Nieuw document aanvragen via Zenya FLOW / iTask

@Mila ,

In het Erasmus MC hebben we een aantal jaar zo'n formulier gebruikt voor nieuwe documenten, een poortwachter formulier noemde wij het. We zijn hiermee gestopt omdat het als een ‘paarse krokodil’ ervaren werd en het proces van documenten plaatsen heel erg vertraagde. Omdat het proces zo veel tijd kosten werden documenten op andere plaatsen geplaatst dan op Zenya. Het droeg niet bij aan de kwaliteit van documenten. 

Nu controleren onze decentraal beheerders (4 personen) elke maand alle nieuw geplaatste documenten (zo'n 100-150 documente) of die voldoen aan ons gestelde beleid. Dit is enorm tijdrovende klus, maar wel een manier waarop wij zicht houden wat nieuw geplaatst wordt. 

Ik ben heel benieuwd hoe andere instellingen hiermee omgaan.

In het Franciscus gebruiken wij het formulier wel voor nieuwe aanvragen. Voorheen was een het Word bestand dat gebruikers moesten downloaden, invullen en versturen. 

Het voorkomt bij ons vaak toch over en weer mailen en bellen omdat wij direct alle info hebben die wij nodig hebben.

Daarnaast kunnen gebruikers WORD, PDF EXCEL bestanden direct uploaden zodat wij die voor hen plaatsen. Op die manier start gelijk beoordelingsronde en nodigen wij niet eerst de schrijver uit. 

Aan de hand van de aanvraag checken de centrale beheerders of er al soort gelijk document is. Zo ja wordt er contact gezocht en overlegd. en anders wordt het direct aangemaakt. Wij hebben enkele decentraal beheerders. Heel soms krijgen wij voor hen een nieuw verzoek dan sturen we de melding naar ze door. Maar doorgaans regelen zij het voor hun documenten zelf. 

Flow is heel klein. concept - verzenden - afwijzen of afhandelen. 

Wij gebruiken hier ook een flow voor zodat:

• afhankelijk van het type document de juiste documentbeheerder wordt geïnformeerd
• SME’s op voorhand kunnen goedkeuren of een document gewijzigd/aangevraagd mag worden (evaluatie aanvraag). 
• na de goedkeuring van documenten, ook de training georganiseerd kan worden voor bijv procedures. Document wordt niet gepubliceerd tot wanneer de werknemers opgeleid zijn.