Hoi @lsnoei,

Een opmerking voor schrijvers en/of beoordelaars (te herkennen aan de gele rand rond de opmerking) die je maakt bij een gepubliceerde versie, wordt niet meegenomen naar een conceptversie.

Wanneer er al een conceptversie bestaat, kun je de opmerking dus beter plaatsen bij deze conceptversie, Dat is immers ook de versie waarin je de opmerkingen gaat verwerken.

In documentbeheer kun je rechtsboven bij de details van een document zien dat er al een nieuw concept is gemaakt, je kunt daar ook eenvoudig switchen tussen de versies door daar op de versie te klikken:

Opmerkingen van lezers worden altijd gemaakt bij de gepubliceerde versie, deze worden wel meegenomen naar een nieuw concept zodat ze daarin verwerkt kunnen worden.

Ha @Inge Kuijpers, dank. 

Wij gebruiken opmerkingen soms om afspraken over een document vast te leggen. Een overweging of een reden voor het vooruit-zetten of juist het korter maken van de periode tot aan de  controledatum. Zoals ik jou begrijp is deze opmerking gekoppeld aan de versie waarin je dit schrijft, en niet meer terug te lezen als we overgaan naar een volgende versie. Klopt dat?

Ja dat klopt voor de opmerkingen die je maakt in documentbeheer voor schrijvers/beoordelaars.

Het is wel herkenbaar dat een documentbeheerder er behoefte aan heeft om opmerkingen te kunnen plaatsen bij een document die altijd zichtbaar zijn en blijven. Ook voor collega documentbeheerder of een eventuele opvolger.

Bijvoorbeeld “dit document heeft een afwijkende revisietermijn t.w. 1 jaar (afgestemd met x)” of “op yyyy-mm-dd schrijver x nogmaals gebeld of hij taak wil uitvoeren” of “beoordelaar x is met zwangerschapsverlof tot 2020-mm-dd en tijdelijk vervangen door y. Na yyyy-mm-dd weer terugzetten".  Dat zou misschien kunnen door deze functionaliteit in een extra nieuw tabblad toe te voegen of een nieuwe soort opmerking te definiëren. Zie het als een soort aantekeningen functionaliteit die voor de documentbeheerder alleen beschikbaar en zichtbaar is. 

@Inge Kuijpers hoe kan een Schrijversopmerking voor schrijvers verwijderd worden uit een oude versie?

Voorbeeld: Schrijversopmerking voor schrijvers behorend bij versie 1, terwijl versie 2 al gepubliceerd is.

In het Erasmus MC versturen wij elk kwartaal een rapportage naar de documentbeheerders met het aantal onbehandelde opmerkingen (lezer, beoordelaars en schrijversopmerkingen). Wij verwachten dat de documentbeheerder hiermee aan de slag gaat en alle opmerkingen verwerkt. Voor de lezer en beoordelaarsopmerking gaat dat goed. Voor de schrijversopmerkingen lopen we tegen het probleem aan dat opmerkingen van een eerdere versie niet verwijderd kunnen worden. Dit is wel wenselijk omdat deze soms niet meer relevant zijn, onbekend is welke status ze hebben en daardoor voor onnodige vervuiling van het aantal opmerkingen zorgt in de rapportage. Bij de rapportage is het niet mogelijk om alleen schrijveropmerkingen van de gepubliceerde versies weer te geven.

Hoi @Pauline,

Bij het document zie je in documentbeheer op het tabblad met de documentweergave rechts de opmerkingen staan. Bij een schrijversopmerking kun je op het kruisje klikken om deze te verwijderen:

Het klopt inderdaad dat je bij een schrijversopmerking van een gepubliceerde versie op het kruisje kunt klikken om de opmerking te verwerken, echter staan er bij ons in het systeem heel veel oude opmerkingen over eerdere versies. Deze staan alleen bij het tabblad Opmerkingen, zie onderstaande afbeeldingen

Bij het aanmaken van een nieuwe versie wordt je vanuit het systeem niet gewezen op deze openstaande opmerkingen. Hierdoor is hier in het verleden nooit iets mee gedaan. 

@Inge Kuijpers kan je mij verder helpen met mijn vraag?

Alvast bedankt!

Pauline

Hoi @Pauline,

Ik heb ondertussen wat navraag gedaan. De schrijversopmerkingen bij oudere versies worden nu bewaard voor de historie, zodat terug gelezen kan worden bij het document wat er eerder is gezegd (op tabblad Opmerkingen).

Bij een nieuw concept zie je dan alleen nog de ‘actuele’ schrijversopmerkingen direct naast het document, alleen deze opmerkingen kun je wijzigen of verwijderen of je kunt er op reageren. Dat kan inderdaad niet bij de ‘oude’ opmerkingen.