Vraag

Omgang met groeiend aantal documenten met enkel links naar externe portalen (vakgroep-specifieke nationale richtlijnen)

  • 30 November 2020
  • 7 reacties
  • 245 Bekeken

Reputatie 5
Badge +8

De afgelopen jaren zien wij als ziekenhuis een trend; steeds meer van onze artsen schrijven mee aan de landelijke richtlijnen en men lijkt bijzonder goed op de hoogte van aanpassingen in Nationale richtlijnen. Dit is natuurlijk een mooie ontwikkeling en naast de bestaande regionale inspanningen natuurlijk zeer wenselijk.

Het heeft echter voor documentbeheer de uitwerking dat veel interne documenten niet langer “nodig” zijn. We willen natuurlijk als ziekenhuis volledige dekking hebben; alle processen, zorg gerelateerd of anders, die we uitvoeren in ons werk, beschreven zijn in het documentbeheersysteem. Nu weet ik ook wel dat een medische richtlijn daarbij nooit gaat bevatten wat een arts precies doet, maar toch.

Veel van onze medisch specialisten willen nu eigenlijk gewoon onze eigen documenten vervangen door een “linkje” naar externe richtlijnen.

Naar de relevante documenten van diverse Nederlandse genootschappen, naar het acuteboekje.nl, esvs.org, escardio.org, om maar een greep te doen. Daar hebben ze dan ook binnen een minuut het

de relevante diagnostische en behandelrichtlijnen voor ogen. En vinden het daarmee reinste verspilling van tijd om deze richtlijnen dan nog eens te kopiëren naar eigen documentsysteem.

We hebben nu dus een groeiend aantal documenten waar enkel links in staan naar portalen van andere verenigen en organisaties. Uiteindelijk hebben de medici altijd recente versies van documenten binnen handbereik.

Als afdeling kwaliteit zijn we natuurlijk bang voor aanpassingen in deze richtlijnen terwijl de artsen nog volgens oudere methoden werken. Of dat documenten bij spoed bij uitval het net netwerk niet beschikbaar zijn.

Natuurlijk zouden we dingen als een webshare optie met deze derde partijen aantrekkelijk vinden, maar realistisch gezien gaat dat met alle internationale partijen de komende jaren niet lukken.

Hoe gaan jullie hiermee om? Zijn wij nu het enige ziekenhuis waar we dit soort documenten met voornamelijk externe links toestaan? Zijn er elegantere oplossingen die we over het hoofd hebben gezien? Is het nastreven van 100% dekking voor alle medische documenten onrealistisch?

Ik hoor graag jullie visie.

 

 


7 reacties

Reputatie 5
Badge +8

Hallo @JesseV. Binnen ons ziekenhuis hebben we op het portaal een link naar LORENZ gemaakt. dit is een database van landelijke richtlijnen en normen voor de zorg van de NVZ. Deze LORENZ-database maakt ook gebruik van iProva, waardoor deze richtlijnen en normen ook op deze manier worden aangeboden. Medische richtlijnen verwijzen wij dan ook niet meer naar websites o.i.d., maar waar nodig naar een richtlijn in deze LORENZ-database. deze database wordt up to date gehouden door de NVZ, waardoor daar alijtd de nieuwe richtlijnen in staan. Als ziekenhuis hebben wij wel gezegt dat dit niet onze huidige documenten kan vervangen: als naslagwerk zijn richtlijnen en normen heel fijn. Echter een beschrijving wie wat doet binnen een procedure of protocol is vaak niet beschreven in een landelijke richtlijn. Daarvoor blijven we onze eigen documenten houden. In deze documenten maken we dan een verwijzing naar de richtlijn in LORENZ. 

