We stellen leestaken in met gebruikersgroepen. Aansluitend krijgen de gerelateerde medewerkers alleen een leestaak als een document vastgesteld wordt (nieuw of nieuwe revisie).
Echter het komt voor dat je personeel jaarlijks wil toetsen en dat je dus jaarlijks een aantal documenten opnieuw als leestaak wil toebedelen.
Dat is nu niet mogelijk. Kan dit mogelijk gemaakt worden?
Het is mijn niet duidelijk waarom je opnieuw leestaken zou willen uitdelen om te toetsen. Is dat bedoeld ter voorbereiding op een toets?
Het lijkt mij dat er andere mogelijkheden zijn om de juiste documenten aan te bieden. Je zou bijvoorbeeld een verzameling of zelfs een portaal kunnen maken waarin alleen die documenten zitten die je opnieuw wilt laten lezen. Dan volstaat een simpele instructie dat men op het betreffende portaal de documenten kan vinden om zich voor te bereiden.
+1Wij zouden ook graag een leesbevestiging jaarlijks willen laten terugkeren voor documenten rondom veiligheid/ARBO aspecten zonder een nieuwe versie van het document aan te hoeven maken.
Is dit inmiddels al mogelijk?
+5
Wat is jullie doelstelling?
Wil je nagaan of medewerkers weten dat het document er is en of ze het gebruiken?
Voor deze situatie is het wellicht goed om te weten dat er een rapport "Lijst van hits per document per gebruiker” bestaat - daar kun je nagaan welke documenten er in het afgelopen jaar zijn geopend vanuit Zenya. Handig als een normerende instantie wil weten of het systeem actief gebruikt wordt. Dit rapport kan een aanvulling zijn op het "Leesbevestigingsrapport”. Het zou zelfs aanwijzingen kunnen bieden dat iemand het document wel heeft afgevinkt, maar niet actief gebruikt.
En dat is een brugje naar:
Wil je weten of medewerkers kennis hebben van de inhoud?
In dit geval zal een 'toets’ of een 'inhoudelijke reminder’ m.i. beter werken. Zo'n reminder kun je uitzetten via een BOOST campagne - daar kun je via een campagne bericht een vraag stellen over de inhoud van de documenten.
Een vraag als "Hoe handel je in situatie X?”, waarbij het antwoord beschikbaar is in je documentatie stimuleert gebruikers effectief om het antwoord daar op te zoeken.
Eventueel kun je in een vervolgbericht het juiste antwoord op de vraag geven en daar verwijzen naar de bijbehorende documentatie. Deze manier van documenten onder de aandacht brengen waardeer ik zelf beter dan een leesbevestigingstaak - het verbindt namelijk de beschikbare documentatie met een praktijksituatie.
Twee eerste artikelen over BOOST campagnes:
Heb je al een account? Log in
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
