Onderzoek documenten (zoeken en vinden) in Zenya - tips en ervaringen

  • 9 January 2023
  • 4 reacties
  • 38 Bekeken

Badge

Ik ben gestart met een onderzoek in Zenya. Mij is geadviseerd om te starten met een aantal onderwerpen zoals “leerling/stagiaire", noodprocedure e.d. en daarbij te kijken of de titel duidelijk en logisch is, of het een centraal of decentraal document betreft, of er in het decentrale documenten linken zijn te vinden naar algemene documenten (o.a. HRM), of er dubbele documenten zijn en bijhouden wat pdf-bestanden zijn zodat er een  melding kan worden gedaan bij de beheerder om dit om te zetten naar een webdocument. Een enorme klus…..

Bij  het intypen van “leerling” kwam er een groot aantal documenten in beeld die vaak afdelingsgebonden waren en waar het woordje “leerling” niet eens in de titel was opgenomen. Om niet in de meer dan 800 documenten te hoeven zoeken ben ik begonnen met de documenten van HRM (documenten voor de hele organisatie). Maar ook dat was nog een hele klus. 

Het doel van het onderzoek is tevens om de belangrijkste documenten bovenaan te krijgen en het aantal documenten te reduceren. Verder ligt er nog de opdracht om een onderzoek te doen onder de gebruikers van Zenya naar de ervaringen, wensen e.d.

Ik ben erg zoekende naar een manier waarmee ik het onderzoek efficiënt kan verrichten. Door de leden van onze commissie I-document werd gewezen op jullie site en aangeraden om te vragen naar tips en ervaringen. Vandaar mijn mailbericht in de hoop dat ik hierbij kan worden geholpen. 

 

Alvast bij voorbaat hartelijk dank!


4 reacties

Wat een mooie exercitie @elsbravis! En dat zal best een klus worden kan ik me voorstellen.

 

Wanneer ik een ‘opschoon-actie’ of optimalisatie begeleid, beginnen we wel eens met een rapport uit te draaien van documenten die sinds een bepaalde datum, niet meer zijn geraadpleegd. Wanneer dit geen documenten zijn die je echt nodig hebt vanuit bijv. wet-of regelgeving, kun je deze archiveren en maakt dat de lijst waar je nog doorheen zult gaan wat korter.

Zo heb je ook de mogelijkheid om aan de ‘achterkant’ eens te bekijken welke documenten eigenlijk allemaal als concept bestaan en hoe lang. Ale concepten die bijv. de laatste 3 maanden niet zijn gewijzigd kunnen ook weg,
 

Ook is 1 van de eerste acties grondig en kritisch de synoniemenlijst te bekijken omdat deze ook nog wel eens tot ‘rare’ zoekresultaten kan leiden. Dat heeft niet zozeer als effect dat je het aantal documenten reduceert, maar wel de info die men zoekt beter vindbaar maakt.

 

Wat ik ook steeds vaker terug hoor is de manier om per thema of proces te bekijken welke info er eigenlijk allemaal voorhanden is, en of deze compleet (of te uitgebreid) is en actueel. Een procesbeschrijving is dan een mooi handvat omdat deze natuurlijk het proces beschrijft; de stappen/handelingen die bij jullie in de organisatie worden genomen. En als die helder is en klopt, wordt het makkelijker om te bekijken welke info daar nog meer bijhoort en er ook bestaat.

 

Hopelijk heb je hier iets aan en in ieder geval erg veel succes!

 

 

Badge

Heel hartelijk dank voor je reactie Kelly! Daar heb ik zeker iets aan. 

Reputatie 5
Badge +5

@elsbravis 

Welkom op de Infoland Community!

Meer functioneel-technisch zijn deze artikelen wellicht interessant:

Veel succes!

Badge

Hartelijk dank Chaim voor de aanvullende informatie!

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring