Vraag

Is het mogelijk om een afgekeurd document rechtstreeks terug te sturen naar schrijver/auteur?

  • 2 December 2021
  • 5 reacties
  • 119 Bekeken

Reputatie 1
Badge +6

In onze organisatie komt de vraag of het mogelijk is een afgekeurd document rechtstreeks terug te sturen naar de schrijver/auteur. Dus zonder tussenkomst van de documentbeheerder. De reden hiervoor is dat dit de documentbeheerders zou ontlasten.

Ik ben heel benieuwd hoe andere organisaties hierover denken.

 


5 reacties

Reputatie 5
Badge +8

In onze organisatie komt de vraag of het mogelijk is een afgekeurd document rechtstreeks terug te sturen naar de schrijver/auteur. Dus zonder tussenkomst van de documentbeheerder. De reden hiervoor is dat dit de documentbeheerders zou ontlasten.

Ik ben heel benieuwd hoe andere organisaties hierover denken.

 

 

Ik begrijp de vraag! Echter zou ik dit niet als standaard willen maar als in te stellen op map-niveau of dergelijke. Het afkeuren van een document kan verschillende redenen hebben, soms zijn er verschillende schrijvers of dient het naar iemand helemaal anders te gaan. Voor sommige departementen zou ik dit binnen onze organisatie zeker kunnen activeren (indien de functionaliteit bestond), bij andere niet.

Badge +1

Momenteel krijg ik deze vraag veel vanuit de gebruikers.

Op onze afdeling werken wij met verschillende disciplines, waardoor er documenten zijn die multidisciplinair beoordeeld dienen te worden. Vanuit elke discipline is er een beoordelaar aangesteld.

Op het moment dat een document wordt afgekeurd door één van deze beoordelaars, blijft het document soms onnodig lang hangen. Het zo juist fijn zijn, als er een afkeuring is dat het document gelijk terug gaat naar de schrijver/auteur, dan te moeten afwachten totdat iedereen het document goed- of afgekeurd heeft.

Aangezien deze vraag 1 jaar geleden is gevraagd, ben ik benieuwd hoe andere gebruikers dit zien? Of zijn er andere mogelijkheden in het systeem?

 

Met vriendelijke groet,

Mariëlle Dolieslager

Reputatie 5
Badge +5

@Marielle Dolieslager

Ik probeer even "hardop” met je mee te denken. Volgens mij is jouw vraag niet identiek aan de originele vraag - daar wordt namelijk gevraagd of het mogelijk is om een conceptdocument bij vastgestelde afkeuring direct door te sturen naar de schrijver en de documentbeheerder over te sllan. De oplossing voor die vraag is m.i. deze: maak de schrijver (mede)documentbeheerder. Dan ligt het concept al meteen bij de schrijver zodra een document is afgekeurd.


In jouw geval lijkt het erop alsof het document nog niet is afgekeurd, klopt dat?

Zo ja, willen jullie dan dat een document al afgekeurd wordt als een (of een klein aantal) beoordelaar(s) het document afkeurt, i.p.v. de beoordeling van iedereen af te wachten, klopt dat?
Want in dat geval zou je je beoordelingssjabloon daarop kunnen aanpassen. Daar kun je b.v. instellen dat het document afgekeurd dient te worden als het goedkeuringscriterium niet meer gehaald kan worden, zie Beoordelingssjablonen - bepaal zelf de beoordelingsworkflow | Infoland Community

Nadeel van een dergelijke inrichting is dan vaak dat je niet de opmerkingen van alle beoordelaars in 1x verzamelt en dat er dan kans is dat het document meerdere keren opnieuw beoordeeld zal worden.

Een mogelijke oplossing daarvoor is de optie om beoordelaars die bij een eerdere beoordeling het document goedgekeurd hebben over te slaan bij de nieuwe beoordeling.
Vanuit het perspectief dat het document vanuit verschillende disciplines beoordeeld wordt, is dat mogelijk een risico: wat als de wijziging aangevraagd door beoordelaar A niet past volgens beoordelaar B, maar beoordelaar B die wijziging niet heeft gezien omdat die overgeslagen wordt (vanwege een goedkeuring op de vorige versie)?

Tot slot: documentbeheerders hebben de mogelijkheid om een document handmatig uit beoordeling te halen en aan de schrijver aan te bieden. Onder het kopje "Mapoverstijgende totaaloverzichten samenstellen” van Overzicht houden op documenten in het beheer | Infoland Community vind je een voorbeeld van een mapoverstijgend overzicht waarmee je alle documenten in beoordeling kunt identificeren. Vervolgens kun je dat uitsplitsen naar:

  1. Documenten die in het geheel niet beoordeeld zijn
  2. Documenten die deels beoordeeld zijn, maar nog niet zijn afgekeurd
  3. Documenten waar beooordelaarsopmerkingen bij staan (en dus zijn afgekeurd)

Voor categorieën 1 en 2 geldt dan dat je de beoordelaars kunt benaderen met een vraag om de documenten alsnog te beoordelen
Voor categorie 3 kun je besluiten om de beoordeling af te breken, het document aan een schrijver toe te wijzen en na het inleveren van het concept het document opnieuw in beoordeling te zetten,

Ik hoop dat je met deze aanwijzingen beter 'in control’ komt?

 

Reputatie 1
Badge +5

In onze organisatie komt de vraag of het mogelijk is een afgekeurd document rechtstreeks terug te sturen naar de schrijver/auteur. Dus zonder tussenkomst van de documentbeheerder. De reden hiervoor is dat dit de documentbeheerders zou ontlasten.

Ik ben heel benieuwd hoe andere organisaties hierover denken.

 

in onze organisatie missen we deze mogelijkheid ook. Bijkomend zou het ook gemakkelijk zijn dat schrijvers, wanneer hun conceptversie klaar is, de beoordeling kunnen starten.

Graag hadden we ook een automatisch bericht gehad naar de schrijver wanneer een document is goedgekeurd.

In onze organisatie komt de vraag of het mogelijk is een afgekeurd document rechtstreeks terug te sturen naar de schrijver/auteur. Dus zonder tussenkomst van de documentbeheerder. De reden hiervoor is dat dit de documentbeheerders zou ontlasten.

Ik ben heel benieuwd hoe andere organisaties hierover denken.

 

in onze organisatie missen we deze mogelijkheid ook. Bijkomend zou het ook gemakkelijk zijn dat schrijvers, wanneer hun conceptversie klaar is, de beoordeling kunnen starten.

Graag hadden we ook een automatisch bericht gehad naar de schrijver wanneer een document is goedgekeurd.

 

Voor het informeren van de schrijvers bestaat een idee:
 

 

Voor de andere vragen zou je een nieuw idee kunnen toevoegen.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring