opmerking plaatsen.  Aangezien het om een groot aantal documenten gaat, zou het ons enorm helpen als er een makkelijke manier is om in één keer de opmerking bij al deze documenten te plaatsen.Alvast bedankt voor jullie reacties! 

6
R. Overes
1 maand geleden
V
Verschaeren JanErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Veld Bijlage bij documenten: waar zijn de bijlagen zichtbaar en opvraagbaar?

Indien ik bij DOC via een veld “Bijlage bij document” een bestand (bv. pdf) toe voeg, waar is die dan zichtbaar voor de eindgebruiker?Ik vind deze bijlage in het veld enkel terug achter het hamburgermenu bij document eigenschappen bij het veld bijlage, nergens als ik via het portaal naar het document ga.Kan een eindgebruiker van Zenya de bijlage ook zien staan en raadplegen als die het document opent via het portaal? 

2
V
1 maand geleden
P
paolazizLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)

Kunnen de filtervelden in een webshare worden aangepast?

Beste allemaal,ik heb een webshare gemaakt voor het delen van documenten met een auditor. Ik kan filteren op een aantal velden (zie screenshot hieronder). Ik vroeg me af of er een instelling is voor deze filters en voor het tonen van metadata van de verschillende documenten. Ik zou het versienummer inzichtelijk willen krijgen, want dat zoekt een auditor altijd.groeten,Paola  

2
P
1 maand geleden
A
Annemarieke SlavenburgReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Link naar Zenya documenten in LMS

Wij werken met LMS van CAPP. Het lukt niet om werkende links naar documenten in LMS te zetten. Als je in LMS een link naar een Zenya document (via delen) plaatst en je opent deze dan blokkeert ie. Wie heeft een oplossing?

1
Inge Kuijpers
1 maand geleden
htesser58
htesser58Avonturier
geplaatst in DOC (Documenten)

Documenten controleren - wat is jullie beleid?

Hoi allemaal ,Heeft er iemand al een aantal jaren meer ervaring met de controletaak en daar wellicht beleid op ontwikkeld?In principe kan het zo zijn dat een document in 2016 is beoordeeld en gepubliceerd en dat (bij ons na 3 jaar)  na drie jaar het document up-to-date is bevonden door controleur en de controle datum 3 jaar verder is gezet (kan overigens heel veel verder genoteerd worden). Deze cyclus kan zich blijven herhalen, zodat bijvoorbeeld in 9 of 12 jaar er geen beoordelaar naar heeft gekeken, omdat de controleur bij ons in het ETZ bijna altijd de auteur is, in sommige gevallen de autorisator. is dit wenselijk, wij denken erover hier beleid over te schrijven. wat is jullie ervaring?groeten uit het ETZ,Hélène van Dun, centraal documentbeheerder, adviseur 

6
C
1 maand geleden
A
aknetschStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Afbeelding niet zichtbaar in interactief document

Goedendag,Op mijn afdeling heb ik veel onderzoeksprotocollen samengevoegd in 1 interactief document. Daar heb ik recent ook een aantal handleidingen aan toegevoegd. Helaas kan men deze handleidingen niet inzien omdat de afbeelding niet geladen wordt (zie bijlage). Dit is niet de eerste keer dat dit probleem mij treft.Weten jullie hoe dit kan? Is er een oplossing? MvgAdri Knetsch

3
Inge Kuijpers
1 maand geleden
A
Anita van der TilStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

Automatisch gewijzigde tarieven overnemen in (invulbare) formulieren

Ik ben op zoek naar een mogelijke oplossing voor het volgende:Jaarlijks wijzigen de tarieven voor diensten die onze organisatie aanbiedt. Een overzicht van alle actuele tarieven wordt (jaarlijks) gepubliceerd via Zenya; de tarievenlijst. In verschillende formulieren, die we ook via Zenya publiceren, zijn een aantal van deze tarieven opgenomen. Al deze formulieren moeten jaarlijks opnieuw worden beoordeeld, waarbij per formulier alle genoemde tarieven moeten worden aangepast; tijdrovend voor documentbeheerder, beoordelaar en autorisator.Bij een aantal formulier is daarom gekozen om onze medewerkers zelf de tarieven in formulieren in te laten vullen a.d.h.v. de actuele tarievenlijst. Hiervoor hebben we in deze formulieren een hyperlink naar de actuele tarievenlijst geplaatst; tijdrovend voor medewerkers en risico op onjuist overnemen van actuele tarieven.Nu zijn we op zoek naar een mogelijkheid om de gewijzigde tarieven in de tarievenlijst automatisch in alle relevante formulieren door t

1
Inge Kuijpers
1 maand geleden
J
Johan DikErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Documentbeheerder vervangen in meerdere documenten

Hoe kan ik in één keer een eigenschap van een groot aantal documenten wijzigen?Bv. een medewerker gaat uit dienst en ik wil alle documenten waarin deze als document beheerder staat vermeld aanpassen door een andere medewerker toe te voegen.Ik kan een overzicht maken van de bewuste documenten, deze selecteren en dan een eigenschap aanpassen (vb. betrokken personen wijzigen), maar dat werkt dan steeds maar voor het bovenste document…. Hoe kan ik een documentbeheerder vervangen door een andere gebruiker? | Infoland Community werkt dus niet bij mij. Ondertussen al gevonden: gaat via verantwoordelijkheden overnemen…https://webshare.iprova.nl/qvrxmqxg473qoxdq/DocumentResource/8433f2a3-e94d-404a-8169-bad9dae7d00f/document.html 

5
M
1 maand geleden

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring