Vraag

Is het mogelijk om het opzoeken van personalia (documentgegevens) van een document te vergemakkelijken?

  • 26 August 2020
  • 4 reacties
  • 87 Bekeken

Reputatie 2
Badge +6

Beste,

Binnen het MUMC+ plaatsten wij tot voor kort de personalia van een document (auteur(s), beoordelaar(s) en autorisator) onderaan in het document.

Om verschillende redenen zijn we hiermee gestopt, o.a. privacy, foutgevoeligheid, dubbelop.

Wij plakken de personalia nu als opmerking naast het document, we zorgen dat deze informatie te zien is voor schrijver(s) en beoordelaar(s).

De medewerkers die de personalia willen weten van een document en geen schrijver/beoordelaar zijn, wijzen wij op de mogelijkheid '’Meer'’ - '’Documentgegevens tonen'’.

We krijgen nu echter wel eens de feedback dat het opzoeken van personalia omslachtig is, het is niet in een oogopslag te zien wie een document heeft geschreven/geautoriseerd. Medewerkers waren natuurlijk gewend om naar beneden te scrollen in het document, dus het is ook een stukje gewenning. Dat het echter niet heel gemakkelijk en duidelijk te vinden is, kunnen we wel begrijpen.

Is er een manier voor ons om dit duidelijker te maken of is er vanuit jullie een mogelijkheid om dit in de toekomst aan te passen, zodat het gebruiksvriendelijker wordt.

Met vriendelijke groet,

Mila Brune


4 reacties

Reputatie 4
Badge +6

Beste Mila

Wij gebruiken hiervoor de tooltip.

Wannneer je in de zoekresultatenlijst met de muis over de titel van het document gaat dan verschijnt de tooltip waarin je deze velden kan opnemen.  Het document dient dan zelfs niet geopend te worden om de personalia van het document op te vragen.

Onder Applicatiebeheer - Portalen - Portalen  - Zoekinstellingen kan je instellen welke velden je in de tooltip wenst.

 

Wanneer het document geopend is dien je zoals u zelf al aangaf via de knop documentgegevens tonen te gaan.

Bij de eigenschappen van het document onder workflow zou je eventueel ook het veld “Wijzigingen ten opzichte van vorige versie” kunnen gebruiken maar wij gebruiken dit enkel om effectief de wijzigingen bij nieuwe versies te noteren.

Misschien dat een soortgelijk veld kan voorzien worden om de documenteigenschappen te tonen zodat de personalia reeds bij het openen van het document te voorschijn komen.

Deze meldingen (zwarte balken) kunnen immers altijd dichtgeklapt worden wanneer de gebruiker dit wenst.

Door Infoland misschien een veld voor Documenteigenschappen te voorzien cfr. het veld voor Wijzigingen tov vorige versie...

 

Misschien dat dit wel een handige tool zou zijn om documentgegevens snel te tonen aan de eindgebruiker.

Groeten

Els

Reputatie 2
Badge +6

Beste @Els Lowette,

Dank voor jouw reactie!

Via de tooltip is inderdaad een gemakkelijke manier om dit te kunnen raadplegen. Echter, om de gegevens in te zien als je al in het document zit, kan ons inziens duidelijker. Zoals jij ook aangeeft zou het mooi zijn als deze documenteigenschappen in een oogopslag te zien zijn voor de gebruiker, bv. bovenin een balk boven het document.

Groeten,

Mila

Reputatie 6

Beste @Mila,

Kun je aangeven waarom het voor een groot deel van jullie gebruikers belangrijk is om te zien wie het document heeft geschreven of geautoriseerd? Voor een selecte groep kan ik het me goed voorstellen, maar deze data is denk ik voor een grote groep eindgebruikers niet relevant. En door dan die data wel te tonen, is het voor de gewone lezer van een document een minder prettige gebruikerservaring, puur omdat hij/zij meer data heeft om te verwerken.

Reputatie 2
Badge +6

Beste @Koen Sterken,

Ik denk dat dit voor veel gebruikers een extra stuk informatie geeft, waardoor ze een beeld hebben van wie dit protocol bv. komt, en dus ook hun vragen hierover direct aan deze personen / afdeling kunnen stellen.

Verder speelt het natuurlijk ook een rol dat medewerkers gewend waren deze informatie in het document te kunnen zien en dit is niet meer het geval.

Voor nu hebben wij in ieder geval de informatie toegevoegd aan de tooltip en dit ook gecommuniceerd, waarschijnlijk zijn veel gebruikers hier al mee geholpen.

Met vriendelijke groet,

Mila

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring