Hoi ​@Jennifer Roose 

Allereerst: welkom op de Zenya Community!

Ik heb dit topic omgezet naar een vraag, omdat je probleemstelling aanleidingen biedt tot directe vereenvoudiging op basis van de inrichting.
Ik denk dan aan:

• Gebruikersgroepen op mapniveau instellen voor leesbevestiging - een algemeen geldende leesbevestiging instellen voor alle documenten in een map hoeft slechts 1x per map of mappenstructuur, zie Leesbevestiging inrichten | Zenya Community, gecombineerd met Mapinstellingen vastzetten voor onderliggende mappen | Zenya Community Gebruikers die aan de groepen worden toegevoegd, krijgen dan automatisch een taak. 
• De namen van de gebruikersgroepen zelf eenduidiger maken
• Zodra men een groep toevoegt aan de leesbevestiging voor een specifiek document of aan de algemene eigenschappen van een map kan men de omschrijving én groepsleden van de groep zien door de groep aan te wijzen:

We geven de omschrijving van de groepen om een aantal redenen niet mee in het overzicht van de keuzelijst:

• Die wordt vaak niet gevuld
• Als de omschrijving wel gevuld is dan is die vaak heel lang
• Veel organisaties maken in Zenya vaak aanvullende groepen aan voor Zenya-specifieke doelstellingen, ter aanvulling op meer algemene groepen die beheerd worden door ICT