Vraag

Opvolging vervallen documenten - tips?

  • 5 November 2021
  • 6 reacties
  • 89 Bekeken

Badge

Als documentbeheerder moet ik in iDocument alle vervallen documenten (=”Controledatum verstreken) periodiek opvolgen.

Via de rapporten kan ik makkelijk een overzicht aanmaken met alle documenten met filter [Aandacht vereist]=”Controledatum verstreken”.

Maar voor elk vervallen document zou ik graag zien of er al een nieuwe conceptversie is gemaakt en in welke status. Hierdoor kan ik de gepaste actie ondernemen. Nu moet ik deze documenten handmatig oproepen en kijken wat er al met dit document gebeurd is qua opvolging… En dat zijn er ondertussen al behoorlijk veel :upside_down:

Dus hoe kan ik een combinatierapport bouwen met alle vervallen documenten en hun eventuele concepten en hun status?

Iemand tips? Of een andere aanpak?


6 reacties

Reputatie 4

Je kunt niet controleren of er al een concept bestaat, maar wel of het al gecontroleerd is en er besloten is een nieuw concept te maken. Dat kun je doen door een tweede filterregel op aandacht vereist toe te voegen, namelijk om documenten uit te sluiten die gecontroleerd zijn en waarvoor een nieuw concept wordt geschreven.

Als beheerders al met een concept zijn begonnen zonder de controletaak uit te voeren is het toch handig als zij die controletaak alsnog uitvoeren en even aangeven dat er een nieuw concept geschreven wordt.

Badge

@Job Kramer 

Kan je iets meer in detail gaan?

Ik heb in mijn rapport nu slechts 1 filter opgenomen: [Aandacht vereist]=”Controledatum verstreken”.
Hiermee krijg ik alle gepubliceerde documenten die hieraan voldoen.
In deze gepubliceerde versies is er géén indicatie of hier al een nieuwe conceptversie werd voor opgestart.

Je suggereert dat ik een tweede filter moet toevoegen, met hetzelfde veld [Aandacht vereist]=?
Als ik een bestaande conceptversie bekijk van een vervallen document, is dit veld leeg...

Reputatie 4

Als je je rapport inricht zoals in onderstaande afbeelding, dan krijg je alleen die documenten eruit waarvan de controledatum is verstreken en waar niet de controle al is uitgevoerd met de keuze om een nieuw concept te maken. Wellicht niet precies waar je naar op zoek was, maar het lijken mij de documenten die opvolging waard zijn...

 

 

Badge

Ik heb nu even alle documenten ongefilterd opgehaald maar mét die bewuste kolom [Aandacht vereist].

Maar geen enkel document heeft die kolomstatus “Gecontroleerd, nieuw concept wordt geschreven”:

 

En er zijn wel degelijk vervallen documenten die een opvolgende conceptversie gekregen hebben…

Wat is de juiste trigger zodat de status wordt gewijzigd van “Controledatum verstreken” naar “Gecontroleerd, nieuw concept wordt geschreven” ? Want dan moeten we eerder via de centrale instellingen kijken?

 

 

Reputatie 4

Deze status wordt enkel bereikt als de document controle wel heeft plaatsgevonden, en bij de controle gekozen is voor de optie dat er een nieuw concept geschreven moet worden.

Badge

Ja, op deze manier werkt het rapport wel! Alleen moeten we onze interne werkwijze dan licht aanpassen, want de functieknop “document controleren” gebruikten we niet echt; wij startten altijd een nieuwe concept en nodigden steeds onmiddellijk de auteur uit. Wat in praktijk op hetzelfde neerkomt, alleen wordt het veld “Aandacht vereist” wel beter ingevuld als je de controle-functie correct uitvoert…

Bedankt voor de hulp, het topic mag voor mij gesloten worden.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring