​@Kwaliteit AZ Delta 

Dit betreft mogelijk een workaround uit het verleden. In het verleden was het slechts mogelijk om de controletaak te delegeren naar personen met een specifieke rol bij een document.
Dat is inmiddels verruimd, zie Hoe kun je een taak om een document te controleren delegeren? | Zenya Community waaruit blijkt dat een controletaak naar schrijvers, auteurs, (reguliere) beoordelaars en autorisatoren gedelegeerd mag worden. Dat was vroeger beperkt tot alleen auteurs en autorisatoren.

Wat wel een mogelijk aandachtspunt is dat controletaken alleen naar 1 persoon gedelegeerd kunnen worden, o.a. omdat 1 persoon de beslissing neemt.
Daar bestaat een Idee voor, zie: Controletaak delegeren naar meerdere gebruikers - controleurspool | Zenya Community

Misschien is het goed om uw situatieschets aan dat Idee toe te voegen?

Daarnaast lijkt het me goed om bij branchegenoten na te gaan of het inderdaad vereist is dat er een volledige beoordeling nodig is of dat men vanuit accreditatie toch mag volstaan met een controle?
Mijns inziens kan iedere (gedelegeerde) documentcontroleur/documentbeheerder kiezen uit alle uitkomsten:

• Handhaven en een nieuwe controledatum instellen
• Wijzigen via een nieuwe versie
• Archiveren

Het activiteitenlog bij een document zal de uitkomst van de controle expliciet vermelden.

Mijn vraag was vooral hoe kunnen we deze controletaak uitzetten, voor de documenten waarvoor dit nu uitgestuurd wordt? Onze documenten moeten opnieuw in concept geplaatst worden om daarna terug te beoordelen. 

​@Kwaliteit AZ Delta 

Zou u uw persoonlijke contactgegevens via een Privé bericht (Hoe maak ik gebruik van privéberichten? | Zenya Community) met mij willen delen?
Ik denk dat we dan sneller tot de kern en (hopelijk) een oplossing van uw vraag komen.

Hoi Sylvie,

Het is niet mogelijk om de documentcontrole uit te zetten wanneer er een controledatum wordt gebruikt. Je zou er voor kunnen kiezen om de controledatum niet verplicht te maken maar dat is waarschijnlijk ook niet wat je wilt.

Je zou een rapport of zoekvraag kunnen maken van alle documenten met een publicatiedatum ouder dan drie jaar waarvoor geen conceptversie bestaat, dan heb je zo een overzicht van de documenten die na drie jaar niet opnieuw de beoordelingsflow doorlopen.

Een rapport is niet noodzakelijk en biedt niet echt een antwoord op mijn vraag, of zie ik het verkeerd? Het gaat er gewoon over dat er nu medewerkers het document controleren, en er geen nieuwe beoordelingscyclus gestart wordt indien ze hiermee akkoord gaan, terwijl ons beleid zegt dat alle documenten een nieuwe cyclus moeten doorlopen. Voor sommige accreditaties en omwille van ons eigen beleid is dit noodzakelijk. Medewerkers zijn niet altijd even goed op de hoogte van hoe dit systeem werkt en volgen dit dan blindelings zonder zich hier vragen bij te stellen. Het zou dus jammer zijn moesten we hiervoor workarounds te creëren, die extra workload met zich meebrengen. 

Hoi ​@Kwaliteit AZ Delta,

Een rapport zou inderdaad enkel een hulpmiddel zijn waarmee je kunt controleren of er documenten zijn die niet opnieuw een beoordelingsronde hebben doorlopen.

We zijn benieuwd of andere organisaties een soortgelijk beleid hebben.

Wij hebben de controledatum verplicht, maar zouden het heel fijn vinden als de oorspronkelijk datum zichtbaar blijft, omdat we maatwerk afspraken hebben. Nu is het veld leeg als de controletaak is afgerond en kan degene die controleert moeilijk achterhalen welke datum het was.

Ik heb het idee dat er zaken nu door elkaar gehaald worden.

