Beantwoord

Leesbevestiginggroep en personen per document

  • 12 October 2020
  • 9 reacties
  • 294 Bekeken

Reputatie 2
Badge +4

Is het mogelijk om gebruikers:

  • toegang te geven tot het bekijken van de de inhoud van de gebruikersgroepen?  Het is mogelijk om ze toegang te geven tot de gebruikersgroepen maar dan kunnen ze deze ook aanpassen en dat is niet de bedoeling.
  • per document te laten zien welke groepen/personen deze moeten lezen? Voor andere velden is het mogelijk om dit zichtbaar te maken. Nu is het enkel mogelijk om vanuit de groepen/personen te bekijken welke documenten ze moeten lezen maar niet omgekeerd. Voor de documentbeheerder is dit wel zichtbaar.

Reden van de vraag: voor sommige documenten is een uitgebreide training vereist en we bepalen de te trainen personen adhv de leesbevestiging. De persoon die de training moet geven is de schrijver van het document. 

icon

Antwoord op het topic Jim van Heumen 26 October 2020, 14:49

Bekijk origineel

9 reacties

Reputatie 4

Als je een groep geselecteerd hebt kun je door er even met je cursor over te blijven hangen een tooltip tevoorschijn laten komen met de groepsinfo. Daarin staan ook de groepsleden (behalve voor ‘alle gebruikers’ en ‘alle aangemelde gebruikers’).

Bij de documenteigenschappen (in het documentbeheer) waar de leesbevestiging staat ingesteld staat een linkje ‘groepsleden tonen’ als er groepen ingesteld staan.

Reputatie 2
Badge +4

Aangezien ik documentbeheerder ben, kan ik je voorstelde acties uitvoeren in het documentbeheer.

Volgens mij kan een gebruiker (die geen schrijver of documentbeheerder rechten heeft) bovengenoemde acties niet uitvoeren. Of kan ik deze rechten aanpassen? Het is wel enkel de bedoeling om het te kunnen bekijken en NIET aan te passen.

Reputatie 4

Dit kan inderdaad alleen voor mensen die toegang hebben tot het document in het documentbeheer, en volgens mij niet voor lezers.

Reputatie 2
Badge +4

Dit kan inderdaad alleen voor mensen die toegang hebben tot het document in het documentbeheer, en volgens mij niet voor lezers.

is er een andere manier? Of kan deze opgezet worden in de toekomst?

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @Lotte van Boxel

Een gebruiker die geen documentbeheer rechten heeft kan bij de documenteigenschappen niet zien voor wie (of welke groep) een leesbevestiging heeft ingesteld. Daar heeft die gebruiker immers geen rechten toe. 

 

Wat je wel kunt doen is werken met de leesbevestiging rapportage (Ga naar > rapportage). Hier kun je een rapport instellen die voor een specifieke groep gebruikers laat zien voor welke documenten zij een leesbevestiging moeten geven. Tevens kun je hier zien of die ook al afgerond is. Eventueel zou je dit rapport met een filter bijvoorbeeld nog kunnen beperken tot documenten in bepaalde map. 

Als je vervolgens de gebruiker die dit moet in kunnen zien leesrechten geeft op dit rapport, kan diegene het rapport bekijken en dus zien welke gebruiker voor welk documenten wel of geen leesbevestiging heeft moeten geven (zie de afbeelding voor een voorbeeld van dat rapport). Op basis van dat rapport kan de te trainen personen bepaald worden. 
 

 

Reputatie 2
Badge +4

Dennis,

Het voorstel dat je geeft, is ons bekend. We willen het echter graag omgekeerd. Dus een document selecteren en daar dan de betrokken groepen (en personen) van krijgen. 

Als we het op deze manier moeten doen, moeten we alle groepen selecteren, het rapport transporteren naar excel, in de excel het juiste document zoeken (tussen 1000 documenten van 1 map) en zo bepalen welke personen het document moeten kennen. Dat is vragen op moeilijkheden en problemen…

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @Lotte van Boxel

 

Dat is op dit moment niet mogelijk tenzij de persoon die dit moet bekijken rechten krijgt op die map(pen) in het documentbeheer, zoals Job al aangaf.

Reputatie 2
Badge +4

@Job Kramer@Dennis Langenhuijsen,

Een andere oplossing is het kunnen toevoegen van het leesbevestiging-veld aan een afdruksjabloon. Is dit een optie die jullie kunnen bekijken?

Zoals in andere topics reeds gemeld, is het lastig dan het leesbevestiging-veld zich niet gedraagt zoals ander velden en daardoor niet zo maar geselecteerd kan worden bij rapporten, afdruksjablonen, ...

Reputatie 5
Badge +6

Hoi @Lotte van Boxel

 

Fijn dat je meedenkt met ons! Als we dit onderdeel verder door ontwikkelen zullen we dit zeker meenemen.

Voor nu is onze development afdeling bezig met een aantal andere toffe ontwikkelingen, waardoor dit binnenkort niet zal worden doorontwikkeld. In dit topic lees je meer over waar we mee bezig zijn. 

 

Voor nu ben ik dus vooral ook benieuwd of andere klanten het probleem wat je schetst ook zo ervaren. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring