Bij calamiteiten zoals stroomuitval, netwerkstoringen of uitval van het authenticatiesysteem, is het essentieel dat cruciale informatie uit Zenya toch beschikbaar blijft. Ook bij een storing in de Zenya SaaS-omgeving zelf moet een organisatie voorbereid zijn. In dit topic benoemt Zenya het soort calamiteiten waarin een noodprocedure mogelijk kan zijn en de oplossingen die door Zenya worden aangeboden.

Na de constatering van een probleem met onze huidige inrichting van onze noodprocedure (we maken nu gebruik van de bulkexport van losse documenten), hebben we de bestaande noodprocedures voor toegang tot Zenya-documenten bij calamiteiten kritisch onder de loep genomen.

Wat blijkt: geen van de huidige oplossingen biedt een robuuste, veilige én werkbare noodprocedure. Hieronder een korte samenvatting van de knelpunten:

1. Bulkexports

Varianten:

• Losse bestanden op netwerkschijf
  • ✅ Documenten lokaal beschikbaar
  • ❌ Speciale tekens (zoals ë) worden omgezet naar een underscore (_), wat vindbaarheid van documenten belemmert
• Offline website via IIS
  • ✅ Documenten beschikbaar via offline website
  • ❌ Vereist lokale serverinfrastructuur, wat haaks staat op (in ieder geval onze) cloudstrategie
  • ❌ Redundantie vereist → extra kosten en beheer
• Offline website zonder hosting (losse bestanden in browser)
  • ✅ Documenten beschikbaar via index bestand
  • ❌ Visio-processen zijn niet zichtbaar → risico op ontbrekende werkwijzen

2. Webshares

• ✅ Documenten beschikbaar via URL
• ❌ Niet bruikbaar bij uitval van de cloud (Azure-omgeving)
• ❌ Niet geschikt als noodprocedure bij volledige uitval van Zenya (bijv. bij stroomuitval en géén 4G beschikbaar)
• ❌ Capaciteit voor grote aantallen documenten is kostbaar

3. Zenya Search App

• ✅ Documenten lokaal beschikbaar op mobile device
• ❌ Authenticatie-token verloopt na 90 dagen → herauthenticatie vereist (niet wenselijk in noodsituatie)
• ❌ Niet inzetbaar bij storing in authenticatiesysteem
• ❌ Documenten worden niet geactualiseerd wanneer de app niet geopend wordt op het mobile device

4. Losstaande laptops/tablets met mobiele internet en/of handmatig beheerde gebruikers waarmee je inlogt bij Zenya

• ✅ Onafhankelijk van interne ICT en centrale authenticatie
• ❌ Vereist handmatig beheerde gebruikers (niet conform informatiebeveiligingseisen vanuit o.a. NEN 7510)
• ❌ Niet bruikbaar bij uitval van Zenya SaaS

Kortom: er is op dit moment geen goed werkende, veilige en toekomstbestendige noodoplossing voor het raadplegen van Zenya-documenten bij calamiteiten. Dit is zorgwekkend, zeker gezien het belang van protocollen en werkinstructies in acute situaties. 

Wij roepen Zenya op om samen met zorginstellingen te werken aan een structurele oplossing die in alle noodsituaties solaas biedt. En collega's, laat het graag weten als je deze oproep steunt.