Controleren is o.b.v. de ingestelde controledatum (bij ons meestal 3 jaar) en houdt in het controleren en aangeven of het document nog goed is en weer 3 jaar geldig mag blijven OF dat het document niet meer goed is een aangepast moet worden, er ontstaat dan een concept waarvoor de documentbeheerder een schrijver uitnodigt. 

Controleren is dus niet schrijven. 

Het is dus niet zo dat er bij ieder aangebroken controledatum een concept moet worden gemaakt. 

Beoordeling gebeurt pas bij een al geschreven nieuwe versie die weer beoordeeld moet worden, ook beoordelaars en autorisatoren kunnen niet zelf schrijven maar goedkeuren (duimpje omhoog) of afkeuren (duimpje omlaag o.v.v. reden van afwijzing.   

Belangrijk is om de goede termen te gebruiken in KMS dus b.v. controleren is niet hetzelfde beoordelen.  

In het Elkerliek hebben we dezelfde discussie doorlopen. Ook wij vinden het belangrijk dat onze documenten aantoonbaar goed gecontroleerd en beeheerd worden.  Applicatiebeheer heeft voor ons een rapport gemaakt waarmee we een lijst van documenten genereren die met de controleknop zijn doorgezet.

De betreffende document beheerders spreken we hierover. Het merendeel wist niet wat dit betekende, ook omdat die optie als 1e van de 4 mogelijkheden genoemd wordt als je een document daadwerkelijk met de controle knop controleert.  Wij hebben inmiddels de instructie gemaakt om de controle knop te omzeilen, d.w.z. je krijgt het signaal dat een document gecontroleerd moet worden je maakt als beheerder zelf een conceptdocument aan, als dit concept beoordeeld en gepubliceerd is verdwijnt de taak vanzelf. Hiermee is het aantal documenten dat met een controleknop wordt doorgezet aanzienlijk verminderd.

Beste G. Konings, nu weet ik niet of ik je goed begrijp maar wanneer je de knop Document controleren omzeilt en van ieder document dat aan controle toe is automatisch een concept maakt dan genereer je veel onnodig werk voor je organisatie. Controleren is alleen maar kijken of het document nog goed is en wanneer het nog goed is dan schuift het automatisch verder naar de nieuwe controledatum en dan is er helemaal geen nieuwe versie, beoordeling, autorisatie e.d. nodig.

Documentbeheerders kunnen/moeten zelf goed hun abonnementen instellen zodat KMS hun seintjes geeft van taken en notificaties dan kan het bijna niet fout gaan. 

Een rapport is niet noodzakelijk en biedt niet echt een antwoord op mijn vraag, of zie ik het verkeerd? Het gaat er gewoon over dat er nu medewerkers het document controleren, en er geen nieuwe beoordelingscyclus gestart wordt indien ze hiermee akkoord gaan, terwijl ons beleid zegt dat alle documenten een nieuwe cyclus moeten doorlopen. Voor sommige accreditaties en omwille van ons eigen beleid is dit noodzakelijk. Medewerkers zijn niet altijd even goed op de hoogte van hoe dit systeem werkt en volgen dit dan blindelings zonder zich hier vragen bij te stellen. Het zou dus jammer zijn moesten we hiervoor workarounds te creëren, die extra workload met zich meebrengen. 

 

 

Wij hebben binnen Laurentius Ziekenhuis Roermond afgesproken, dat we optie 1 niet gebruiken, maar optie 2. De beoordeling wordt dan gedaan. Aangezien de meeste protocollen via mij worden opgestart, als de controledatum nadert, gaat dit tegenwoordig goed. Ik houd ook controle op de andere kwaliteitsfunctionarissen die dit zelf doen. 

We hebben dezelfde denk en werkwijze Ria, we hebben het beleid ook dat alle documenten een beoordelingscyclus moeten doorlopen. We hebben documentbeheer gedelegeerd. Het rapport hielp ons om documentbeheerders uit te leggen dat het gebruik van de controle knop niet past binnen dit beleid.

Natuurlijk hebben we eerst geprobeerd om ze te wijzen op het gebruik van optie 2, maar dat bleek in ons geval niet voldoende.

De work around valt op zich wel mee, i.p.v. op de knop çontroleren’ klikken, klik je nu op ‘concept aanmaken ‘

Iedere organisatie zijn eigen keuze en regels uiteraard hoor, ik dacht gewoon even mee :-) 

De workaround voor steeds te kiezen voor “document moet worden aangepast” > dus steeds nieuwe conceptversie > dus schrijvers uitnodigen > daarna beoordeling en autorisatie > dan pas weer publicatie van een nieuwe versie ook al is er niets veranderd > deze workaround is langer dan via de knop “document controle delegeren aan “ > auteur uitnodigen > inhoudsdeskundige auteur geeft aan het document nog goed is en controledatum schuift automatisch op en pas als auteur zegt dat het document NIET meer goed is ontstaat er een concept. 

Voor iedere organisatie een andere keuze natuurlijk en heel gelukkig biedt KMS daar mogelijk toe :-)

fijn weekend gewenst ! 

Hi Simone, 

Ik denk ook even graag mee, want wij lopen hier ook tegen aan. Ik zie dat jullie een snellere route nemen en 1 inhoudsdeskundige aan laten geven of het document nog goed is. Hierdoor is er controle door 1 persoon en geen 4 ogenprincipe. Is hier bewust voor gekozen? En kan dit iedere 3 jaar op deze manier gecontroleerd worden? Hoor het graag. 

Groet,

Rosa

Beste Rosa, 

Wij werken met 1 of meer schrijvers waarvan 1 van de schrijvers ook de enige auteur is (de auteur is eigenaar en uiteraard inhoudsdeskundig aanspreekpunt) van een document en dit wordt ingevuld bij het tabblad eigenschappen > betrokken personen). Dus 1 of meer schrijvers mogelijk maar 1 van die schrijvers is dan ook de auteur ! 

In onze training leggen wij dat als volgt uit : wanneer je een boek hebt dan staat op de kaft de naam van de auteur maar wanneer je het boek openslaat dan staat er binnenin vaak wie de schrijvers zijn en dat is dan de auteur zijn met eventuele andere schrijvers.

Wanneer dan 3 maanden voor het bereiken van de controledatum de knop “Document controleren” in beeld komt >  kiest de documentbeheerder voor controleren delegeren > dan kun je gelijk de auteur uitnodigen om het document te controleren. De controleur kan dan aangeven of het document nog goed is (dan automatisch weer .. jaar geldig) of aangepast moet worden > de documentbeheerder krijgt een melding vanuit KMS dat er een nieuw concept is > de documentbeheerder nodigt weer opnieuw de schrijver(s) uit om het concept aan te passen en de conceptversie in te dienen via KMS. 

Uiteraard is het altijd mogelijk dat een document tussentijds moet worden aangepast (b.v. als er een gebruikersopmerking bij is gemaakt) dan kun je handmatig een concept maken en schrijvers uitnodigen. 

groet, 

Simone 

Ik heb de indruk dat (een aantal van) jullie wellicht geholpen zou zijn als de controle door meer dan 1 persoon uitgevoerd kan worden?
Zo ja, dan is Idee Documenten aanbieden ter controle aan meerdere personen | Zenya Community wellicht interessant.

Dat voorkomt dat je kopieën gaat maken die inhoudelijk miet verschillen van de vorige versie.
 

​@Chaim Leunissen wij zouden ook graag de knop controleren uit kunnen zetten.

Chaim, mij lijkt het persoonlijk in ieder geval niet wenselijk maar als optie aan/uit kan altijd maar ik zou dan wel eerst even het hele proces bekijken want men kan denk ik ook de controledatum in de mapinstellingen aanpassen maar als de controle uit wordt gezet en er van ieder document een concept gemaakt moet worden dan genereer je ontzettend veel werk voor een organisatie. groet, Simone