Beantwoord

Nieuwe gebruiker toevoegen aan leesbevestiging

  • 16 September 2020
  • 12 reacties
  • 138 Bekeken

Badge

Bestaat er in het documentenbeheer een mogelijkheid om een nieuwe beheerder automatisch aan de leesbevestiging van alle documenten toe te voegen? Of moet dit manueel per document worden ingesteld?

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 17 September 2020, 09:24

Bekijk origineel

12 reacties

Hoi @Marjolein Ingels,

Je kunt het volgende doen:

  • Maak een gebruikersgroep ‘documentbeheerders’ 
  • Stel deze groep in voor leesbevestiging*
  • Als er een nieuwe beheerder komt, voeg je die toe aan de groep
  • Als er een beheerder weggaat, haal je die weg uit de groep

Je hoeft dan dus enkel de leden van de groep actueel te houden.

* Wanneer je meerdere documenten selecteert in de lijst van documenten (eventueel na uitvoeren van een zoekvraag) dan kun je van al die documenten de eigenschap ‘leesbevestiging’ wijzigen en hier een gebruiker(sgroep) aan toevoegen.

Badge +1

Hoi @Inge Kuijpers,

Wanneer een nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan een bestaande gebruikersgroep met ingestelde leestaken, worden voor deze persoon al deze leestaken dan in één keer uitgestuurd? Of krijgt hij/zij pas een leestaak bij eerstvolgende revisie van één van de documenten? 

 

vriendelijke groeten, 

Ilse 

 

Badge +1

Hallo @IlseJanssen,

 

Op het moment dat je een gebruiker aan een groep toevoegt, dan kijkt het systeem naar de op dat moment gepubliceerde documenten waar leesbevestiging voor is ingesteld, en zal deze doorpushen naar de nieuwe gebruiker.

Badge +2

Hallo Angelique,

Wij hebben leesbevestigingen voor verschillende groepen ingesteld. Ik heb dit meerdere keren getest maar het werkt niet zoals jij het beschrijft. Ik heb een nieuwe medewerker aan een groep toegevoegd die leesbevestigingen heeft, maar die krijgt alleen de taak pas bij een nieuwe versie van het document. Ik wil graag dat elke nieuwe medewerker ook de bestaande versie moet lezen. Hoe kan ik dit regelen?

Reputatie 5
Badge +5

Hoi @IlseJanssen  en @j.schilder,

Ik kom tot de conclusie dat het van belang is dat de betreffende groep expliciet de juiste leesrol krijgt op documenten in de map - zodra er aan die voorwaarde voldaan is, dan krijgt ieder nieuw lid van de groep een taak.

Het stappenplan is dan als volgt:

  • Maak een gebruikersgroep, b.v. ‘documentbeheerders’ 
  • Geef deze groep de gewenste leesrechten in de eigenschappen van een documentmap
  • Stel deze groep in voor leesbevestiging per document**
  • Als er een nieuwe beheerder komt, voeg je die toe aan de groep
  • Als er een beheerder weggaat, haal je die weg uit de groep

** Als je een gebruikersgroep zonder leesrechten aan het instellen bent voor leesbevestiging, dan kleurt de groepsnaam lichtgrijs en komt er de toevoeging (geen leesrollen) er achter te staan. 

Ik verneem graag of dat de gouden aanwijzing is?

 

Badge +2

Hallo Chaim,

Ik heb de leesrechten (en de rest) ingesteld zoals je schrijft. Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker aan de groep krijgen ze geen leesbevestigingen voor bestaande versies, alleen bij nieuwe versies. Ik heb dit meerdere keren getest maar het werkt helaas niet. 

Reputatie 5
Badge +5

Hoi @j.schilder,

In onze testomgeving werkt het zoals beschreven. Ik heb daarom een melding aangemaakt bij de Infoland Servicedesk om dit nader te onderzoeken.

Reputatie 3
Badge +5

Hallo @j.schilder,

 

Je vroeg in een eerdere reactie: 

Ik heb de leesrechten (en de rest) ingesteld zoals je schrijft. Bij het toevoegen van een nieuwe medewerker aan de groep krijgen ze geen leesbevestigingen voor bestaande versies, alleen bij nieuwe versies. Ik heb dit meerdere keren getest maar het werkt helaas niet. 

We hebben dit op de servicedesk uitgezocht en het antwoord is:

Als de gebruiker geen leesbevestiging taak (meer) heeft, dan wordt de daaropvolgende nacht een nieuwe leesbevestiging taak aangemaakt. 

 

Badge

Beste, 

Naar aanleiding van het topic leesbevestigingen, heb ik volgende vraag: Wanneer er een nieuwe medewerker start, krijgt hij een hele lijst leesbevestigingen van documenten die gelezen moeten worden. Is er een mogelijkheid dat onze nieuwe medewerkers kunnen starten met een blanco leeslijst? Ze krijgen namelijk een aparte opleiding waarbij ze de nodige documenten krijgen om door te nemen die van belang zijn op dat moment. 

Alvast bedankt voor jullie feedback, 

Groeten Sofie

Hoi Sofie,

Nieuwe gebruikers krijgen altijd een leeslijst van alle documenten waarbij ze zijn ingesteld voor leesbevestiging.

Beste,

Zou het toch mogelijk gemaakt kunnen worden dat we op z’n minst kunnen instellen of leesbevestiging moet gebeuren voor “oude” reeds bestaande documenten bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker?

Jaar na jaar zal het aantal documenten steeds blijven groeien en de nieuwe gebruiker krijgt dan steeds een superlange lijst met documenten die hij moet bevestigen (terwijl dit in het verleden reeds gedaan was door zijn collega’s) 

Ik krijg deze vraag van onze documentbeheerders. Zij ervaren dit als zeer storend. 

Alvast bedankt.

 

Met Vriendelijke groeten,

Nicky De Schoesitter

Reputatie 3
Badge +5

Hallo @ndscho0 

Voor jouw vraag bestaat reeds volgend idee. Je zou hier je stem op uit kunnen brengen en/of een reactie aan toe kunnen voegen.
 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring