Beste, 

Meldingsflow:
voor het aanmaken van een nieuwe document/nieuwe versie zou je een simpele meldingsflow kunnen maken. In het formulier maak je velden aan die verplicht zijn voor het aanmaken van een document, zoals; titel, auteur, beoordelaar, autorisator, verplicht lezen, welk afdeling/organisatie-eenheid betreft het, etc.

In het workflow creëer je actiepunten bestemd voor documentbeheerder X. Hierin kun je voorwaarde toekennen.

BV

• Word document genereren, gebruik sjabloon X als veld soort document X wordt gekozen
• Actiepunt voor documentbeheerder 1, als veld organisatie-eenheid 1 is gekozen 
• Actiepunt voor documentbeheerder 2, als veld organisatie-eenheid 2 is gekozen (map waarin het document komt, want dit is bij ons 1:1 met de verzameling en verzameling wordt gebruikt voor je portaal).
• etc.

Mooie hieraan is dat het volledig automatisch gaat en de desbetreffende documentbeheerder krijgt een taak en alles wordt conform het formulier ingediend dus je hoeft achteraf niet meer te mailen of te bellen om te vragen naar ontbrekende informatie. Ook kun je een dashboard maken van document aanvragen en de status hiervan laten zien

Rapportage:
Rechten op gebruikersrollen per documenten map. Vink de mappen aan, kies rol documentbeheerder. Kies gebruikers(groep). Bekijk het rapport en sla het op.  Opgeslagen rapport “Lijst van documentbeheerders op mapniveau” hyperlinken op de portalen..

Portaal: Je zou op portaalniveau een kopje service/helpdesk kunnen maken als je documentbeheerders hebt op portaal niveau. Vermeld hier dan de functie of namen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van Zenya doc/ Zenya melding etc.

Kaartenbak kan ook maar dan zou je dit elke keer moeten bijhouden.

Wij gebruiken zelf een meldingsflow. 

Hopelijk heb je hier iets aan.

Groet,
Khar-Cheong ​​​​​​​