Wij hebben we de stelling, dat als een medische richtlijn echt alleen gebruikt wordt door medisch specialisten en in deze richtlijn staat exact wat ze moeten doen (incl. bijvoorbeeld medicatie, materialen en middelen die wij ook in huis hebben), dat dan een verwijzing voldoende is en een eigen protocol niet noodzakelijk is. In de praktijk komt dit niet zo vaak voor :wink:

 

groeten Berber

Reputatie 5
Badge +8

Hallo Berber,

 

Bedankt voor je reactie. Wij hebben ook sinds een maandje LORENZ opgenomen op ons portaal. Wel als link, maar door SSO werkt dat natuurlijk prima.

Hier zit inderdaad veel in, maar dit zijn doorgaans documenten waar onze medisch specialisten niets mee doen. Een beetje na aanleiding van LORENZ zijn zij zich gaan afvragen of er voor hen ook niet een vergelijkbare oplossing was.

Ik weet eigenlijk ook wel zeker dat ze lang niet altijd enkel en alleen de richtlijnen volgen, maar daar ook eigen interpretatie en werkwijzen op nahouden. (aanname natuurlijk)

Reputatie 4
Badge +6

Hoi Jesse,

Binnen Zuyderland maken we ook gebruik van een verwijzing naar Lorenz (standaard op elk portaal), daarnaast gebruiken we ook verwijzingen naar Lorenz in documenten (hier staat wel meer tekst in als alleen een hyperlink) de verwijzing naar Lorenz dient dan als onderbouwing voor de inhoud van het protocol. Het gebruik van documenten om alleen een hyperlink te plaatsen proberen we zoveel mogelijk te beperken.

Om maatschappen (specialisten en co-assistenten) snel naar alle relevante documentatie te helpen maken we sinds kort gebruik van portalen voor deze groep (deze maken we op aanvraag aan). In de portalen zetten we standaard de verwijzing naar Lorenz en voegen we verwijzingen naar de gewenste landelijke sites / internationale sites toe (hiermee voorkom je dat er documenten met alleen een link worden aangemaakt) en we maken hier een overzicht van protocollen die ze snel willen vinden (we gebruiken hiervoor het informatiepaneel op het portaal dat we de naam BELANGRIJKE LINKS gegeven hebben). Daarnaast krijgen ze als ze op raadplegen klikken en overzicht van de voor hen relevante documenten in iProva (evt. kunnen hele belangrijke documenten nog in de lijst met belangrijke links op de startpagina toevoegen).

Feit blijft dat als er geen internet / 4G / 5G beschikbaar is, documenten (m.n. van externen) niet te vinden zijn. Daar hebben we (nog) geen oplossing voor, het is wel iets wat we bij de samenstelling van de portalen meenemen in de bespreking.

Daarnaast zijn we nu aan het kijken of we de apps van Infoland kunnen gebruiken want het raadplegen van documenten via een telefoon heeft wel heel erg de voorkeur; dit zou kunnen betekenen dat we de inrichting van de portalen gaan vertalen naar een app en dat portalen en app op elkaar afgestemd gaan worden. Ook daar loop je tegen het probleem aan dat je zonder internetverbinding / 4G / 5G geen externe documenten ziet.
Dit staat nog in de kinderschoenen komend jaar willen we hier een pilot mee doen (omdat dit ook gevolgen gaat hebben voor de structuur van de documenten, de inrichting van de verzamelingen etc.).

 

Mocht je verder nog vragen / aanvullingen en ideeën hebben, hoor ik dat graag.

Groeten

Annemari

 

 

Reputatie 5
Badge +8

Interessant om te lezen. Wij hebben een vrij klein aantal portalen en dat redelijk gestroomlijnd, dus nieuwe portalen toevoegen zou voor onze inrichting niet heel wenselijk zijn denk ik. Maar goed, dat zijn heel minimale documenten natuurlijk ook niet. Het is misschien wel een idee om meer documenten te vervangen door enkel een nieuwe filter binnen een bestaand portaal. Wellicht kunnen we dan beter een collectie aan externe bronnen toevoegen als nieuwe verzameling binnen de portalen.

Dat zou alleen wel betekenen dat het beheer daarvan volledig bij mij op het bordje komt, ipv bij onze decentrale documentbeheerders.

