Is te zien wanneer een document voor het laatst geraadpleegd is?
- Zenya Product Specialist
Als je wilt weten of er documenten zijn die al lange tijd niet meer zijn geraadpleegd, kun je dat zien via het rapport 'Hits per document'. Je kunt dit rapport oplopend sorteren op 'Aantal hits' en bij het bekijken de periode opgeven, bijvoorbeeld het afgelopen jaar. Je kunt zo snel zien welke documenten al een jaar lang niet meer zijn bekeken (= 0 hits).
+3- Zenya Product Specialist
Het totaal aantal hits zegt niet zo veel. het zou dan kunnen dat het document in het verleden vaak is geraadpleegd maar al langere tijd misschien vrijwel niet meer.
+3
+7Misschien kan het je voorlopig al helpen om het aantal hits zichtbaar te maken via "kolominstellingen" in het documentenoverzicht.
Hier zie je dan meteen het aantal hits per document waardoor je geen rapport hoeft te draaien. De bemerking van Inge bij de interpretatie van het aantal hits blijft natuurlijk van toepassing. Maar het geeft wel een idee of een document veel geraadpleegd wordt of niet. Ik vind het op deze manier alvast inzichtelijk en geeft een eerste indicatie.
+2Het filter voor kolominstellingen had ik al gevonden en hits nu standaard ingesteld. Maar is het in een rapport ook zichtbaar te maken door welke personen het document geraadpleegd is?
+7Heb je al eens het rapport "lijst van hits per document per gebruiker" uitgevoerd of het rapport "meest gelezen documenten per gebruiker"? Volgens mij kan je deze info hieruit halen. Tip: kijk wel hoe jou organisatie hiermee omgaat naar privacy toe.
Excuses voor het oprakelen van deze oude vraag, maar ik ben benieuwd of voor deze kwestie al een (betere) oplossing is.
Ik ben ook bezig met zoeken naar ongebruikte documenten en hoewel ik wel over een bepaalde periode kan zien hoe weinig hits een document heeft, ben ik benieuwd naar de datum van de laatste hit én naar een trend. Neemt het gebruik van bepaalde documenten af over een langere periode?
- Zenya Product Specialist
Hallo
Je zou de rapportage trendlijn hits kunnen inzetten om de datum dat het document laatst is benadert te achterhalen, tevens krijg je hiermee ook de gewenste trendlijn.
Gebruik hiervan zou je dan wel moeten filteren op 1 specifiek document om hierbij inzicht te krijgen per document.
Mogelijk hebben andere community leden nog andere suggesties die je verder kunnen helpen.
Word lid van de Zenya Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInEnter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.