Interessant dat jullie nu ook een proces in gaan om mobiel werken mogelijk te maken. Voor de COVID situatie was daar hier in huis nog niet zoveel behoefte aan, maar inmiddels zijn wij ook aan het kijken of we hier naartoe kunnen overgaan.

Het zou leuk zijn daar volgend jaar wat over de ervaringen te lezen. Denk dat meer organisaties daar uiteindelijk wat aan kunnen hebben.

Ik heb weer wat om aan mensen voor te leggen, bedankt!

Badge +4

Ik heb nog een vraag over het aantal keren dat er wordt geraadpleegd in Lorenz vanuit de iProva documenten of via portalen. De NVZ geeft daar rapportages over dus ben ik benieuwd hoe de scores zijn bij andere ziekenhuizen. Wij zijn overigens in het JBZ nog bezig met de voorbereidingen. Ook ben ik heel benieuwd hoeveel ziekenhuizen de interactieve documenten structuur toepassen in combinatie met Lorenz?

Zijn er nog meer ziekenhuizen actief in Lorenz?

Alvast bedankt.

Reputatie 5
Badge +8

Ik heb nog een vraag over het aantal keren dat er wordt geraadpleegd in Lorenz vanuit de iProva documenten of via portalen. De NVZ geeft daar rapportages over dus ben ik benieuwd hoe de scores zijn bij andere ziekenhuizen. Wij zijn overigens in het JBZ nog bezig met de voorbereidingen. Ook ben ik heel benieuwd hoeveel ziekenhuizen de interactieve documenten structuur toepassen in combinatie met Lorenz?

Zijn er nog meer ziekenhuizen actief in Lorenz?

Alvast bedankt.

Tot op heden hebben we maandelijks duidelijke “thema's” waar meerdere keren naar gezocht is. En er zijn heel wat documenten waar een enkele keer naar gekeken is. Vorige maand waren dat 31 documenten, maar als je nader kijkt naar de inhoud, zie je dat het waarschijnlijk 15 a 20 sessies zijn geweest van mensen die met een thema aan de slag gingen.

De top resultaten zijn bij ons maandelijks 7-15 maal ingezien. Dat is dan vaak een functionaris of een duo dat zich met een thema bezig houd en daarvoor meerdere keren een richtlijn raadpleegt. En dan zie je vervolgens dat de leidinggevenden daarboven (1 a 2) datzelfde stuk er vaak nog eens op nalezen.

Dit is nu al 3 maanden op rij hoe hiermee omgegaan wordt. Dat vind ik persoonlijk niet tegen vallen. Vooral gezien het soort documenten binnen Lorenz en de hoeveelheid mensen in ons ziekenhuis die echt wat moeten met dit soort inhoud.

We hebben nu ik meen 3 interactieve documenten waar links naar Lorenz documenten in opgenomen zijn. Die zitten dan achter een uitklap menu met titel “literatuur”. Wordt volgens mij niet bijzonder vaak gevolgd nog, maar ook dat is te verwachten.

Reputatie 6

We staan er altijd voor open om te onderzoeken hoe we relevante externe bronnen kunnen ontsluiten binnen iProva om deze op handzame manier bij de gebruiker te krijgen.

We streven daarbij naar oplossingen die voor zoveel mogelijk klanten waarde bieden tegen een zo gunstig mogelijke investering. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat standaardoplossingen regulier onderhouden kunnen worden en continuïteit garanderen. Het moet ook passen binnen onze productvisie.

Als er een specifieke wens ontstaat zijn we altijd bereid tot overleg om te verkennen wat de behoefte is. We horen dan graag om welke kennis het gaat, wie de kennishouder(s) is (zijn) en hoe de kennis ideaal gezien bij de gebruiker zou moeten komen.

Neem hiervoor contact op met je CSM contactpersoon/accountmanager of consultant of laat het weten in een reactie op deze post.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring